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采购需求申请单与审批流程标准化模板

一、模板概述与核心价值

本模板旨在规范企业内部采购需求的提出、审核与审批全流程，通过标准化操作保证采购行为的合规性、效率性与成本可控性。适用于各类物资采购（办公设备、生产原料、服务外包等）、不同金额层级的审批场景，可有效避免流程混乱、职责不清、重复采购等问题，同时为财务审计、供应商管理提供数据支撑。

二、适用范围与场景说明

（一）适用采购类型

常规物资采购：办公耗材（纸张、文具）、生产辅料、劳保用品等日常消耗类物资；

设备资产采购：电脑、仪器、machinery等固定资产及低值易耗品；

服务类采购：咨询服务、维修服务、外包服务（如保洁、IT支持）；

项目专项采购：研发项目所需材料、市场活动物料等一次性采购需求。

（二）适用金额层级

根据企业规模与管理要求，可划分不同审批权限（示例）：

5000元以下：部门负责人审批；

5000-20000元：部门负责人+采购部联合审批；

20000元以上：部门负责人+采购部+财务部+分管副总审批。

三、标准化操作流程详解

步骤1：需求提出与初审

操作主体：需求部门申请人（申请人姓名）

操作内容：

明确采购需求：填写《采购需求申请单》（详见模板表格），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、紧急程度（紧急/常规），并附必要附件（如技术参数表、比价报价单、项目立项批文等）；

部门内部审核：申请人将申请单提交至部门负责人（部门负责人姓名），负责人需核实需求的必要性（是否为重复采购、是否可内部调剂）、预算匹配度（是否在部门年度预算内），确认无误后签字初审。

关键节点：需求描述需清晰具体，避免“一批办公用品”等模糊表述；紧急采购需在“备注”栏说明原因，并标注“加急”标识。

步骤2：采购部门复核

操作主体：采购专员（采购专员姓名）

操作内容：

合规性审查：核对申请单填写完整性（是否漏填关键字段）、附件齐全性（如固定资产采购需提供资产编号建议、服务类采购需提供服务范围说明）；

市场调研与比价：对5000元以上的采购需求，采购专员需至少获取3家供应商报价（紧急采购可适当减少，但需备注原因），对比价格、质量、交期等，形成《比价分析表》作为附件；

采购方案建议：根据需求类型与比价结果，提出采购方式建议（招标、询价、直接采购等），反馈至需求部门及财务部。

关键节点：若发觉需求不合理（如规格过高、预算超支），需与需求部门沟通调整，调整后重新提交流程。

步骤3：财务部预算与合规审核

操作主体：财务经理（财务经理姓名）

操作内容：

预算审核：核查采购需求是否纳入年度/月度预算，预算余额是否充足；若超预算，需需求部门提交《预算调整申请表》并附说明；

财务合规性审核：检查付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、发票类型）、采购成本是否合理（参考历史采购价格或市场公允价），确认无误后签字。

关键节点：未纳入预算且未获批调整的采购需求，流程直接终止；涉及大额资金支付（如50万元以上），需财务总监（财务总监姓名）二次审核。

步骤4：领导审批

操作主体：根据采购金额与类型，由对应层级领导审批

操作内容：

常规采购（5000元以下）：部门负责人审批后生效；

中等采购（5000-20000元）：部门负责人+采购部+财务部审批后，报分管副总（分管副总姓名）最终审批；

大额/重要采购（20000元以上）：需经总经理（总经理姓名）审批，重大项目（如100万元以上）需提交总经理办公会审议。

关键节点：审批人需在2个工作日内完成审核，超时未反馈视为默认通过；紧急采购可启动“绿色通道”，同步审批后补签手续。

步骤5：采购执行与归档

操作主体：采购专员、需求部门、行政部

操作内容：

采购执行：审批通过后，采购专员根据采购方案下达订单，明确交货时间、验收标准、付款条款，跟踪履约进度；

验收与入库：需求部门收到货物/服务后，需在3个工作日内组织验收（可联合使用部门、行政部、财务部），填写《验收单》，确认无误后签字；

付款结算：采购专员凭《采购申请单》《比价分析表》《验收单》《发票》等单据，提交财务部办理付款；

资料归档：行政部（或采购部）将全套流程资料（申请单、审批记录、附件、验收单、发票等）分类归档，保存期限不少于3年。

四、采购需求申请单模板

采购需求申请单

基本信息

填写说明

申请部门

需求所属部门全称（如：行政部、生产一部）

申请人

需求提出人姓名（姓名）

联系电话

申请人办公电话（仅用于流程沟通）

申请日期

YYYY年MM月DD日

采购类型

□物资类□设备类□服务类□项目类（勾选）

预计到货日期

YYYY年MM月DD日（常规采购≥5个工作日，紧急采购需注明）

采购明细

填写说明

序号

物品/服务编号

名称

全称（如：“联想ThinkPadT14笔记本2023款”，非“笔记本”