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关于《供应商业务授权委托书》的告知函

为规范我司与各供应商的业务合作流程，明确业务对接权限，保障双方合法权益，现就供应商提交《业务授权委托书》（以下简称“授权书”）相关事宜告知如下，请各供应商严格遵照执行。

一、授权书提交的必要性说明

在双方业务往来中，供应商可能通过不同岗位人员与我司开展对接，涉及合同签署、订单确认、货物交付、对账结算、异常处理等多环节操作。为避免因人员变动、权限不清或越权操作导致的业务纠纷，确保每一项业务行为的法律效力可追溯，依据《中华人民共和国民法典》第一百六十五条“委托代理授权采用书面形式的，授权委托书应当载明代理人的姓名或者名称、代理事项、权限和期限，并由被代理人签名或者盖章”之规定，我司要求所有合作供应商必须通过书面授权书明确指定业务对接人及具体权限，以此作为双方业务往来的有效凭证。

二、授权书核心内容及填写要求

授权书需包含以下必备要素，且内容需真实、准确、完整，不得涂改或遗漏：

（一）委托方基本信息

1.供应商全称（需与营业执照注册名称完全一致）；

2.统一社会信用代码（需与营业执照载明代码一致，可通过国家企业信用信息公示系统核验）；

3.注册地址（以营业执照登记地址为准）；

4.法定代表人姓名及身份证号（需与营业执照、法定代表人身份证明文件一致）；

5.联系电话（需为供应商官方座机或法定代表人/授权对接人常用手机号，确保可有效联系）。

（二）受托方基本信息

1.受托人姓名（需与身份证原件一致）；

2.受托人身份证号（需完整填写18位号码，不得遮挡或简写）；

3.受托人在供应商处任职的具体岗位（如“采购经理”“销售代表”“财务专员”等，需与实际岗位职责匹配）；

4.受托人联系电话（需为常用手机号，与委托方联系电话区分，确保紧急情况下可直接联络）；

5.受托人电子邮箱（需为工作邮箱，用于接收我司业务通知及文件）。

（三）授权范围与权限边界

授权范围需明确具体，禁止使用“全权代理”“所有业务”等模糊表述，需根据实际业务需求分项列明。示例如下（供应商可根据自身业务对接情况调整，但需覆盖全部实际对接内容）：

-合同类：签署与我司的采购合同、补充协议（注明是否包含金额上限，如“仅限单份合同金额≤50万元的签署权限”）；

-订单类：确认我司发送的采购订单（注明是否包含订单修改权限，如“仅可确认订单内容，不可修改交货时间或数量”）；

-交付类：签收我司发出的收货确认单、质量验收单（注明是否包含异常反馈权限，如“可签署验收单并书面反馈质量问题”）；

-结算类：核对月度对账单、签署结算确认函（注明是否包含付款申请权限，如“仅可核对账目，不可直接申请付款”）；

-其他类：参加双方业务会议并签署会议纪要、接收我司发送的书面通知（需明确是否包含代为回复权限）。

（四）授权期限

授权期限需明确起始日与终止日，且起始日不得早于授权书签署日期。若双方合作周期为固定期限（如2024年1月1日至2024年12月31日），建议授权期限覆盖整个合作周期；若合作周期不明确（如长期框架协议），授权期限可设定为1年，到期前30个工作日需重新提交新授权书。

（五）签署与盖章要求

1.授权书需由供应商法定代表人亲笔签字（不得代签），并加盖供应商公章（需与供应商全称一致，不得使用合同专用章或财务专用章替代）；

2.受托人需在授权书上亲笔签署“本人确认已知悉上述授权内容，并承诺在授权范围内开展业务”字样及签名；

3.若法定代表人因特殊原因无法签字（如出国、患病），需提供经公证的《法定代表人授权签字委托书》，委托其他负责人代签，否则授权书视为无效。

三、授权书提交流程与时间节点

（一）提交方式

供应商需通过我司供应商管理系统（路径：登录系统→业务管理→授权文件上传）上传授权书PDF扫描件（需清晰可辨，包含完整页码），同时将纸质版原件邮寄至我司采购部（地址：XX省XX市XX区XX路XX号，收件人：张某某，联系电话：XXX-XXXXXXX）。扫描件与纸质版需完全一致，否则视为无效提交。

（二）时间要求

1.现有合作供应商：需于2024年6月30日前完成授权书提交及审核（以系统显示“审核通过”时间为准）；逾期未提交或审核未通过的，我司将暂停与该供应商的所有业务往来，直至授权书生效。

2.新合作供应商：需在首次签署采购合同前完成授权书提交及审核；未提交有效授权书的，我司有权拒绝签署合同及开展后续业务。

（三）审核流程

我司将通过以下环节对授权书进行审核，审核结果将通过供应商管理系统及受托人预留邮箱同步通知：

1.形式审核（1个工作日）：检查授权书是