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采购报销制度管理办法

为规范公司采购行为及报销流程，加强成本管控，保障资金使用的真实性、合规性和效率性，结合公司实际经营需求，制定本制度。本制度适用于公司全体员工因公务产生的采购类费用报销，涵盖日常办公物资采购、生产辅助材料采购、固定资产采购、服务类采购（含外包服务、咨询服务等）及其他经审批的专项采购。

一、管理原则

（一）预算控制原则。所有采购行为须在经审批的预算额度内执行，无预算或超预算采购需提前履行预算调整审批程序，未完成预算调整的不予报销。

（二）真实性原则。采购事项须基于实际业务需求，报销内容须与采购行为完全一致，严禁虚构采购场景、虚报采购金额或拆分采购规避审批。

（三）时效性原则。采购完成后应及时办理报销手续，原则上自发票开具之日起30日内完成报销申请（跨自然年度的，截止至次年1月31日），因特殊原因逾期的需提交书面说明并经部门负责人及财务负责人共同审批。

（四）层级审批原则。报销审批须按权限分级执行，严禁越权审批或事后补批，审批流程中各环节责任人须对采购事项的合理性、票据合规性及金额准确性承担审核责任。

二、采购与报销流程

（一）采购申请

1.需求提报：使用部门根据业务需求填写《采购申请单》，注明采购物品/服务名称、规格型号、数量、预算单价及总金额、用途说明等信息。单次采购金额5000元（含）以上或月度累计采购金额超过部门月度预算10%的，需附加需求分析报告，说明采购必要性及市场比价情况。

2.预算审核：《采购申请单》提交至财务部门进行预算额度校验，确认是否在预算范围内。超预算或无预算的，需同步提交《预算调整申请单》，经部门负责人、财务负责人、分管副总逐级审批后，方可进入采购流程。

3.采购审批：《采购申请单》经使用部门负责人、财务负责人审批通过后，由采购部门负责执行采购。单次采购金额2万元（含）以上的，须通过公司招标平台进行供应商比价（至少3家），并留存比价记录；5万元（含）以上的须签订书面采购合同，合同需明确标的、金额、交付标准、付款方式及违约责任等条款，合同原件由采购部门存档，复印件作为报销附件。

（二）采购执行与验收

1.供应商选择：采购部门应优先从公司合格供应商库中选择合作方，新增供应商需提交资质证明（营业执照、产品认证、过往合作案例等），经采购部门负责人、质量部门负责人联合审核后纳入供应商库。

2.交付与验收：

-实物类采购：供应商交付后，由使用部门、采购部门共同验收，填写《采购验收单》，注明验收数量、规格、质量状态（合格/不合格）及验收日期。验收不合格的，采购部门须在3个工作日内联系供应商退换货，相关费用由供应商承担。

-服务类采购：服务提供方完成约定服务后，由使用部门根据服务合同约定的标准进行效果评估，填写《服务验收报告》，注明服务完成情况、达到的目标及存在问题，经使用部门负责人签字确认后生效。

-固定资产采购：除执行上述验收流程外，需由行政部门（或设备管理部门）登记固定资产台账，标注资产编号、存放地点、使用责任人等信息，台账信息同步至财务部门。

（三）报销申请与审批

1.报销材料准备：报销申请人需整理以下材料，按顺序粘贴或扫描上传至公司财务系统：

-原始票据：增值税专用发票/普通发票（电子发票需提供纸质打印件并标注“与原件一致”及申请人签名），发票须注明公司全称、纳税人识别号，内容与采购明细一致（如“办公用品”需附税控系统开具的销货清单），盖章清晰。

-辅助凭证：《采购申请单》《采购合同》（5万元以上需提供）、《采购验收单》/《服务验收报告》、供应商送货单（或服务确认单）、银行付款凭证（如为个人垫付，需提供支付记录截图）。

-特殊说明：涉及进口采购的，需附加报关单、海关完税证明；涉及预付款的，需在首次报销时注明已预付金额及本次申请报销金额，尾款报销时需标注合同执行完毕情况。

2.系统提交与初审：报销申请人通过公司财务系统填写《采购报销单》，关联采购申请单号，录入报销金额、付款方式（对公转账/对私报销）等信息，上传完整附件后提交至部门负责人初审。部门负责人需审核采购事项的真实性、与业务需求的匹配性及附件完整性，初审不通过的需注明原因并退回。

3.财务审核：

-票据合规性审核：财务人员核对发票真伪（通过税务总局发票查验平台验证）、金额与附件是否一致、电子发票是否重复报销（通过系统自动查重）。

-预算匹配性审核：核对报销金额是否在已审批的预算额度内，超预算部分需关联《预算调整申请单》。

-流程完整性审核：检查是否已完成采购申请、验收等前置流程，合同约定的付款条件（如“验收合格后支付”）是否满足。

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