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办公室文秘人员公文写作规范及范例

在现代办公环境中，公文作为处理公务、传达政令、沟通信息、协调工作的重要工具，其写作质量直接关系到工作效率与单位形象。办公室文秘人员作为公文写作与处理的主要承担者，熟练掌握公文写作规范、提升公文处理能力，是履职尽责的基本要求。本文旨在结合实践经验，系统阐述办公室文秘人员公文写作的核心规范与常见范例，以期为提升文秘工作水平提供有益参考。

一、公文写作的意义与基本原则

公文是党政机关、企事业单位、社会团体在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。其核心意义在于规范行为、传递信息、解决问题、留存依据。对于办公室文秘人员而言，高质量的公文写作是确保政令畅通、提高工作效能、展现职业素养的关键。

公文写作应严格遵循以下基本原则：

1.准确规范原则：内容必须真实准确，符合党和国家的方针政策、法律法规，符合客观实际情况。用词造句必须精准恰当，避免歧义。格式必须符合国家统一规定。

2.简明扼要原则：行文力求简洁明了，直奔主题，避免空话、套话、冗余信息，以最少的文字表达最核心的内容，提高阅读和办理效率。

3.庄重得体原则：公文代表单位意志，语言风格应庄重、平实、严谨、得体，符合发文机关的身份和行文目的，避免使用口语化、随意化或夸张的表达。

4.时效原则：公文的制发和处理必须及时、迅速，以适应公务活动的需要，避免因延误造成工作被动。

5.保密原则：严格遵守保密纪律，对于涉及国家秘密、工作秘密的公文，必须按规定标注密级，并采取相应的保密措施。

二、公文写作的基本规范要求

（一）明确行文目的与受众

动笔之前，首先要清晰把握行文的目的是什么？是请示事项、汇报工作、通知部署，还是商洽事宜？同时要明确受众是谁？是上级机关、平级单位，还是下级部门或广大群众？不同的行文目的和受众，决定了公文的文种选择、内容侧重、语气措辞和格式要求。例如，向上级请示工作，语气应谦逊、肯定；对下级部署任务，应明确、有力；与平级单位商洽，应礼貌、协商。

（二）材料收集与主题提炼

公文写作不是凭空臆造，必须以充分的事实为依据。要围绕行文目的，全面、准确地收集相关材料，包括政策依据、数据信息、实际情况等。在掌握材料的基础上，进行深入分析研究，提炼出鲜明、集中的主题。主题是公文的灵魂，所有内容都应围绕主题展开，服务于主题的表达。

（三）结构谋篇与逻辑组织

公文的结构一般包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、抄送机关等部分。正文是公文的核心，其内部结构通常遵循“提出问题—分析问题—解决问题”或“总—分—总”的逻辑思路。常见的结构方式有总分式、递进式、并列式等。谋篇布局时，要确保层次分明、条理清晰、逻辑严密，段落之间过渡自然，首尾呼应。

（四）语言表达与文风锤炼

公文语言是一种特殊的书面语言，要求：

*准确无误：用词必须精准，避免模糊不清、模棱两可的词语。时间、地点、人物、事件、数据等要素要确凿无疑。

*简明扼要：用最简练的文字表达最丰富的内容，删繁就简，力戒空话、套话、废话。

*庄重规范：使用规范的书面语，避免口语、方言、网络用语。恰当使用公文专用语，如“兹定于”、“为荷”、“妥否，请批示”等。

*平实得体：语言风格应朴实无华，实事求是，根据行文对象和内容选择合适的语气。

（五）格式规范与排版要求

公文格式是公文严肃性和规范性的重要体现，必须严格按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）执行。这包括：

*用纸规格：A4型纸。

*排版要求：页边距、字体、字号、行距等应符合标准。一般标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，特定要素如发文字号、签发人、成文日期等有专门规定。

*装订要求：左侧装订，不掉页。

*页码标注：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线。

三、常见公文文种写作范例与要点

（一）通知

适用范围：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。是使用频率最高的文种之一。

主要特点：广泛性、周知性、执行性。

范例：

关于召开XX工作推进会的通知

各相关部门、各直属单位：

为进一步总结前期XX工作进展情况，分析当前面临的形势与挑战，部署下一阶段重点任务，确保年度目标顺利完成，经研究决定，召开XX工作推进会。现将有关事项通知如下：

一、会议时间：YYYY年MM月DD日（星期X）上/下午HH:MM

二、会议地点：单位XX会议室

三、参会人员：各部门、各直属单位负责人及相关业务骨干（名单附后）

四、会议主要内容：

1.通报前期XX工作总体情况；

2.部分单位作经验交流发言；

3.分管领导就下一阶段工作提出