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采购合同合规审查与操作指南

一、指南概述与适用范围

本指南旨在规范企业采购合同全流程的合规性审查操作，降低合同履行风险，保障企业合法权益。适用于企业各类采购合同（包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等）的签订前审查、履行中监控及归档管理环节，涉及采购部门、法务部门、财务部门及业务部门等相关岗位人员。

二、适用场景与触发条件

在以下场景中，需严格依据本指南开展采购合同合规审查：

新签合同审查：企业与供应商首次签订采购合同，或原有合同条款发生重大变更时；

重大采购项目：单笔采购金额超过[企业规定金额，如10万元]或涉及核心业务、关键物资的采购合同；

供应商资质更新：供应商营业执照、生产许可证、行业资质等证照到期前或更新后，需重新核实其履约能力；

合同履行争议：合同履行中出现质量不符、交付延迟、付款争议等问题，需通过审查合同条款明确责任时；

年度合规检查：企业定期开展采购业务合规性自查，需对历史合同进行批量审查。

三、全流程操作步骤详解

（一）审查准备阶段

资料收集

采购部门需向法务部门提交以下完整资料：

（1）《采购申请审批表》（含部门负责人签字、预算编号）；

（2）供应商资质文件（复印件加盖公章）：营业执照、法定代表人身份证明、相关行业资质（如ISO9001认证、特种设备生产许可证等）、近一年度财务报表（若为大额采购）；

（3）采购合同草案（需包含完整合同文本、附件如技术参数、交付标准等）；

（4）招投标文件或谈判记录（若有）；

（5）previouscooperationevaluationreport（如有历史合作需提交供应商履约评价报告）。

审查分工明确

成立审查小组，明确各角色职责：

采购部门：对供应商资质真实性、采购需求合理性、价格公允性负责；

法务部门：对合同条款合法性、合规性、完整性、逻辑严密性负责；

财务部门：对付款方式、税费承担、发票合规性、资金安排合理性负责；

技术部门（若涉及）：对产品技术参数、质量标准、验收方法负责。

（二）合规审查阶段

1.主体资格审查

审查要点：

（1）供应商是否为依法注册并有效存续的企业，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖本次采购内容；

（2）供应商法定代表人或授权代表签字是否真实，授权委托书是否加盖公章且在授权期限内（需核对授权委托书原件）；

（3）是否存在供应商为分支机构但未提供总公司授权书的情况，或供应商为特殊行业（如食品、医疗器械）是否持有相关经营许可。

审查标准：资质文件齐全、真实有效，经营范围与采购内容匹配，授权手续完备。

2.合同条款审查

核心条款审查清单：

条款类别

审查内容

标的物描述

名称、规格、型号、数量、技术参数是否与采购需求一致，模糊表述（如“优质产品”）是否明确为具体标准

质量标准与验收

是否约定国家/行业标准、企业标准或双方确认的技术文件，验收期限、方法、异议处理流程是否清晰

履行期限与地点

交付/服务完成时间是否合理，履行地点（如“买方仓库”“供应商工厂”）是否明确，涉及风险转移的界定是否准确

价格与支付

单价、总价是否与招投标文件或谈判记录一致，付款条件（如“验收合格后30日内”）是否明确，支付方式（转账/承兑汇票）及税费承担方是否清晰

交付与运输

运输方式、费用承担方、毁损灭失风险转移节点是否明确，特殊物资（如易碎品、危化品）的运输要求是否约定

违约责任

是否约定双方违约的具体情形及责任（如逾期交货的违约金比例、质量不符的赔偿范围），违约金是否合理（不超过实际损失的30%）

争议解决

是否约定明确的争议解决方式（诉讼/仲裁），管辖法院/仲裁机构是否唯一且符合《民事诉讼法》规定（如“由买方所在地人民法院管辖”）

保密与知识产权

是否约定保密范围、期限及违约责任，涉及第三方技术的知识产权归属是否明确，避免侵权风险

合同生效与终止

生效条件（如签字盖章后生效、附条件生效）是否明确，终止情形（如不可抗力、一方违约）及后续处理是否约定

3.风险点专项审查

法律风险：是否存在“霸王条款”（如“供应商对任何损失承担责任”），合同是否违反《民法典》《招标投标法》等强制性规定；

商业风险：供应商履约能力不足（如资产负债率过高、无同类项目业绩）、价格波动风险（是否约定调价机制）、依赖单一供应商风险；

财务风险：付款节点是否与合同履行进度匹配，是否存在预付款比例过高（一般不超过30%）的风险，发票类型（增值税专用发票/普通发票）是否符合企业抵扣要求。

（三）审批与修订阶段

审查意见反馈

审查小组在收到资料后[3-5个工作日]内完成审查，出具《采购合同合规审查意见表》（模板见第四章），列明审查结论（通过/不通过/需修订）及具体修改意见。

合同修订与复核

采购部门根据审查意见与供应商协商修订合同，修订后重新提交法务部门复核；若涉及重大条款变更（如价