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行政专员岗位职责说明书

一、岗位基本信息

*岗位名称：行政专员

*所属部门：行政部

*直接上级：行政主管/行政经理

*岗位编制：若干（根据企业规模定）

*岗位等级：专员级

二、岗位目标

确保公司日常行政事务的高效、有序运作，为各部门提供优质的行政支持与服务，维护良好的办公环境与公司形象，保障公司整体运营的顺畅。

三、主要工作职责

（一）办公环境与资产管理

1.办公环境维护：负责公司办公区域的日常巡检与环境维护，确保办公场所的整洁、有序、安全。协调处理办公区域的小型维修事宜，联系物业或相关维保单位解决设施设备故障。

2.固定资产管理：参与公司固定资产（如办公设备、家具等）的登记、盘点、维护、报废等全生命周期管理工作，确保资产账实相符，合理利用。

3.办公用品管理：根据各部门需求及库存情况，编制办公用品采购计划，负责办公用品的采购、验收、入库、发放与台账管理，控制办公成本，确保办公资源的及时、合理供应。

（二）会务与活动支持

1.会议保障：负责公司各类会议（包括日常例会、专题会议、大型会议等）的前期筹备、中期服务与后期整理工作。具体包括：会议室预订、设备调试（投影仪、麦克风等）、会议材料准备、茶水安排、会议记录整理及纪要分发等，保障会议高效、有序进行。

2.活动组织协助：协助组织公司团建活动、年会、庆典及其他员工关怀活动，参与活动策划、物料准备、现场协调等环节。

（三）行政接待与外联

1.访客接待：负责公司来访客人的接待、引导与服务工作，展现公司良好形象。包括前台电话的接听与转接，邮件、报刊、快递的收发与分发。

2.对外联络：负责与物业、供应商（如办公用品、维修服务、餐饮等）及其他外部机构的日常联络与沟通，建立并维护良好合作关系。

（四）文档与印章管理

1.文档管理：负责公司各类行政文件、合同、资料的分类、归档、保管与借阅工作，确保文档的完整性与安全性，协助建立和完善文档管理体系。

2.印章协助管理：协助行政主管对公司公章、合同章等重要印章进行规范使用和保管，严格执行用印审批流程，登记用印记录。

（五）车辆与差旅管理（如适用）

1.车辆调度：如公司有公务车辆，负责车辆的日常调度、保养提醒、年检办理及违章处理等工作，确保车辆安全正常运行。

2.差旅服务：协助员工办理因公出差的机票、酒店预订等事宜，整理差旅报销单据，为员工提供必要的差旅支持。

（六）其他行政事务

1.制度执行：协助执行公司各项行政管理制度、流程，并对执行情况进行监督与反馈，提出改进建议。

2.费用报销：负责行政相关费用（如办公用品采购、维修费用等）的初步审核与报销流程办理。

3.信息传达：协助传递公司内部通知、公告等信息，确保信息及时、准确送达。

4.临时任务：完成上级领导交办的其他临时性行政工作。

四、任职要求

（一）教育背景与专业

*大专及以上学历，行政管理、文秘、工商管理等相关专业优先。

（二）工作经验

*一年以上相关行政、文秘或办公室工作经验者优先；优秀应届毕业生亦可考虑。

（三）知识与技能

1.办公软件：熟练掌握Word、Excel、PowerPoint、Outlook等办公自动化软件的操作。

2.沟通协调：具备良好的口头与书面沟通能力、组织协调能力及应变能力，能有效处理日常行政事务中的各类问题。

3.细致耐心：工作认真负责，细致严谨，有较强的责任心和服务意识，能承受一定的工作压力。

4.学习能力：具备良好的学习能力，能快速熟悉公司业务及各项行政管理制度。

5.外语能力：具备基本的外语阅读和沟通能力者优先（根据公司实际需求定）。

（四）个人素质

*形象良好，品行端正，诚实守信，无不良嗜好。

*具有较强的团队合作精神，积极主动，乐于奉献。

*具备良好的职业素养和保密意识。

五、工作关系

*内部：向行政主管/经理汇报工作；与公司各部门保持密切沟通与协作，提供行政支持。

*外部：与物业、供应商、政府部门及其他相关机构进行必要的联络与沟通。

六、附则

本岗位职责说明书将根据公司发展和实际工作需要进行调整和完善。未尽事宜，由行政部负责解释。

编制部门：行政部

批准人：

生效日期：