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行政人员出差预算审批管理模板

一、适用范围与场景说明

本模板适用于公司全体员工因公出差（含境内/境外、短期/长期）的预算申请、审批、执行及报销管理全流程。具体场景包括但不限于：

参加行业会议、客户拜访、项目调研等公务活动；

外地项目支持、分支机构协作等异地办公；

经公司批准的其他因公出差事项。

无论出差人员为普通员工、部门负责人还是高管，均需通过本模板完成预算审批，保证费用支出的合理性、可控性与合规性。

二、出差预算审批全流程操作指南

（一）出差申请与预算编制

发起出差申请

出差人（或部门助理）登录公司OA系统（或填写纸质《出差申请单》），填写出差基本信息：出差人姓名*、所属部门、职位、出差事由、起止时间、目的地、同行人员（若有）、出差目的及预期成果。

附件：需附出差必要性证明材料，如会议通知、客户邀请函、项目任务书等（由部门负责人审核附件真实性）。

编制出差预算明细

出差人根据公司《差旅费管理办法》标准（如交通方式限级、住宿费上限、伙食补助标准等），结合出差实际需求，编制《出差预算申请表》，明细包括：

交通费：往返交通方式（高铁/飞机/汽车等）、单价、数量、小计（如：高铁二等座元/张×2张=元）；

住宿费：每晚住宿标准（按城市级别分档，如一线城市不超过元/晚）、住宿晚数、小计；

伙食补助：标准金额（如元/天）、出差天数、小计；

市内交通费：标准金额（如元/天）、天数、小计；

业务招待费（如需）：招待事由、标准、人数、小计（需提前说明招待对象及业务关联性）；

其他费用：如资料打印、通信补贴等（需注明用途及计算依据）。

预算总额需大写+小写填写，并由出差人签字确认。

（二）部门审核与初步把关

部门负责人审核

部门负责人*收到出差申请及预算后，重点审核：

出差的必要性：是否符合部门年度工作计划或当前业务优先级；

业务关联性：出差内容是否与岗位职责、项目目标直接相关；

预算合理性：费用标准是否符合公司规定，是否存在超预算、虚报预算情况。

审核通过：在《出差预算申请表》“部门审核意见”栏签字确认，并提交至财务部；

审核不通过：注明退回原因（如“出差事由不明确”“住宿费超标”），退回出差人修改后重新提交。

（三）财务复核与合规审查

财务专员复核

财务部专员*收到预算申请后，重点复核：

费用标准合规性：对照公司《差旅费管理办法》，检查交通方式是否符合职级（如高管可乘飞机经济舱，普通员工需乘高铁）、住宿费是否超城市标准、伙食补助是否按天计算等；

预算计算准确性：核对各项费用单价×数量是否正确，总额计算无误；

附件完整性：确认出差必要性证明材料是否齐全（如无会议通知则需补充说明）。

复核通过：在“财务复核意见”栏签字，标注“同意”，并根据预算金额划分审批权限；

复核不通过：注明具体问题（如“飞机票超预算，建议改乘高铁”“招待费未附招待对象说明”），退回部门或出差人调整。

（四）分级审批与权限确认

根据公司“分级授权”原则，按预算金额划分审批权限（以下标准为示例，具体以公司实际制度为准）：

预算总额≤5000元：由部门负责人审批（财务部复核通过后生效）；

5000元＜预算总额≤20000元：由分管副总*审批；

预算总额＞20000元：由总经理*审批。

审批人需在《出差预算申请表》“领导审批意见”栏签署“同意”或“不同意”意见，明确审批日期。若审批不通过，需注明原因（如“预算偏高，压缩至元内可批”）。

（五）预算执行与动态管控

出差前备案

预算审批通过后，出差人需将最终版《出差预算申请表》复印件提交至行政部备案（或在OA系统标记“已审批”状态），作为出差期间费用支出的依据。

途中费用控制

出差人需严格按照审批预算执行，不得超标准消费（如擅自升舱、入住超标酒店）；

若因特殊情况（如行程延长、临时增加客户拜访）导致预算超支，需提前通过OA系统或邮件向审批人申请“预算调整”，说明调整原因、新增费用明细，经审批人书面同意后方可执行（紧急情况可先电话请示，后补书面流程）。

（六）报销与归档管理

报销时限与材料

出差结束后5个工作日内，出差人需整理报销材料，提交至财务部：

《出差费用报销明细表》（需与预算表对应，注明实际发生费用与预算的差异）；

合规发票（发票抬头为公司全称，税号准确，需与消费主体一致）；

交通凭证（如机票行程单、高铁票、打车发票等，需注明起止时间、地点）；

住宿凭证（酒店发票、入住登记单，需显示入住人姓名、日期）；

其他证明材料（如业务招待需附菜单、参与人员签字确认）。

财务审核与报销

财务部核对报销材料与审批预算的一致性，重点检查：

实际费用是否≤预算金额（超预算部分需提供额外审批材料）；

发票真伪及合规性（避免虚假发票、连号发票）；

费用归属期间是否与出差时间匹配。

审核通过后，按公司财务流程支付报销款；审核不通过，注明退回原因，要求补