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企业付款流程及管理新制度发布

公司各部门、全体员工：

为进一步规范公司财务管理，提升资金使用效率，强化内部控制，确保资金安全，适应公司业务发展的新需求，经公司管理层审慎研究决定，对现有付款流程及管理制度进行系统性梳理与优化，并正式发布《企业付款流程及管理新制度》（以下简称“新制度”）。本新制度旨在构建更为科学、高效、合规的付款管理体系，将自发布之日起正式施行。

一、新制度的核心目标与原则

新制度的制定与实施，紧密围绕公司战略发展方向，致力于达成以下核心目标：

1.规范流程，提升透明度：通过明确付款各环节的操作标准与权责划分，确保付款行为的全过程可追溯、可监控，提升管理透明度。

2.强化内控，防范风险：进一步完善内部牵制机制，堵塞管理漏洞，有效防范资金支付风险、合规风险及廉洁风险。

3.优化效率，赋能业务：在合规的前提下，简化不必要的审批环节，推行电子化审批，缩短付款周期，为业务开展提供更有力的资金支持。

4.保障安全，稳健运营：确保每一笔付款都基于真实、合法的业务背景，保障公司资金安全，促进企业稳健运营。

为实现上述目标，新制度严格遵循以下原则：

*合规性原则：付款行为必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及合同约定。

*审慎性原则：对付款申请的真实性、合法性、合理性进行严格审核，确保资金支付的必要性与经济性。

*效率性原则：优化审批路径，明确各环节处理时限，提升整体付款效率。

*权责对等原则：清晰界定各部门及相关人员在付款流程中的职责与权限，确保权责统一。

二、主要调整与优化内容

相较于原有制度，新制度在以下几个关键方面进行了重点调整与优化，以期更好地适应公司当前及未来发展的需要：

1.付款申请与审批流程的精细化管理：

*明确分类审批：根据付款金额、付款性质（如采购付款、费用报销、工程款支付、对外投资等）的不同，设置差异化的审批权限与路径，确保重要付款事项得到充分审议。

*强化事前审核：强调业务部门在发起付款申请前的真实性、合规性审核责任，确保附件资料的完整性与有效性，如合同、验收单、发票等关键凭证的规范提交。

*推行电子化审批：全面推广使用公司指定的财务管理信息系统进行付款申请与审批操作，逐步减少纸质单据流转，提高审批效率，实现线上留痕。

2.付款执行与支付管理的强化：

*严格支付依据审核：财务部门在办理支付时，将对审批完成的付款申请及相关附件进行最终复核，重点检查审批流程的完整性、支付信息的准确性以及附件的合规性。

*规范支付方式选择：根据业务特点和公司规定，优先选择安全、高效的支付方式，并对大额支付、异常支付建立更为严格的监控与报备机制。

*明确付款时限要求：对不同类型付款的处理时限做出明确规定，各相关部门及审批人员需在规定时限内完成处理，确保资金及时支付，维护公司良好信誉。

3.合同管理与付款的衔接：

*合同先行原则：除小额、零星且符合公司规定的特殊情形外，所有对外付款均需以已签订生效的合同为基本依据。新制度将进一步明确合同条款与付款条件的匹配性审核要求。

*预付款与进度款管理：针对预付款，将从严控制比例和支付条件，并建立跟踪机制；针对进度款，将强化与项目进度、服务完成情况的挂钩审核。

4.职责分工与责任追究：

*清晰划分权责：明确各业务部门、财务部门、审批人及经办人在付款流程中的具体职责，确保各司其职、各负其责。

*强化责任追究：对于在付款过程中出现的违规操作、审核不严、推诿扯皮等行为，将依据公司相关规定追究相关人员责任。

三、各部门职责与协作要求

新制度的有效落地，离不开公司各部门的高度重视与通力协作：

*各业务部门：作为付款申请的发起部门，需严格按照新制度要求，确保付款申请的真实性、必要性，完整、准确地提供相关支撑材料，并对本部门发起的付款业务负责。同时，应积极组织本部门人员学习新制度，确保人人知晓、严格执行。

*财务部门：作为付款流程的归口管理与执行部门，负责新制度的解释、培训、指导与监督检查。需严格按照制度规定审核付款申请，办理支付手续，并持续优化付款管理流程。

*审批人员：各级审批人员应本着对公司负责的态度，认真履行审批职责，对所审批事项的合规性、合理性进行审慎判断，确保审批行为的严肃性与准确性。

*信息技术部门：负责财务管理信息系统的稳定运行与技术支持，确保电子化审批流程的顺畅高效。

四、制度实施与过渡期安排

为确保新制度的平稳过渡与有效执行，公司将安排以下实施步骤：

1.制度宣贯与培训：公司将在近期组织专题培训，由财务部门对新制度的核心内容、操作流程及注意事项进行详细解读。各部门应组织相关人员积极参加，确保理解到位。

2.过渡期处理：自新制度发布之日起，原