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会议记录模板通用格式及内容填充版

前言

会议记录是会议过程的重要载体，既是对会议内容的客观总结，也是后续行动落实的依据。本模板基于通用会议场景设计，涵盖会前准备、会中记录、会后整理全流程，适用于部门例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等多种场景，旨在帮助用户高效、规范地完成会议记录，保证信息传递准确、行动项可追溯。

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于各类需要正式记录的会议场景，包括但不限于：

常规管理会议：如部门周例会、月度工作总结会、季度目标推进会等，聚焦工作进度、问题协调及计划部署；

专项任务会议：如项目启动会、需求评审会、风险分析会等，围绕具体任务的目标、分工、风险展开讨论；

跨部门协作会议：如资源协调会、流程优化会、联合复盘会等，需明确多方职责与协作节点；

决策与研讨会议：如战略研讨会、方案评审会、问题诊断会等，需记录不同观点及最终结论。

二、会议记录全流程操作指南

（一）会前准备：明确信息，提前布局

获取会议基础信息

向会议组织者或主持人确认会议主题、时间（起止时刻）、地点（线下会议室/线上会议）、参会人员（主发言人、列席人员、记录人）、会议目标及预计时长。

示例：若为“Q3销售目标分解会”，需明确是否需提前准备销售数据报表，参会人员是否包含各区域销售负责人、财务部代表等。

熟悉会议议程

向主持人索取会议议程（若未提前准备，需在会议开始前快速沟通确认议题顺序及各议题负责人），知晓每个议题的讨论重点及预期产出，提前梳理相关背景资料（如项目进展报告、历史数据等），避免记录时因信息不熟悉遗漏关键内容。

准备记录工具

根据习惯选择记录方式：电子版（如Word、Excel、会议记录软件）或纸质版，建议优先电子版便于后续编辑；提前测试线上会议的录音/录屏功能（需提前征得参会人员同意），保证记录工具可用。

（二）会中记录：抓取关键，区分主次

记录基本信息

会议开始后，首先填写模板中的“会议基本信息”部分，包括会议名称（需明确具体，如“2023年Q3产品迭代需求评审会”而非“产品会”）、时间（精确到分钟，如“2023年8月15日14:00-16:30”）、地点（线上需注明会议平台及会议号）、参会人员（区分“出席”与“列席”，标注缺席人员及原因）、记录人、主持人。

按议程顺序记录讨论内容

以会议议程为框架，逐项记录议题讨论要点，重点关注“谁（Who）-说了什么（What）-为什么（Why）-结论是什么（Conclusion）”，避免逐字逐句记录，提炼核心观点与关键数据。

示例（以“新功能上线排期讨论”为例）：

议题：新用户引导功能上线时间确认

讨论要点：产品经理（）提出需9月20日前完成开发，10月1日上线；技术负责人（）反馈当前开发资源紧张，需优先处理支付模块bug，建议延至10月15日；*运营经理（赵六）认为10月1日为国庆假期流量高峰，延后上线将错过推广窗口，建议协调临时资源支持。

关键数据：历史数据显示，国庆期间新用户注册量日均提升30%，引导功能上线后预计转化率提升15%。

区分“事实陈述”“观点建议”“决议结论”

用不同符号或标记区分内容类型：事实陈述（如“上季度销售额完成80%”）、观点建议（如“建议增加线下推广渠道”）、决议结论（如“决议：新功能上线时间定为10月8日，由技术部（）负责协调资源，产品部（）于8月25日前提交详细排期”）。

明确行动项（ActionItem）

对会议中确定的待办事项，单独记录“行动项”，包含“具体任务”“负责人”“完成时限”“交付成果”四要素，保证责任到人、时限清晰。

示例：

行动项1：*市场部（）于8月20日前完成竞品分析报告，包含功能对比及差异化建议；

行动项2：*技术部（）于8月22日前确认新功能开发资源分配方案。

（三）会后整理：核对信息，规范输出

24小时内完成初稿整理

会议结束后立即根据记录内容整理初稿，重点核对：人名、职务、时间、数据、行动项等关键信息是否准确，补充记录时未明确的细节（如模糊的表述需会后与相关人员确认），保证内容完整、逻辑清晰。

提交审核与反馈

将初稿提交会议主持人或主要参会人员审核，确认是否有遗漏或表述偏差，根据反馈意见修改完善，经确认后定稿。

分发与归档

定稿后24小时内，通过邮件、企业等方式将会议分发给所有参会人员及相关部门抄送，注明“请查收会议纪要，行动项请按时落实”；同步将电子版会议记录按“年份-月份-会议类型”分类归档（如“2023-08-产品迭代需求评审会纪要”），便于后续查阅。

三、会议记录通用模板（含填充示例）

会议基本信息

项目

内容

会议名称

2023年第三季度销售目标分解及资源协调会

会议时间

2023年8月15日14:00-16:30

会议地点

公司总部301会议室（线上同步：腾讯会议ID123-456-789