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机关单位档案管理规范与操作细则

机关单位档案是各级机关在履行职能、开展工作过程中形成的具有保存价值的历史记录，是机关工作的重要组成部分，也是国家档案资源的核心构成。科学规范地管理机关档案，对于维护机关历史真实面貌、提高工作效率、保障各项事业健康发展具有不可替代的重要作用。为进一步加强和规范机关单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，结合机关工作实际，特制定本规范与操作细则。

一、档案管理基本原则

机关单位档案管理工作应遵循以下基本原则，作为开展各项档案工作的根本遵循：

（一）统一领导，分级管理

档案工作实行统一领导、分级负责的管理体制。各机关单位应明确分管档案工作的领导，将档案工作纳入单位整体工作计划和考核体系，确保档案工作与业务工作同部署、同实施、同检查、同总结。档案行政管理部门负责对本地区、本系统机关单位档案工作的监督和指导。

（二）真实准确，完整系统

档案的形成和管理必须保证其真实性和准确性，严禁涂改、伪造、损毁档案。同时，要确保归档文件材料的齐全完整，各项活动形成的不同载体、不同形式的文件材料均应收集齐全，按照其自然形成规律和有机联系，系统整理，保持文件之间的历史联系。

（三）规范有序，安全保密

档案管理工作必须严格遵守国家有关档案工作的法律法规和标准规范，建立健全各项规章制度，实现档案收集、整理、保管、利用等各环节的规范化管理。高度重视档案安全保密工作，完善人防、物防、技防措施，严防档案失泄密和损毁。

（四）依法利用，服务工作

档案工作的根本目的在于利用。要在确保档案安全和遵守保密规定的前提下，积极开发档案信息资源，简化利用手续，为机关各项工作提供便捷、高效的档案服务，充分发挥档案的凭证作用和参考价值。

二、档案管理组织领导与人员保障

（一）组织领导

机关单位应建立由单位主要负责人或分管负责人牵头的档案工作领导小组，定期研究和解决档案工作中的重大问题。明确档案工作的管理部门，配备必要的档案管理人员，确保档案工作有人抓、有人管、有人做。

（二）人员配备与要求

档案管理人员应具备良好的政治素质和业务素质，忠于职守，廉洁奉公，熟悉档案业务知识，并保持相对稳定。档案管理人员应参加档案行政管理部门组织的业务培训，不断提高业务能力和水平。涉密档案管理岗位人员必须符合保密工作的有关规定，并签订保密承诺书。

（三）职责分工

档案管理部门（或档案员）主要职责包括：贯彻执行国家档案工作的法律法规和方针政策；制定本单位档案管理制度和工作细则；负责本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和数字化工作；指导和督促本单位各部门做好文件材料的形成、积累和归档工作；组织档案业务学习和培训。

三、档案收集与归档

档案收集与归档是档案管理工作的起点和基础，是确保档案齐全完整的关键环节。

（一）归档范围

机关单位在各项工作中形成的，反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家和社会具有查考、利用和保存价值的各种形式和载体的文件材料，均属归档范围。主要包括：

2.本单位召开的各类会议（包括党组会、办公会、专题会等）形成的会议材料；

3.本单位在行政管理、业务管理、执法执纪、对外交往等活动中形成的文件材料；

4.本单位领导公务活动中形成的重要文件材料；

5.本单位干部人事、机构编制、财务审计、资产设备等管理工作中形成的文件材料；

6.本单位产生的有保存价值的声像、电子、实物等特殊载体档案；

7.其他按照规定应当归档的文件材料。

各单位应根据本单位工作实际，制定详细的《文件材料归档范围和档案保管期限表》，并报同级档案行政管理部门备案。

（二）归档时间

1.定期归档：日常工作中形成的文件材料，一般应在次年上半年内完成归档。具体可根据本单位实际情况，按月、按季或按年度进行收集整理后归档。

2.即时归档：重大活动、重要会议、突发事件等形成的文件材料，应在活动结束后一个月内整理归档。

3.专项工作归档：专项工作（如基建、科研、大型活动等）形成的文件材料，应在专项工作完成后三个月内整理归档。

（三）归档要求

1.归档的文件材料应齐全、完整、准确，手续完备。

2.归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可归档具有凭证作用的复制件，并注明原件存放处。

3.文件材料的纸张规格一般应为A4幅面，书写材料应符合档案保护要求，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等易褪色材料书写。

4.电子文件的归档应符合《电子文件归档与电子档案管理规范》要求，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。归档时应一并移交元数据，并对电子文件进行备份。

5.声像档案应注明事由、时间、地点、人物、作者等要素。照片档案应同时移交纸质照片和相应的数字版。

6.各部门兼职档案员负责本部门文件材料的收集、初步整理，并按规定时间向单位档案