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文档归档管理模板规范文件存储

前言

为规范组织内部文档的归档、存储与检索流程，保证文档信息的完整性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本模板规范文件。本规范适用于各类企业、事业单位及团队，涵盖日常工作中产生的各类纸质与电子文档，旨在建立标准化的文档管理体系，降低因管理混乱导致的信息丢失或泄露风险。

一、适用范围与应用场景

（一）适用对象

本规范适用于组织内所有部门及员工，包括但不限于行政部门、财务部门、业务部门、人力资源部门等，涉及文档管理人员、部门负责人及普通岗位人员。

（二）适用文档类型

管理类文档：规章制度、会议纪要、工作计划、请示报告、内部通知等；

业务类文档：合同协议、项目方案、客户资料、招投标文件、产品说明书等；

财务类文档：报销凭证、财务报表、审计报告、税务资料、发票存根等；

人事类文档：劳动合同、员工档案、培训记录、绩效考核表、薪资证明等；

其他需长期保存的文档：资质证书、知识产权文件、重要往来函件等。

（三）典型应用场景

新员工入职需查阅历史项目文档时，可通过规范化的归档体系快速定位；

年度审计或合规检查时，保证相关文档完整、有序，便于调取；

部门内部文档交接或人员变动时，避免因文档管理混乱导致工作断层；

电子文档存储空间优化时，通过分类归档清理冗余文件，提升存储效率。

二、文档归档标准化操作流程

（一）第一步：文档分类与分级

分类标准

按部门划分：如“行政部”“财务部”“市场部”等；

按文档类型划分：如“合同”“报告”“制度”等；

按年度/季度划分：如“2024年度”“2024年Q1”等。

示例：财务类文档可细分为“财务-2024年-报销凭证-财务部”。

密级划分

公开级：可对外公开或内部全员查阅的文档（如公司简介、产品手册）；

内部级：仅限内部员工查阅的文档（如会议纪要、工作计划）；

秘密级：仅限特定岗位或授权人员查阅的文档（如未公开合同、财务报表）；

绝密级：核心机密文档（如战略规划、核心技术资料），需单独存储并严格管控权限。

（二）第二步：文档命名与编号

命名规则

纸质与电子文档均需采用统一命名格式，保证名称清晰、可识别：

部门简称_文档类型_年度/季度_序号_版本号_关键词

示例：财务_报销凭证_2024_Q1_001_V1_差旅费。

编号规则

文档编号需唯一，便于系统化管理：

部门代码-文档类型代码-年份-流水号

部门代码：行政部（XZ）、财务部（CW）、市场部（SC）；

文档类型代码：合同（HT）、报告（BG）、制度（ZD）；

流水号：按年度从001开始递增，如“CW-HT-2024-001”。

（三）第三步：文档收集与审核

收集责任

各部门指定专人（如文档管理员某）负责本部门文档的定期收集，每月末汇总一次；

新产生的文档需在24小时内提交至部门文档管理员，避免积压。

审核内容

文档管理员需检查文档的完整性、规范性：

是否包含必要信息（如合同需含双方盖章、签署日期）；

命名与编号是否符合本规范；

密级划分是否准确，敏感信息是否已脱敏处理。

（四）第四步：文档存储与登记

纸质文档存储

使用统一规格的档案盒（如A4尺寸），盒面标注“部门-文档类型-年度-盒号”；

档案盒内附《纸质文档归档清单》（详见表1），按编号顺序排列；

存放于专用档案柜，标注“公开”“内部”“秘密”等标识，钥匙由专人保管。

电子文档存储

建立分层级存储目录：如“服务器-部门-年度-文档类型”；

电子文档需备份至服务器及本地硬盘，重要文档（如秘密级以上）需加密存储；

使用文档管理系统（如钉钉、企业或专业归档系统）进行分类管理，支持关键词检索。

登记备案

所有归档文档需填写《文档归档总表》（详见表2），记录文档编号、名称、类型、密级、存储位置、责任人、归档日期等信息，由部门负责人审核签字后，提交至行政部门备案。

（五）第五步：文档检索与维护

检索流程

内部员工需查阅文档时，填写《文档查阅申请表》，注明文档编号、用途、查阅期限，经部门负责人审批后，由文档管理员调取；

秘密级以上文档查阅需额外提交分管领导审批，查阅过程需全程记录。

定期维护

每季度末，文档管理员需对归档文档进行清点，检查是否有缺失、损坏或版本过时情况；

过期文档（如已失效的合同、制度）需按“销毁-登记-审批”流程处理，严禁私自丢弃；

电子文档需每年清理一次重复或冗余文件，优化存储空间，同时更新备份版本。

三、文档归档登记表示例

（一）纸质文档归档清单

序号

文档编号

文档名称

页数

密级

存放位置（柜号-盒号）

归档人

归档日期

备注

1

CW-HT-2024-001

2024年度供应商合同

25

秘密

档案柜1-盒5

张*

2024-01-15

含附件3份

2

XZ-BG-2024-002

2023年度工作总结报告

12

内部

档案柜2-盒3

李*

2024-01