公司年会策划活动准备工作表.docVIP

公司年会策划活动准备工作表通用工具模板

一、适用场景与筹备价值

本工具模板适用于各类企业（规模不限）的年会筹备团队，由行政部、人力资源部或专项策划小组牵头使用。覆盖从筹备启动到活动复盘的全流程，通过标准化表格和步骤拆解，保证筹备工作有序推进、责任到人，避免遗漏关键环节，提升年会执行效率与员工体验。无论是初创公司的小型年会，还是大型集团千人盛典，均可基于模板灵活调整内容，适配不同预算、主题和场地需求。

二、筹备全流程操作指南

年会筹备需提前2-3个月启动，按“前期筹备→中期执行→现场落地→后期复盘”四阶段推进，每个阶段明确核心任务与输出成果：

（一）前期筹备：明确方向与资源（提前2-3个月）

核心目标：确定年会主题、预算框架、核心团队及时间节点。

成立筹备小组

明确总负责人（如行政经理*），统筹整体进度；

按职能划分小组：策划组（主题、流程设计）、执行组（场地、物料、嘉宾）、后勤组（餐饮、交通、住宿）、宣传组（邀请函、摄影、氛围营造）；

各组指定组长，保证信息同步与任务闭环。

确定年会主题与目标

结合公司年度成果、文化导向或未来规划（如“聚力·共启新程”“星火·向光而行”）；

明确核心目标（如表彰优秀、增强团队凝聚力、发布战略等），避免主题与目标脱节。

制定预算框架

按类别拆分预算：场地（30%-40%）、餐饮（20%-30%）、物料（15%-20%）、节目/嘉宾（10%-15%）、应急备用金（5%-10%）；

初步询价（如场地租赁、餐饮套餐），预留10%-15%浮动空间，避免超支。

制定筹备时间轴

以“倒计时”形式明确关键节点（如主题确定、场地签约、节目海选、邀请函发出等），同步至所有成员。

（二）中期执行：细化落地与资源对接（提前1-2个月）

核心目标：完成场地、物料、节目、嘉宾等核心资源的确认与落地。

场地与供应商筛选

根据参会人数（含线上参会人员）、主题风格筛选场地（如酒店宴会厅、创意园区、公司内部场地），确认场地容量、设备（音响、LED屏、灯光）、停车位等；

对比至少3家供应商，签订合同前明确付款节点、违约责任（如临时取消的赔偿条款）。

节目与流程设计

节目征集：提前1.5个月通知各部门/员工报名，类型涵盖歌舞、小品、朗诵、互动游戏等，鼓励跨部门合作；

节目筛选：筹备组审核节目内容，保证符合公司文化、时长控制在5分钟内；

流程排练：制定详细流程单（含开场、领导致辞、颁奖、节目表演、抽奖、晚宴等环节），明确各环节时长、负责人，提前1周彩排。

物料与嘉宾准备

物料清单：设计制作邀请函（电子+纸质）、背景板、桌卡、伴手礼、奖品、员工胸牌等，明确设计稿确认时间与制作周期；

嘉宾邀请：确认外部嘉宾（如合作伙伴、行业专家）、内部嘉宾（高管、优秀员工代表），提前2周发送邀请函，统计出席人数；

餐饮与住宿：根据员工饮食禁忌（如素食、过敏）统计菜单，外地嘉宾需提前预订酒店并确认接送方案。

（三）现场落地：高效执行与应急响应（活动前1天至活动结束）

核心目标：保证活动流程顺畅，保障人员与物料到位，快速处理突发情况。

场地布置与设备调试

活动前1天进场布置：背景板安装、桌椅摆放、物料分类存放（如伴手礼按部门分区）；

提前2小时调试设备：音响、麦克风、灯光、PPT、抽奖系统，安排专人负责技术支持。

人员分工与签到管理

现场设置签到处（含电子签到系统/纸质签到表），安排2人负责核对信息、发放胸牌；

各小组按分工就位：引导组（嘉宾入场）、执行组（流程控场）、后勤组（餐饮服务）、应急组（处理突发问题）。

流程控场与互动氛围

主持人提前熟悉流程串词，把控各环节节奏，避免拖延；

抽奖、互动游戏等环节提前测试道具/系统，保证参与感与趣味性；

安排摄影/摄像人员记录全程，重点捕捉精彩瞬间（如颁奖、节目表演）。

应急响应机制

制定突发情况预案：设备故障（准备备用音响、投影仪）、人员迟到（预留缓冲环节）、天气变化（户外场地准备雨棚/室内备选方案）、身体不适（现场配备急救箱，联系附近医院）。

（四）后期复盘：总结经验与持续优化（活动后1周内）

核心目标：评估活动效果，收集反馈，为次年筹备提供参考。

数据汇总与效果评估

统计参会率、预算执行情况（超支/结余原因）、节目/环节满意度（通过问卷调研）；

整理活动照片、视频，制作回顾推文或纪念册，内部共享。

复盘会议与反馈收集

筹备组召开复盘会，总结亮点（如互动环节设计新颖）与不足（如流程衔接不畅、物料遗漏）；

收集员工反馈（通过匿名问卷、部门访谈），重点关注满意度较低的环节，分析原因并记录改进建议。

资料归档与交接

整理筹备过程中的合同、流程单、预算表、反馈问卷等资料，归档保存；

向下一届筹备团队交接经验（如优质供应商信息、易忽略的细节）。

三、核心工具模板清单

筹备过程中需高频使用的表格模板，可根据实际需求调整列名与