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合同及资料归档制度

合同及资料作为企业经营活动的重要载体，承载着业务往来的关键信息，是企业维护自身权益、开展合规管理的重要依据。建立完善的合同及资料归档制度，能够规范企业档案管理流程，保障档案的完整性、安全性与可利用性，为企业的持续稳定发展筑牢基础。以下从多个层面详细介绍合同及资料归档制度的核心内容。

一、制度建立目的与适用范围

（一）建立目的

合同及资料归档制度旨在通过系统化、规范化的管理方式，确保企业合同及各类资料在收集、整理、存储、调阅等环节有序进行。一方面，完整的档案留存有助于企业追溯业务过程，在发生纠纷时提供有力证据，依据《中华人民共和国民事诉讼法》，书证是重要的证据类型，规范归档的合同及资料能有效发挥其证明作用；另一方面，便于企业内部高效利用档案资源，为经营决策、审计检查等工作提供准确信息支持，提升企业整体管理效能。

（二）适用范围

本制度适用于企业在经营活动中产生的各类合同（包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）以及与之相关的资料（如合同谈判记录、补充协议、履约凭证、往来函件等），同时涵盖企业运营过程中形成的重要文件资料，如规章制度、会议纪要、财务报表等，确保企业所有具有保存价值的资料均纳入归档管理范畴。

二、归档责任与分工

（一）档案管理部门

企业应设立专门的档案管理部门或指定专人负责合同及资料归档工作。档案管理人员需具备专业的档案管理知识与技能，负责制定归档细则、监督归档流程执行、对档案进行分类整理与保管、提供档案调阅服务等工作。其职责是保障档案管理工作的专业性与规范性，依据《中华人民共和国档案法》，档案管理部门应履行档案的收集、整理、保管和提供利用等职责。

（二）业务部门

各业务部门是合同及资料的产生源头，需承担资料的及时收集与初步整理工作。在业务活动结束后，应按照规定的时间节点和要求，将相关合同及资料移交至档案管理部门。业务部门人员需确保移交资料的真实性、完整性和准确性，避免因资料缺失或错误影响档案质量。

三、归档流程

（一）资料收集

业务部门在合同签订、履行及业务开展过程中，应及时收集相关资料。对于合同，需收集合同正本、副本、附件等；对于其他资料，按类别整理齐全。收集的资料应保证原件优先，若为复印件需加盖相关单位公章或经办人签字确认，确保资料的法律效力。

（二）分类整理

档案管理部门接收资料后，按照一定的分类标准进行整理。可按合同类型（如采购类、销售类）、业务部门、时间顺序等维度分类，同时编制档案目录，标注资料名称、形成时间、主要内容、存放位置等信息，便于后续查找和管理。分类整理应遵循科学、系统、便于利用的原则，提高档案管理效率。

（三）装订与存储

对整理好的资料进行装订，采用符合档案保存要求的装订材料，防止资料散落、损坏。装订完成后，将档案存放于专门的档案库房或档案柜中，库房需满足防火、防潮、防虫、防盗等安全要求，为档案提供良好的存储环境，延长档案使用寿命。

（四）归档登记

建立档案归档登记簿，详细记录档案的名称、编号、归档时间、移交人、接收人等信息，确保档案归档过程可追溯，便于掌握档案的流向和管理情况。

四、档案保管与利用

（一）保管期限设定

根据合同及资料的重要程度和利用价值，设定不同的保管期限，一般分为永久、定期（如10年、30年）。例如，涉及企业重大权益、核心业务的合同及资料应永久保存；一般性业务合同及相关资料可设定相应的定期保管期限。保管期限的设定需符合国家档案管理相关规定，确保档案在合理期限内得到妥善保存。

（二）档案调阅

建立严格的档案调阅制度，明确调阅范围、调阅流程和调阅权限。内部人员调阅档案需填写调阅申请单，经相关负责人审批后，由档案管理人员提供调阅服务，并记录调阅信息，包括调阅人、调阅时间、归还时间等。外部单位调阅档案需持有效证明文件，经企业负责人批准后方可调阅。调阅过程中，不得损毁、涂改、圈划档案，确保档案的完整性和原始性。

（三）档案移交与销毁

企业发生合并、分立、改制等情况时，档案应按照规定进行移交，确保档案的连续性管理。对于超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组鉴定并报企业负责人批准后，按照规定的程序进行销毁，销毁过程需有两人以上监销，并做好销毁记录，防止档案信息泄露。

五、监督与考核

建立合同及资料归档制度的监督与考核机制，定期对档案管理工作进行检查，评估制度执行情况。对在档案管理工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对违反制度规定，导致档案缺失、损坏、泄露等情况的，追究相关人员责任，并进行相应处罚。通过监督与考核，强化制度的执行力，保障档案管理工作的有效开展。

合同及资料归档制度是企业管理体系的重要组成部分，企业应结合自身实际情况，不断完善该制度，确保档案管理工作规范化、科学化，为企业的长远发展提供坚实的信息保障。

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