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数字化时代文书档案管理方法分析

赵爽

（内江市人事考试中心四川内江641100）

摘要：本文阐述了文书档案数字化管理技术类型、数字化时代文书档案管理的重要性、数字化时代文书档案管理

方法。强调文书档案管理部门须以国家信息安全战略需求为导向，加大资源投入，构建信息安全保障体系，实现重要历

史资料文档的高效管理保存，促进文书档案管理在公共服务体系中发挥更大作用，打造具有鲜明技术特色和现代化服

务能力的文书档案管理系统。

关键词：数字化时代；文书档案；管理方法

文书档案管理部门是我国重要的信息保管机构，是式文档管理等功能，实现了多样化终端设备与软件平台

资料保存的中坚力量，更是历史记录传承的重要阵地。在的整合。相较于传统本地存储方式，云端数据存储优势

加速推进信息化社会建设的新时期，文书档案管理应当巨大：资料安全度获得极大提升，降低传统电子介质(如

承担起保护和传承历史资料的使命，以创新引领管理模光碟、软碟、硬件系统等)遭受恶意侵害后导致的数据损

式，不断提升服务能力和信息安全保障水平。本文将从强毁或遗失隐患，具有信息共享功能，且使用成本较低，性

化顶层设计、推进新技术应用、做好资料溯源、强化人才价比较高。

队伍建设四个方面，探讨推动文书档案管理高质量发展人工智能技术。在人工智能技术不断进步的背景下，

的路径。知识场景得以泛化，推动文档开发由表征处理向深度复

文书档案数字化管理技术类型杂计算的转型。人工智能领域的自然语言处理、深度学习

数据分析技术。数据分析技术将传统的档案统计分等技术，使计算机具备深入理解并分析文档内容的能力，

析方法与现代信息技术结合，能够从档案数据中提取重不仅能够提取文档的关键信息，更能挖掘文档潜在的知

要信息，主要有以下几种方法：对比分析法比较不同时识关联和价值。例如，运用OCR文字识别结合自然语言处

期、不同部门或不同类型的档案数量、利用频率、内容主理技术，可实现将纸质档案数字化；语音识别与自然语言

题；动态分析法分析档案数据时间变化趋势，如档案数量处理技术结合能够将音视频转化为全文数据。

的增长速度、档案内容主题的变化趋势等；指数分析法利数字化时代文书档案管理的重要性

用指标体系，对档案数据的综合情况进行量化评估，如档2023年12月29日国务院第22次常务会议通过，并发

案完整性指数、档案利用率指数等；分组分析法根据档案布了《中华人民共和国档案法实施条例》，该条例自2024

数据的不同时间、部门、主题等，将档案数据进行分组，年3月1日起施行。条例指出，各类组织机构需全面推动数

对每组数据进行单独分析；综合分析法将多种分析方法字化档案建设工作，其中包括各级政府部门、社会团体、

结合起来，如将对比分析法和动态分析法结合，对不同时企事业单位等在内的所有机构，均应构建电子化档案管

期不同部门的档案数据进行对比和趋势分析等；因果分理平台，实施信息化转型升级。机关、群团组织、国有企

析与相关分析法寻找档案数据之间存在的因果关系或相业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建

关性，分析档案利用率与科研成果之间的关系[1]。设规划，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，

云存储技术。云存储是新型网络服务模式，建立在分并与电子档案管理信息系