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方案

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展会参展手册编制方案

一、方案目标与定位

（一）总体目标

1年内完成≥2场展会参展手册编制与交付，实现手册发放覆盖率100%（所有参展商），参展商对手册信息满意度≥95%，因手册信息缺失导致的咨询量降低≥60%，手册内容更新及时率100%，打造“信息全面、指引清晰、实用性强”的参展指导工具，帮助参展商高效完成筹备、布展、参展全流程，提升参展体验与效果。

（二）具体目标

信息完整性：手册涵盖参展全流程核心信息（报名、缴费、布展、参展、撤展），关键信息（时间、地点、联系人、流程）无遗漏，信息准确率100%；

指引清晰度：流程步骤图文结合率≥80%，重点内容（如布展规范、安全须知）突出标注率100%，参展商按手册独立完成筹备占比≥85%；

形式适配性：提供电子版（PDF/小程序）与纸质版双版本，电子版下载率≥90%，纸质版领取率100%，适配不同参展商使用习惯；

更新及时性：手册内容更新响应时间≤24小时，重大调整（如流程变更、展区调整）通过多渠道同步通知参展商，通知触达率100%。

（三）定位

适用于展会主办单位、运营团队、文案编辑机构，聚焦“展会参展手册全周期编制”，解决“信息碎片化、指引不清晰、形式单一、更新滞后”问题，兼顾不同参展主体（龙头企业/中小微企业、新参展商/老参展商）、不同参展阶段（筹备期、布展期、参展期、撤展期）需求，提供“内容标准化、形式多样化、更新动态化”的实施路径。

二、方案内容体系

（一）需求分析与体系架构

现状痛点：内容杂乱（60%手册无逻辑分区）、指引模糊（50%流程仅文字无图示）、信息过时（40%未及时更新政策/流程）、形式单一（30%仅提供纸质版），导致参展商“筹备效率低、咨询频繁、参展体验差”。

体系架构（三层）

核心信息层（基础支撑）：梳理参展全流程核心信息，确保“全、准、新”，核心方向为“信息无遗漏、数据无偏差”；

指引服务层（实用核心）：将信息转化为清晰指引（流程步骤、图文说明、注意事项），核心方向为“看得懂、用得上”；

形式呈现层（体验优化）：设计双版本呈现形式，优化排版与交互，核心方向为“易获取、好查阅”。

（二）核心方案内容

手册内容框架设计（基础环节）

核心章节规划（共8大章节）：

展会概况：含展会主题、时间（布展/开展/撤展具体时段）、地点（详细地址、交通指引：公交/地铁/自驾路线）、主办/承办单位、联系方式（参展咨询、技术支持、紧急联络人），附展会场馆平面图；

参展流程：分阶段指引——报名缴费（报名通道、缴费方式、发票申请）、资料提交（企业资质、展品清单、特装图纸）、布展筹备（展位号查询、物流对接、搭建商选择）、现场参展（入场流程、观众对接、活动参与）、撤展离场（撤展时间、物资清运、押金退还），每个环节配“步骤+时限+责任人”；

展位信息：含展位规格（标准展位/特装展位尺寸、配置清单）、展位图（标注参展商名称与展位号）、展位使用规范（电源使用、展品摆放限制、广告投放要求）；

布展撤展规范：布展时间节点（进场、搭建、验收）、搭建标准（高度限制、消防安全要求、材料环保标准）、撤展要求（物资清运时限、场地复原标准、押金退还条件），附违规处理办法；

现场服务：含综合服务中心（位置、服务项目：证件办理、咨询解答）、后勤保障（饮水点、休息区、餐饮服务）、技术支持（网络连接、设备租赁、应急维修）；

安全须知：消防安全（疏散通道位置、灭火器摆放、禁止明火区域）、人员安全（入场证件管理、禁止携带物品）、展品安全（贵重展品保管建议、保险购买指引）；

活动安排：含开幕式、高峰论坛、供需对接会、新品发布会等同期活动的时间、地点、参与方式，附报名通道；

附录资料：含常用表单（参展申请表、特装审批表、物流对接单）、周边服务信息（酒店预订、物流推荐、翻译服务）、常见问题（FAQ）。

重点内容强化：

时间节点：用“时间轴”形式呈现布展/参展/撤展关键时限，重点时段（如特装图纸提交截止日）用红色标注；

规范要求：对布展高度、消防标准等硬性要求，附“合规示例+违规示例”对比图；

联系方式：按“服务类型”分类列出联系人（如参展咨询-王经理、技术支持-李工），附电话、微信、邮箱，确保24小时应急联络畅通。

手册形式设计（体验优化环节）

双版本开发：

纸质版：采用彩色印刷（A4规格，骑马钉装订），封面标注展会LOGO与主题，内页重点内容（如流程步骤、安全须知）用加粗/色块突出，附录表单可单独撕取填写；

电子版：开发PDF版（可下载打印）与小程序版（支持关键词搜索、书签跳转、表单在线填写），小程序版新增“实时通知”功能（推送流程变更、活动提醒）