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中文科技期刊数据库（文摘版）社会科学

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中级档案管理员在数字化时代的职能转变分析

刘建平

河北省临漳县卫生健康局，河北邯郸056600

摘要：随着数字化技术的迅速发展，档案管理领域正经历深刻的变革，档案管理的复杂性和技术要求显著提升。

为了应对电子档案的普及和信息安全的挑战，中级档案管理员的职能正在发生转变。本文旨在探讨这些职能的

变化，分析数字化时代对档案管理各个方面提出的新要求，以及中级档案管理员如何通过新技能的掌握和管理

理念的更新来适应新时代的需求。

关键词：大数据；中级档案管理员；智能化管理；职能转变

中图分类号：G270.7

0引言要定期检查这些设备的有效性，并确保库房内禁止明

火，避免因火灾导致档案损毁。中级档案管理员需定

传统的档案管理方式主要依赖于纸质档案的收集、

期进行库房的清洁和整理，防止灰尘和杂物堆积。库

整理和保管，这种模式在信息化浪潮中逐渐暴露出效

房的温度和通风状况也需要保持在适宜的范围内，以

率低、管理难度大等问题。随着电子档案和多媒体资

防止温度过高或空气不流通对档案造成不利影响。管

料的普及，档案管理的复杂性和技术要求显著提升，

理员需合理规划档案的存储位置，确保不同类型和不

特别是在大数据和人工智能广泛应用的背景下档案管

同年份的档案能够有序排列，便于日后的查找和利用。

理不仅要关注信息的保存，还要兼顾数据的安全性、

对于长期保存的档案，还需定期进行检查，发现问题

隐私保护和信息利用的效率。因此，中级档案管理员

时及时处理。在传统档案管理体系中，档案的借阅流

的角色和职能正在发生深刻变革，如何适应这一转型

程主要依赖人工操作，中级档案管理员负责管理档案

成为当前档案管理工作的重要课题。

的借阅和归还，确保档案在使用过程中不被损坏或丢

1中级档案管理员过去的职能失。

1.1档案收集与整理1.3档案利用服务

过去的中级档案管理员主要负责从各个部门获取档案查询在没有数字化系统支持的背景下完全依

形成的纸质文件（包括公文、报告、合同、图纸等），赖人工操作。中级档案管理员负责维护和使用档案目

对其进行人工审核和筛选后归档。中级档案管理员在录卡片系统，卡片上记录了档案的编号、标题、内容

完成档案材料的收集后会根据文件的性质、内容、形摘要、形成时间以及存放位置等关键信息。用户在提

成部门等标准对档案进行人工分类和编目。档案材料出档案查询请求后，管理员首先需通过查阅目录卡片

在这些工作完成后被放入专门的档案盒中，并按类存来确定档案的具体存放位置。随后管理员手动查找实

放在档案库房的架子上，按照既定的顺序排列以便于体档案以完成查询工作。这种手动操作流程较为繁琐、

日后的查找和利用。耗时较长，尤其面对大量查询请求时容易出现错误风

1.2档案保管与维护