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销售业务合同审核及执行跟踪表工具指南

一、适用场景：从合同签订到履约全流程管理

本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及相关业务团队，覆盖销售合同从前期准备、审核审批、签订执行到履约完成的全生命周期管理场景。具体包括：

新客户合同签订前的条款审核与风险评估；

老客户续约合同的条款更新与执行衔接；

大额/复杂项目合同的分阶段履约跟踪（如预付款、生产、发货、验收、尾款等节点）；

合同履行过程中的异常问题（如延迟交付、质量争议、付款逾期）处理与追溯；

合同归档与履约效果复盘，为后续业务优化提供数据支撑。

通过标准化流程与工具模板，可解决合同条款模糊、执行脱节、责任不清、问题滞后等行业痛点，降低合同纠纷风险，提升销售团队履约效率。

二、操作流程：五步实现合同全生命周期管控

（一）第一步：合同准备——明确需求，收集基础信息

操作目标：保证合同基础信息完整，商务条款与业务需求一致，为后续审核奠定基础。

操作步骤：

业务需求确认：销售专员*与客户沟通，明确合同标的（产品/服务名称、规格型号、数量）、交付时间、付款方式、验收标准等核心商务条款，同步收集客户主体资格资料（如营业执照复印件、法定代表人身份证明），保证客户具备履约能力。

内部资料整理：销售专员汇总报价单、技术协议（若有）、订单确认函等前期沟通文件，核对合同金额、数量、交付周期与资料是否一致；财务部门同步确认收款账户信息、开票类型（专票/普票）及税率。

填写《合同基本信息表》：根据收集的信息，填写合同基础字段（详见“三、工具模板”部分），包括合同编号、客户名称、合同类型（如标准销售合同、定制服务合同）、合同金额（含税/不含税）、签订日期、预计生效日期、销售专员、部门负责人等，提交部门负责人*初审。

（二）第二步：合同审核——多部门协同，把控风险点

操作目标：通过业务、法务、财务三重审核，保证合同条款合规、商务合理、财务可控，避免法律风险与经济损失。

审核流程与要点：

业务部门初审（销售负责人*）：

重点审核商务条款：合同金额与报价单是否一致？交付周期与生产/库存能力是否匹配？验收标准是否明确可执行？

核对客户信息：客户名称、开户行、账号等关键信息是否准确，避免因信息错误导致回款问题。

初审通过后，在《审核流程记录表》中签署意见，提交法务部门*复审。

法务部门复审（法务审核员*）：

重点审核法律条款：合同主体是否适格（是否为独立法人、是否存在授权限制）？违约责任是否明确（如逾期付款的违约金比例、质量问题的赔偿范围）？争议解决方式是否约定清晰（如仲裁/诉讼管辖法院）？知识产权条款、保密条款是否合规？

检查合同形式完整性：是否包含双方盖章页、签订日期？附件（如技术协议、订单）是否与主合同一致？

复审通过后签署意见，若存在法律风险，需标注修改建议并退回销售部门*调整；调整后重新提交审核。

财务部门终审（财务审核员*）：

重点审核财务条款：付款条件是否合理（如预付款比例、尾款支付节点）？开票信息与合同主体是否一致？税务处理是否符合规定（如税率、发票类型）？

核对合同金额与预算：大额合同需确认是否超出部门预算，超出部分需履行额外审批流程。

终审通过后签署意见，提交销售总监*或分管领导最终审批。

最终审批（销售总监*/分管领导）：

综合审核各部门意见，确认合同整体风险可控、业务可行后，签署审批意见，合同方可进入签订环节。

（三）第三步：合同签订与执行启动——固化条款，明确责任

操作目标：完成合同签订，同步启动执行跟踪，明确各环节责任人与时间节点。

操作步骤：

合同签订：审批通过的合同由销售专员*与客户双方盖章（骑缝章+公章），原件至少留存2份（企业留存1份，客户1份），扫描件同步共享至法务、财务部门备案。

执行节点拆解：销售专员根据合同条款，将履约过程拆解为关键节点（如“预付款到账→生产启动→发货→客户验收→尾款支付”），填写《执行跟踪节点表》，明确每个节点的“计划完成日期”“责任人”（如生产部、物流部、客服部）及“交付物”（如生产通知单、物流单、验收报告）。

启动执行跟踪：销售专员*在合同签订后1个工作日内，将《执行跟踪节点表》同步至各责任部门，并在团队周会中明确各节点要求，保证跨部门协作顺畅。

（四）第四步：执行跟踪与问题处理——动态监控，闭环管理

操作目标：实时掌握合同履约进度，及时发觉并解决执行中的异常问题，保证按期完成履约。

操作步骤：

进度更新：各责任部门需在节点计划完成日期前1个工作日，将实际完成情况反馈至销售专员；销售专员每日登录跟踪系统（或更新表格），记录“实际完成日期”“状态”（进行中/已完成/延迟）及“备注”（如延迟原因）。

异常问题反馈：若出现节点延迟（如生产延误、客户未按时验收）或争议问题（如质量异议、付款逾期），责任部门需在发觉问题后2小时内填写《问题处理记录表》