建筑工程文件归档规范与流程指南.docxVIP

建筑工程文件归档规范与流程指南

建筑工程文件归档是工程项目管理的关键环节，它不仅是工程建设全过程的真实记录，更是工程竣工验收、后期维护、权属证明及历史追溯的重要依据。一套完整、规范、系统的工程档案，能够客观反映工程建设的质量与管理水平，为后续工作提供坚实的数据支撑。本文旨在结合实践经验，系统阐述建筑工程文件归档的核心规范与实操流程，以期为相关从业人员提供具有指导性的参考。

一、建筑工程文件归档的核心规范

建筑工程文件归档并非简单的资料堆砌，而是一项具有严格标准和规范要求的系统性工作。其核心规范主要体现在以下几个方面：

（一）归档范围的界定

归档范围的准确界定是确保档案完整性与有效性的前提。一般而言，凡在建筑工程建设过程中形成的，具有保存价值的各类文字、图表、声像等不同形式的历史记录，均应列入归档范围。这通常包括但不限于：

1.工程准备阶段文件：如项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、招投标文件及相关合同等。

2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、设计图纸（含初步设计、技术设计、施工图设计）、设计变更、洽商记录等。

3.施工文件：施工组织设计、专项施工方案、开工报告、测量放线记录、原材料及构配件出厂合格证与检验报告、施工试验记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、施工日志、竣工图等。

4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、监理日志、工程质量评估报告等。

5.竣工验收文件：竣工验收申请、竣工验收报告、各专项验收文件（如消防、环保、规划验收）、工程质量保修书等。

6.其他具有保存价值的文件：如重要的会议纪要、工程总结、声像资料（照片、录像）等。

具体的归档范围需结合项目性质、规模及地方建设行政主管部门的要求进行细化。

（二）归档文件的质量要求

归档文件的质量直接决定了档案的利用价值。其基本要求如下：

1.真实性：文件内容必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。

2.完整性：归档文件应齐全完整，各项记录应连贯，不得有缺失、破损。

3.规范性：文件格式、书写、签章、编号等应符合国家及行业相关标准规范。例如，手写文件应字迹清晰、工整，使用不易褪色的书写材料；打印文件应采用规定字号和纸张；图纸应符合制图标准，签署完备。

4.有效性：文件的形成、流转、审批等手续必须齐全有效，具有法定效力。例如，隐蔽工程验收记录需有施工、监理等相关单位人员的签字确认。

5.系统性：文件应按工程建设程序及内在逻辑关系进行整理组卷，便于查阅和利用。

二、建筑工程文件归档的实操流程

建筑工程文件归档是一个动态的、贯穿于项目全生命周期的过程，其流程通常包括以下关键环节：

（一）文件的收集与积累

文件的收集与积累是归档工作的基础，应遵循“及时、准确、完整”的原则，从项目立项开始，直至竣工验收结束，贯穿始终。

*责任分工：各参建单位（建设、勘察、设计、施工、监理等）应明确各自文件的形成、收集和积累责任部门及责任人。施工单位通常是施工文件收集积累的主体，监理单位负责监理文件的收集积累。

*日常管理：建立健全文件管理制度，对日常形成的文件材料及时进行分类、登记，防止遗漏和丢失。例如，施工技术人员在完成一项工序或隐蔽工程验收后，应立即整理相关记录并交档案管理人员。

*过程检查：监理单位及建设单位应在项目实施过程中对各单位文件的收集积累情况进行监督检查，确保其符合要求。

（二）文件的整理与组卷

文件收集积累后，需进行系统的整理与组卷，使其条理化、规范化。

1.分类：按照文件的形成阶段、专业性质、文件内容或载体形式等进行分类。常用的分类方法有按项目结构分解（单位工程、分部工程、分项工程）或按文件类别（如技术文件、管理文件、验收文件）。

2.编号：对分类后的文件进行编号，编号应具有唯一性和可追溯性。编号规则应统一，并在项目初期确定。

3.排列：同一类别的文件应按形成时间顺序或逻辑关系（如施工工序）进行排列。

4.编目：为每一卷档案编写卷内目录，注明文件序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等信息。同时，填写案卷封面、卷内备考表。

5.装订：对组好的案卷进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。图纸可采用折叠方式，折叠后的图标应露在外面。

（三）文件的审核与验收

整理组卷完成后，需经过严格的审核与验收，以确保归档文件的质量。

*施工单位内部审核：施工单位档案管理部门或项目技术负责人对本单位形成的归档文件进行内部审核，确认无误后，提交监理单位审核。

*监理单位审核：监理单位对施工单位提交的竣工档案及自身形成的监理档案进行审核，重点检查其完整性、真实性、规范性及与工程实际的符合性。

*建设单位验收：建设单位组