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人事档案管理规范流程与注意事项

人事档案作为记录员工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况的重要载体，不仅是企业人力资源管理决策的重要依据，也是维护员工合法权益的关键凭证。因此，建立并严格执行规范的人事档案管理流程，对于提升企业管理水平、防范用工风险具有不可替代的作用。本文将从实际操作角度出发，详细阐述人事档案管理的规范流程与核心注意事项，以期为相关从业者提供有益参考。

一、人事档案管理的规范流程

人事档案管理是一项系统性工作，需遵循严谨的流程，确保档案材料的完整性、准确性和安全性。

（一）档案的建立与接收

员工入职是档案管理的起点。在此阶段，人力资源部门应负责收集员工提供的各类原始材料，主要包括但不限于身份证明、学历学位证明、职业资格证书、工作经历证明（如离职证明）、劳动合同、入职登记表以及照片等。对于应届毕业生，还需关注其学籍档案的转接情况。

关键步骤：

1.材料审核：对收集到的材料进行仔细核对，查验其真实性、有效性和完整性。例如，学历证书可通过学信网进行验证，工作经历证明需加盖原单位公章。发现材料缺失或存疑时，应及时与员工沟通补充或核实。

2.材料整理：对审核无误的材料进行初步整理，去除重复或无关的内容，按照一定的逻辑顺序（通常可参照档案材料分类标准）进行排序。

3.建档登记：为每位员工建立唯一的档案卷（或电子档案目录），详细记录档案编号、员工基本信息、建档日期等，并对接收的材料逐一登记。对于从外单位转入的档案，需认真核对档案转递通知单与档案材料是否相符，确认无误后办理接收手续。

（二）材料的收集与归档

员工在职期间，档案材料处于动态更新状态。人力资源部门应建立常态化的材料收集机制，确保重要信息及时归档。

关键步骤：

1.日常材料收集：明确各类材料的收集责任人与时限。例如，员工的年度考核表、奖惩决定、培训结业证书、职称评定材料、工资调整审批表、社会保险缴费记录、党团材料等，应在相关事项办理完毕后及时收集。

2.材料鉴别与筛选：并非所有员工材料都需归入人事档案。应依据档案管理规定，对收集到的材料进行鉴别，筛选出具有永久或长期保存价值、能客观反映员工德能勤绩廉情况的材料。

3.规范归档：将筛选后的材料进行分类、排序、编写页码、填写卷内目录。对于纸质材料，应使用符合档案管理要求的纸张和书写工具，避免使用易褪色的墨水或铅笔。归档时，需在档案目录中详细记录材料名称、形成日期、页数等信息，并由归档人签字确认。

（三）档案的日常管理与维护

档案的日常管理是确保档案安全与可用的核心环节，涵盖了档案的存放、查阅、借阅、复制、转递等多个方面。

关键步骤：

1.档案存放：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等“七防”条件。档案应存放在专用的档案柜中，按照档案编号或员工姓氏拼音顺序进行排列，便于查找。对于电子档案，需建立安全的存储服务器，定期备份，并采取严格的权限控制。

2.查阅与借阅：严格执行档案查阅、借阅制度。因工作需要查阅或借阅档案时，必须履行审批手续，由相关负责人签字同意。查阅档案时，一般应在指定的阅档室进行，原则上不得带出阅档室。确需借出的，须经更高级别负责人批准，并限期归还。查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅和借阅情况均需详细登记，包括查阅人、查阅事由、查阅时间、借阅档案编号、归还日期等。

3.档案转递：当员工发生调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等情况时，其人事档案需要转出。转递档案应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。转出前，需核对档案材料是否齐全，并填写档案转递通知单，注明材料份数、页数等，由接收单位在回执上签字盖章后存档备查。接收外单位转来的档案，同样需核对无误后办理接收登记。

4.信息更新：员工的基本信息（如联系方式、家庭住址）发生变更，或产生新的档案材料（如晋升、培训）时，应及时对档案内容进行更新，确保档案信息的时效性。

（四）档案的鉴定与销毁/转递

对于离职员工的档案，应按照国家相关规定和企业内部制度进行管理。

关键步骤：

1.保管期限：离职员工档案的保管期限应严格遵照国家规定执行。对于不同情况的离职员工，其档案保管期限有所不同，期满后需进行鉴定。

2.鉴定销毁：对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行鉴定。鉴定后，对确需销毁的档案，应编造销毁清册，报单位负责人批准后，在指定地点、由两人以上负责监销，并在销毁清册上签字确认，严禁个人私自销毁档案材料。

3.转递公共就业和人才服务机构：对于不符合销毁条件或按规定应转递的离职员工档案，应及时转递至其户籍所在地或就业所在地的公共就业和人才服务机构。

二、人事档案管理的核心注意事项

在遵循上述流