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企业采购流程标准化手册

前言

本手册旨在规范企业采购行为，明确各环节职责与操作规范，提升采购效率，控制采购成本，保障采购质量，并确保采购活动的合规性与透明度。全体相关人员须严格遵照执行。本手册适用于企业所有生产性与非生产性物资、服务的采购活动。

第一章采购需求发起与审批

1.1需求提报

各业务部门根据实际工作需要及年度预算计划，由需求提报人填写《采购需求单》。需求描述应清晰、准确，包含但不限于：物资/服务名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预估单价、需求日期、交付地点及其他特殊要求。提报时需附相关依据，如预算文件、项目立项书等。

1.2需求审核

需求提报部门负责人对《采购需求单》的真实性、必要性及合规性进行初步审核。审核重点包括：是否符合部门年度预算，需求描述是否完整明确，是否存在不合理或重复采购等情况。

1.3采购需求汇总与分类

采购部门（或指定的采购专员，下同）接收经审核的《采购需求单》，进行汇总整理。根据采购物品的性质、金额、重要程度等因素，对需求进行分类，如常规采购、大宗采购、紧急采购、服务类采购等，以便采取不同的采购策略和流程。

1.4最终审批

根据企业设定的采购审批权限，《采购需求单》需提交至相应层级的管理层进行最终审批。审批通过后，方可进入后续采购流程。对于未通过审批的需求，应及时反馈给需求部门并说明原因。

第二章供应商寻源与管理

2.1供应商信息收集与初步筛选

采购部门根据采购需求的特点，通过多种渠道（如行业名录、展会、网络平台、同行推荐等）收集潜在供应商信息。初步筛选主要考察供应商的基本资质（营业执照、相关生产/经营许可证、质量体系认证等）、生产/服务能力、供货范围、商业信誉等，形成《潜在供应商名单》。

2.2供应商调查与评估

对于重要或大额采购项目，采购部门应联合技术、质量等相关部门对潜在供应商进行实地考察或发出《供应商调查问卷》。评估内容包括但不限于：生产设施与工艺、质量管理体系运行情况、财务状况、履约历史、售后服务能力、社会责任表现（如环保、劳工标准）等。评估结果记录于《供应商评估表》。

2.3合格供应商名录建立与维护

根据评估结果，将符合要求的供应商纳入《合格供应商名录》。名录应动态管理，定期（如每年度或每半年）对合格供应商进行复评，对表现不佳或出现重大问题的供应商及时进行降级或剔除。

2.4供应商关系管理

与核心供应商建立长期稳定的合作关系，通过定期沟通、信息共享、联合改进等方式，实现互利共赢。同时，保持适当的供应商竞争，以促进供应商提升服务质量和降低成本。

第三章采购执行

3.1采购方式选择

根据采购物品的金额、特性、市场竞争程度及企业相关规定，选择适宜的采购方式，主要包括：

*公开招标：适用于金额较大、市场竞争充分的标准化产品或服务。

*邀请招标：适用于符合公开招标条件，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。

*竞争性谈判/询价：适用于技术规格相对简单、金额较小或时间紧急的采购。

*单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的证明材料并严格审批。

3.2招标文件/询价单编制与发布

对于招标采购，采购部门负责编制《招标文件》，内容应包括采购需求、技术规格、商务条款、评标标准、投标须知等。文件需经相关部门审核确认。对于询价采购，编制《询价单》，明确采购物品信息、报价要求、交货期等。招标文件或询价单应向符合条件的潜在供应商发布。

3.3投标/报价接收与评审

采购部门负责接收投标文件或报价单，并组织相关部门（如技术、财务、使用部门）成立评审小组进行评审。评审应遵循公平、公正、科学、择优的原则，严格按照预设的评标标准或询价评审办法进行，评审过程及结果需有详细记录。

3.4合同谈判与签订

根据评审结果，确定中标供应商或成交供应商后，采购部门与供应商进行合同细节谈判，包括价格、付款方式、交付周期、质量标准、违约责任、售后服务等核心条款。谈判达成一致后，拟定《采购合同》，按企业合同审批流程进行审批。合同正式签订前，需由法务部门或专业律师进行合规性审核。合同签订后，分发至相关部门及供应商。

第四章订单下达与履约跟踪

4.1采购订单下达

合同签订后，采购部门根据合同约定及实际需求，向供应商下达《采购订单》。订单应明确产品/服务名称、规格、数量、单价、总金额、交货日期、交货地点、运输方式、付款条件等信息，并注明合同编号。

4.2生产/备货进度跟踪

采购人员应与供应商保持密切沟通，定期了解生产进度或备货情况，特别是对于大额或长周期的采购项目，必要时可进行生产过程中的抽查，确保供应商能按期履约。

4.3物流与运输协调

与供应商及仓库部门协调好发货时间、运输方式、收货地点等物流事宜，确保物资安全、及时送达。对于特殊物品（如危险品、易腐