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采购管理流程及模板库
一、适用范围与应用场景
本采购管理流程及模板库适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购业务管理，覆盖从需求提出到付款结算的全过程。具体应用场景包括：
生产型企业：原材料、零部件、设备采购；
服务型企业：办公用品、服务外包（如咨询、IT支持）、营销物料采购；
项目型企业：项目专项物资、服务采购；
行政管理部门：固定资产（如电脑、办公家具）、低值易耗品批量采购。
无论采购金额大小、品类复杂程度，均可通过标准化流程实现采购规范化、透明化，降低采购风险，提升采购效率。
二、采购管理全流程操作步骤
采购管理需遵循“需求导向、合规优先、性价比最优”原则，分为以下6个核心步骤，各环节责任部门需明确分工、协同推进：
（一）采购需求提出与确认
责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）
操作内容：
需求发起：需求部门根据业务计划（如生产排程、项目进度、日常办公消耗），填写《采购申请单》，明确以下信息：
物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）；
需求数量、用途（如“生产A产品”“行政办公”）；
期望到货日期、预算金额（若有）；
特殊要求（如质量认证标准、交付地点）。
需求审核：需求部门负责人审核需求的合理性（如数量是否匹配实际消耗、预算是否在部门额度内），签字确认后提交至采购部门。
输出文件：《采购申请单》（详见模板1）
（二）采购申请审批
责任部门：采购部门、财务部门、管理层
操作内容：
采购部门初审：采购部门核对《采购申请单》的完整性（如规格型号是否清晰、预算是否明确），并评估采购品类是否属于企业集中采购目录（若企业有集中采购制度）。
财务部门复审：财务部门审核预算匹配性（如申请金额是否超出年度/季度预算、资金来源是否合规），重点核查大额采购（如超过万元）的预算批复文件。
管理层终审：根据采购金额及企业授权制度，由对应层级管理者审批（如：
金额≤5000元：需求部门负责人+采购部门负责人双签；
5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部门负责人+财务部门负责人审批；
金额＞5万元：需总经理/分管副总审批）。
注意事项：紧急采购（如生产突发故障需立即更换的零部件）可启动“紧急审批流程”，需求部门需在《采购申请单》中标注“紧急”原因，事后补全审批手续。
输出文件：审批通过的《采购申请单》
（三）供应商选择与管理
责任部门：采购部门、质检部门（如适用）、需求部门
操作内容：
供应商寻源：
根据采购品类，通过企业合格供应商库、公开招标、询价比价（至少3家供应商）、行业推荐等方式筛选潜在供应商；
新供应商需提交《供应商资质表》（含营业执照、相关行业资质证书、生产/经营许可等），采购部门审核资质真实性。
供应商评估与确定：
对比各供应商的报价、交货周期、质量保证能力、售后服务、合作历史（若有），填写《供应商评估表》（详见模板2）；
大额或关键物料采购（如原材料、核心设备），需组织需求部门、质检部门进行现场考察（如生产规模、质检流程）；
综合评估后，选择最优供应商，结果需按权限审批（如单一来源采购需附《单一来源采购说明》）。
供应商信息更新：定期（如每季度）对合作供应商进行复评，更新供应商等级（A/B/C类），淘汰不合格供应商。
输出文件：《供应商资质表》《供应商评估表》《询价比价记录表》
（四）采购订单执行
责任部门：采购部门、法务部门（如适用）
操作内容：
订单制作：采购部门根据审批通过的《采购申请单》及确定的供应商信息，制作《采购订单》（详见模板3），明确以下条款：
供应商名称、联系方式、地址；
物品/服务名称、规格型号、数量、单价、总金额；
交货日期、交货地点、运输方式；
质量标准、验收方式、付款条件；
违约责任（如逾期交货、质量不达标处理办法）。
订单审批：采购部门负责人审核订单信息准确性，法务部门审核合同条款（若金额较大或需签订正式合同），最终由采购总监/总经理审批。
订单下达：审批通过后，将《采购订单》正式发送给供应商（加盖企业公章或电子签章），并同步告知需求部门及仓库。
输出文件：《采购订单》（含订单审批记录）
（五）入库验收与质量确认
责任部门：仓库部门、质检部门、需求部门
操作内容：
到货核对：供应商送货至指定地点后，仓库部门根据《采购订单》核对实物数量、包装是否完好，若有差异（如数量短缺、外观损坏），需当场记录并反馈采购部门。
质量检验：
一般物品：仓库部门检查合格证、生产日期等信息，确认无误后办理入库；
关键物料/服务：需质检部门或需求部门进行专业检测（如原材料成分检测、软件功能测试），填写《检验报告》（详见模板4）。
入库确认：验收合格后，仓库填写《入库单》（详见模板5），注明入库数量、库位、验收人员签字；不合格品则填写《不合格品处理单》，联系供应商退换货或索赔。
单据传递：仓库
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