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档案数字化管理师工艺作业操作规程

文件名称：档案数字化管理师工艺作业操作规程

编制部门：

综合办公室

编制时间：

2025年

类别：

两级管理标准

编号：

审核人：

版本记录：第一版

批准人：

一、总则

本规程适用于档案数字化管理过程中的所有操作环节。为确保档案数字化管理工作的顺利进行，保障档案信息安全，特制定本规程。基本要求如下：

1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和标准规范。

2.操作人员须具备一定的计算机操作技能和档案管理知识。

3.操作过程中必须遵循安全、保密、规范、高效的原则。

4.定期对操作人员进行培训，提高其业务水平和工作能力。

二、操作前的准备

1.防护措施：

-操作人员应穿戴符合要求的防护装备，如防静电手套、防尘口罩等，以减少对档案资料的潜在损害。

-严格控制操作室内的温湿度，确保档案资料在适宜的环境中存储和操作。

-操作室内应配备灭火器材，以应对突发火灾。

2.设备状态确认：

-检查计算机系统是否正常运行，包括操作系统、驱动程序等，确保无病毒、无异常。

-检查扫描仪、扫描卡、数据线等设备是否完好，连接是否牢固。

-确认存储设备（如硬盘、光盘等）的读写速度和存储空间是否满足需求。

3.环境检查：

-检查操作室内的通风情况，确保室内空气质量，避免潮湿、高温等不利因素。

-检查地面、桌面等操作区域是否清洁，无杂物，以防操作过程中造成资料损坏。

-确认电源稳定，避免操作过程中因电压波动导致设备损坏或数据丢失。

4.档案资料准备：

-将待数字化处理的档案资料按照类别、时间等要求进行整理、分类。

-对损坏、皱褶、霉变的档案资料进行必要的修复和清洁处理。

-检查档案资料的完整性，确保无遗漏、缺失。

5.工作流程及权限确认：

-熟悉档案数字化管理的工作流程，明确各环节的责任和任务。

-确认操作人员的权限，避免未经授权的人员操作档案资料。

6.安全检查：

-对操作过程中可能涉及的数据传输、存储、备份等环节进行安全检查，确保信息安全。

-对操作过程中产生的电子文档进行加密处理，防止未授权访问。

7.操作培训：

-对操作人员进行档案数字化管理操作的培训，使其熟悉操作流程、设备使用及注意事项。

-定期对操作人员进行业务考核，确保其具备熟练的操作技能。

三、操作的先后顺序、方式

1.操作顺序：

a.首先进行设备状态检查，确保扫描仪、计算机等设备正常运行。

b.然后进行档案资料准备，对资料进行分类、整理，并修复损坏部分。

c.接着进行环境检查，确保操作室内的温湿度、通风等条件适宜。

d.进行操作人员身份验证，确认操作人员权限。

e.开始档案数字化扫描操作，按照资料类别和时间顺序依次进行。

f.扫描完成后，对电子文档进行初步检查，确保扫描质量。

g.对数字化后的档案资料进行备份，并存档。

h.操作结束后，进行设备关闭和档案资料整理，确保现场整洁。

2.作业方式：

a.扫描操作时，应保持档案资料平放，避免折叠或倾斜。

b.使用扫描仪时，根据档案资料大小选择合适的扫描模式。

c.操作过程中，注意保持操作室内的安静，避免干扰。

d.档案资料数字化过程中，应遵循“先易后难”的原则，先处理扫描难度较低的资料。

3.异常处置：

a.如发现设备故障，立即停止操作，并报告上级进行处理。

b.操作过程中，若发现档案资料损坏，应立即停止扫描，并采取措施进行修复。

c.若扫描结果不符合要求，如图像模糊、信息丢失等，应重新扫描或采取其他补救措施。

d.操作过程中，如遇电力故障，应立即关闭所有设备，避免数据丢失。

e.如发现信息安全问题，应立即停止操作，并采取相应措施保障信息安全。

4.质量控制：

a.对数字化后的档案资料进行质量检查，确保图像清晰、信息完整。

b.对检查不合格的档案资料，应重新扫描或采取其他措施进行改进。

c.质量检查合格后，方可进行下一步操作。

四、操作过程中设备的状态

1.正常状态指标：

a.计算机系统运行稳定，无异常提示或错误信息。

b.扫描仪工作正常，扫描速度符合要求，图像输出清晰。

c.存储设备读写速度快，无数据损坏或丢失现象。

d.网络连接稳定，数据传输无延迟。

e.操作室内温湿度适宜，无异常波动。

f.电源供应稳定，电压在正常范围内。

2.异常现象识别：

a.计算机系统出现蓝屏、死机、频繁重启等现象。

b.扫描仪扫描速度变慢，图像输出模糊或出现条纹。

c.存储设备读写速度下降，出现数据损坏或丢失。

d.网络连接不稳定，数据传输出现中断或延迟。

e.操作室内温湿度异常，出现潮湿、高温或低温现象。

f.电源供应不稳定，电压波动超出正常范围。