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外贸英语函电常用表述及范文模版

在外贸业务的日常运作中，英语函电是连接买卖双方的重要桥梁，其专业性与得体性直接影响着业务的进展与合作关系的建立。一份措辞精准、逻辑清晰的函电，不仅能高效传递信息，更能展现企业的专业素养与商业诚意。本文将梳理外贸英语函电中的常用表述，并提供实用范文模版，助力从业者提升沟通效率与专业形象。

一、常用核心表述分类

1.开头与自我介绍(OpeningSelf-Introduction)

在初次接触或开启新的沟通议题时，清晰、礼貌的开场至关重要。

初次联系：

（我方[贵公司名称]，系[地点]领先的[产品类别]供应商，致函旨在表达与贵公司建立业务关系的诚挚意愿。）

回复查询：

Withreferencetoyourinquirydated[Date]regardingour[ProductName],wearepleasedtoprovidethefollowingdetails.

（关于贵公司[日期]发来的有关我方[产品名称]的询盘，我方欣然提供如下详情。）

提及转介：

（我方由[姓名/公司]引荐至贵公司，得知贵公司对[相关产品/服务]有兴趣。）

2.产品与服务介绍(ProductServiceIntroduction)

清晰、有吸引力地介绍产品或服务是促成合作的基础。

突出优势：

（我方[产品名称]以其[核心优势，如：卓越品质、具竞争力的价格、创新设计]而闻名，并已在[目标市场]获得广泛认可。）

性能描述：

Thisproductboasts[Feature1],[Feature2],and[Feature3],whichcollectivelyensure[BenefittoCustomer].

（该产品具备[特性1]、[特性2]及[特性3]，这些特性共同确保了[给客户带来的益处]。）

3.询价与报价(InquiryQuotation)

这是交易磋商的核心环节，表述需准确、完整。

询价方：

Couldyoupleasequoteusyourbestpricefor[ProductName]withthefollowingspecifications:[Specifications]?Wewouldappreciateyourpromptresponse.

（恳请就[产品名称]报最优惠价格，其规格如下：[规格]。如蒙迅速回复，不胜感激。）

报价方：

Wearepleasedtoquoteyouasfollows:...Thisofferisvaliduntil[Date]andsubjecttoourfinalconfirmation.

（我方欣然报价如下：...此报价有效期至[日期]，并以我方最终确认为准。）

4.订单与确认(OrderConfirmation)

订单的准确下达与确认是合同执行的前提。

下达订单：

EnclosedpleasefindourPurchaseOrderNo.[PONumber]for[ProductName]inthequantityof[Quantity].Kindlyconfirmreceiptandadvisetheearliestshipmentdate.

（随函附上我方第[订单编号]号采购订单，订购[产品名称]，数量为[数量]。敬请确认收悉并告知最早装运日期。）

确认订单：

WearepleasedtoconfirmreceiptofyourPurchaseOrderNo.[PONumber]dated[Date].Weherebyconfirmacceptanceoftheorderandwillarrangeproduction/shipmentaspertheagreedterms.

（我方欣然确认已收悉贵公司[日期]发出的第[订单编号]号采购订单。我方特此确认接受该订单，并将依照约定条款安排生产/装运。）

5.付款与结算(PaymentSettlement)

明确的付款条件是保障交易顺利进行的关键。

提出付款条件：

Ourstandardpaymenttermsare[PaymentTerms,e.g.,L/Catsight,T/T30%deposit,70%againstB/Lcopy].Wehopethiswillbeacceptabletoyou.

（我方标准付款条件为[付款条件，如：即期信用证，电汇3