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办公自动化系统规范制度

一、总则

办公自动化（OA）系统是提升企业内部管理效率、优化工作流程的重要工具。为确保系统的高效、稳定运行，特制定本规范制度。本制度适用于所有使用OA系统的员工，旨在规范操作行为，保障信息安全，提高工作效率。

二、系统使用规范

（一）账号管理

1.员工应妥善保管个人账号及密码，严禁与他人共享或泄露。

2.如发现账号异常或密码泄露，需立即向IT部门报告，并及时修改密码。

3.离职员工需及时交还账号，并由IT部门注销其系统权限。

（二）日常操作规范

1.登录系统：每日工作开始前，使用个人账号及密码登录OA系统。

(1)正确输入用户名和密码，避免使用公共设备登录。

(2)如忘记密码，需通过预设的找回流程重置，不得随意重置他人账号。

2.文件管理：

(1)文件上传前需确认格式符合系统要求（如文档不超过10MB，图片不超过5MB）。

(2)文件命名需规范，采用“项目名称-日期-编号”的格式，便于检索。

(3)重要文件需定期备份，个人重要文件建议每月备份一次。

3.流程审批：

(1)提交审批时需填写完整的事由，并附上相关附件。

(2)审批过程中需及时跟进状态，避免因延迟处理导致工作延误。

(3)审批完成后，需妥善保存审批记录，以备后续查阅。

（三）信息安全

1.禁止在系统中下载不明来源的文件，防止病毒感染。

2.系统登录时，如长时间未操作，需自动退出，避免账号被占用。

3.如发现系统存在漏洞或异常，需立即停止使用并报告IT部门。

三、系统维护与监督

（一）IT部门职责

1.定期检查系统运行状态，确保服务器稳定。

2.每月进行一次数据备份，并存储在安全的环境中。

3.对系统漏洞进行及时修复，并更新安全补丁。

（二）员工监督

1.员工应配合IT部门进行系统维护，如实反馈使用问题。

2.对于违反本规范的行为，将视情节严重程度进行相应处理。

3.每季度组织一次系统使用培训，提升员工操作技能。

四、附则

1.本制度自发布之日起生效，由IT部门负责解释。

2.未来根据实际需求，可对本制度进行修订，修订后将另行通知。

一、总则

办公自动化（OA）系统是提升企业内部管理效率、优化工作流程的重要工具。为确保系统的高效、稳定运行，特制定本规范制度。本制度适用于所有使用OA系统的员工，旨在规范操作行为，保障信息安全，提高工作效率。

二、系统使用规范

（一）账号管理

1.员工应妥善保管个人账号及密码，严禁与他人共享或泄露。

员工个人账号密码是访问OA系统的唯一凭证，不得以任何理由（如工作需要、相互帮助等）提供给他人使用。

如因工作需要临时借用他人账号，必须经过IT部门审批，并记录借用时间和用途，借用时间不得超过2小时。

2.如发现账号异常或密码泄露，需立即向IT部门报告，并及时修改密码。

账号异常包括但不限于：密码错误次数过多被锁定、收到他人关于账号操作的陌生邮件或信息、账号被盗用进行非法操作等。

发现账号异常后，应第一时间通过OA系统内的“密码修改”功能或联系IT部门协助重置密码。同时，检查近期的操作记录，确认是否有人冒用账号。

3.离职员工需及时交还账号，并由IT部门注销其系统权限。

员工离职（包括内部调动、退休等）时，必须在本岗位工作结束后的1个工作日内，通过OA系统内的“个人信息变更”模块或向直接上级提交申请，正式交还账号。

IT部门在收到交还申请后，将在2个工作日内完成账号权限的注销操作，并确保该账号无法登录系统。

（二）日常操作规范

1.登录系统：每日工作开始前，使用个人账号及密码登录OA系统。

1.1正确输入用户名和密码，避免使用公共设备登录。

用户名必须与员工工号或姓名保持一致，不得随意修改系统分配的用户名。

密码设置应遵循复杂度原则，至少包含大小写字母、数字和特殊符号的组合，长度不少于8位。

禁止使用生日、电话号码等容易被猜到的简单密码。

在公共区域（如咖啡厅、共享办公室）使用OA系统时，必须在使用完毕后彻底退出登录，并确保屏幕不被他人窥视。

1.2如忘记密码，需通过预设的找回流程重置，不得随意重置他人账号。

忘记密码时，应通过OA系统首页的“忘记密码”链接，按照提示输入注册邮箱或手机号，接收重置指令。

重置密码过程中，系统会要求设置新的密码，请参照密码设置原则进行操作。

若预设找回方式失效（如邮箱无法访问），需联系直接上级或IT部门，提供身份证明后，由IT部门协助重置密码。

2.文件管理：

2.1文件上传前需确认格式符合系统要求（如文档不超过10MB，图片不超过5MB）。

不同类型的文件上传大小限制可能不同，具体要求可在OA系统的“帮助文档”或“使用指南”中查询。

如文件过大，可进行压缩处理（如使用WinRAR、7-Zip等