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档案管理查借阅权限流程制度

一、权限划分原则与标准

档案查借阅权限的设定，应基于“按需查阅、分级授权、严格审批、全程监管”的基本原则。我们首先要明确，并非所有档案都对所有人员开放，其核心在于保护敏感信息，同时兼顾合理利用。

内部人员权限：

对于单位内部人员，其档案查阅权限通常与其岗位职责、工作性质及职级紧密相关。一般而言，普通员工可查阅与其日常工作直接相关的、非涉密的公开档案资料。若因专项工作或特定项目需要查阅超出其常规权限的档案，必须履行严格的审批手续。中层管理人员在其分管业务范围内，可查阅相应层级的管理档案，但涉及核心决策、人事任免、财务机密等高度敏感档案，仍需报请更高层级领导审批。单位高层管理人员则拥有相对宽泛的查阅权限，以满足其战略决策和全局管理的需求，但同样需遵守保密纪律和档案管理规定。

外部人员权限：

外部单位或个人因工作需要、学术研究或其他正当理由查阅本单位档案时，权限控制更为严格。通常情况下，外部人员需持单位正式介绍信及本人有效身份证件，经本单位档案管理部门负责人及相关业务主管领导双重审批同意后，方可在指定范围内查阅特定档案。原则上，涉密档案、内部管理档案及未公开的敏感信息，不向外部人员提供查阅。确因特殊情况需要查阅的，必须报请单位主要领导批准，并严格限定查阅范围和方式，必要时应有我方人员陪同。

二、查借阅流程规范

一套清晰、规范的查借阅流程，是保障档案安全与高效利用的关键。

查阅申请与审批：

档案查阅实行申请审批制度。内部人员需填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的事由、所需档案的大致范围（如年度、类别、字号等）、查阅目的及预计查阅时间。申请表需经所在部门负责人签字同意后，方可提交档案管理部门。对于超出常规权限的查阅申请，档案管理部门负责人需对申请理由及必要性进行审核，并报请相关分管领导或单位主要领导审批。外部人员则需按前述权限划分中的要求，提交相应证明材料及申请，经档案管理部门初步审核后，报请相关领导审批。所有审批流程应尽可能在规定时限内完成，以提高服务效率。

档案调阅与交接：

审批通过后，档案管理部门工作人员根据申请内容，负责查找、调阅相关档案。在档案出库前，管理人员需对档案的完整性、状况进行检查，并在《档案借阅登记簿》上详细记录档案的题名、编号、份数、借阅日期、借阅人姓名及部门等信息。借阅人需在登记簿上签字确认。对于珍贵档案、孤本档案或易损档案，原则上不提供原件借阅，可提供复印件或数字化副本；确需查阅原件的，必须在指定的阅档室内进行，并有管理人员在场监督，不得带出阅档室。

档案使用与保管：

借阅人在使用档案过程中，必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规及本单位的档案管理制度。应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案内容，不得擅自复制、拍摄、扫描（经批准者除外）。档案原则上不得带出单位指定的阅档区域，如确因工作需要借出单位，需经单位分管档案工作的领导特批，并严格限定借阅期限。借阅人需对借出档案的安全、完整负全部责任，妥善保管，防止遗失、损毁或泄密。

档案归还与清点：

借阅人应严格按照规定的期限归还档案。归还时，档案管理部门工作人员需当面核对档案的数量、页数及完好状况，确认无误后，在《档案借阅登记簿》上注明归还日期，并由借阅人签字确认。如发现档案有涂改、污损、缺页等情况，应立即向部门负责人报告，并根据具体情况追究借阅人的责任。档案归还后，管理人员应及时将其归库上架，确保档案存放有序。对于逾期未归还的档案，档案管理部门应及时进行催还，必要时可通报其所在部门或上级领导。

三、管理与责任

档案的查借阅管理，不仅是档案管理部门的职责，也与每一位档案使用者息息相关。

日常管理与监督：

档案管理部门应建立健全档案查借阅台账，对每一次查借阅行为进行详细记录，做到有据可查。定期对档案借阅情况进行清查核对，确保账物相符。加强对阅档室的管理，保持安静、整洁的阅览环境，严禁在阅档室内吸烟、饮食、喧哗或从事其他与查阅档案无关的活动。同时，应积极运用信息化手段，对档案查借阅过程进行全程跟踪与管理，提高管理效率和安全性。

保密与安全责任：

所有接触档案的人员，均负有保密责任。必须严格遵守国家保密法律法规和单位保密规定，不得泄露档案中涉及的国家秘密、商业秘密和个人隐私。档案管理部门应定期对档案管理人员及相关人员进行保密教育和档案安全知识培训，增强保密意识和安全防范能力。对于在档案查借阅过程中发生的失泄密事件或档案损毁、丢失等情况，应立即报告并采取补救措施，并按照有关规定追究相关人员的责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

违规处理：

对于违反本制度规定，未经批准擅自查阅、复制、摘抄、拍摄、公布档案内容，或涂改、勾画、抽取、损毁、丢失档案，以及逾期不归还档案者，档案管理部门有权停止其借阅权限，并视情节轻重，提请单位给予批评教育、