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不续签劳动合同通知函

一、引言

在劳动关系管理中，劳动合同的终止与续订是常见的环节。当用人单位基于客观情况或战略调整，决定不再与员工续订劳动合同时，一份规范的《不续签劳动合同通知函》便成为确保双方权益、避免劳动争议的关键文件。作为一份正式的法律文书，它不仅关系到用人单位的合规管理，也直接影响到劳动者的合法权益。因此，在草拟和发出此类通知时，务必确保其内容准确、措辞严谨、程序合法。

二、通知函正文结构与撰写要点

一份标准的《不续签劳动合同通知函》应包含以下核心要素，各部分的撰写需力求清晰、明确、无歧义：

（一）标题

标题应直接点明文件性质，例如：“关于不续签劳动合同的通知”或“劳动合同到期不续签通知书”。

（二）称谓

明确接收通知的员工姓名，例如：“尊敬的[员工姓名]先生/女士：”。

（三）正文内容

1.合同基本信息确认：

开篇应清晰陈述员工当前劳动合同的基本情况，包括合同期限（自X年X月X日至X年X月X日）以及合同即将到期的事实。这是整个通知的事实基础，必须准确无误。例如：“您与我公司于X年X月X日签订的《劳动合同》（合同编号：[可选项]）将于X年X月X日到期。”

2.不续签决定的明确告知：

这是通知的核心内容，需直截了当、清晰无误地表明公司经研究决定，在现有劳动合同到期后，将不再与该员工续订新的劳动合同。避免使用模糊或易引起误解的表述。例如：“经公司管理层综合评估，现正式通知您，在上述劳动合同期限届满后，公司决定不再与您续订新的劳动合同。”

3.（可选）不续签原因的简述（建议客观中立）：

虽然法律并未强制要求用人单位必须说明不续签的具体原因，但从人性化管理和减少误解的角度出发，可以简要、客观地提及原因。需注意，原因的表述应避免主观臆断或带有歧视性、侮辱性的言辞，建议从公司经营需要、岗位调整、组织架构优化等客观角度阐述。例如：“此决定主要基于公司[简述原因，如：业务发展方向调整、相关岗位优化等]的考虑。”若公司选择不阐述原因，此部分可省略。

4.劳动合同终止日期：

明确告知员工双方劳动关系将于原劳动合同到期日正式终止。例如：“因此，您与我公司的劳动关系将于X年X月X日（即原劳动合同到期日）正式终止。”

5.工作交接与离职手续办理：

明确要求员工在劳动合同终止日前，按照公司规定和岗位职责要求，办理完毕所有工作交接手续，包括但不限于文件资料、办公用品、电子设备、未了事项的交接等。同时，告知员工公司将在其办结所有离职手续后，结算并支付其工资、经济补偿（如适用）及其他应付款项。例如：“请您在X年X月X日前，按照公司《员工手册》及相关规定，配合完成所有工作交接事宜，并前往人力资源部办理离职手续。公司将在您办结所有离职手续后，依照国家相关法律法规及公司制度，向您结清工资、[经济补偿金（如适用）]及其他相关费用。”

6.经济补偿的说明（如适用）：

若符合《中华人民共和国劳动合同法》规定的应当支付经济补偿的情形（通常是指用人单位提出不续签，且员工不存在法定可不支付情形的），应明确告知员工公司将依法支付经济补偿，并可简要说明计算依据（如工作年限、月工资标准等，具体金额可另行核算后书面告知或在办理离职手续时明确）。例如：“根据《中华人民共和国劳动合同法》相关规定，公司将向您支付相应的经济补偿。经济补偿的计算将以您在本公司的工作年限及劳动合同终止前十二个月的平均工资为依据，具体金额将在您办理离职手续时由人力资源部向您书面说明。”

7.最后工作日期：

再次强调员工的最后工作日期，通常与劳动合同终止日期一致。例如：“您的最后工作日期为X年X月X日。”

（四）结尾

表达对员工在职期间贡献的感谢，并对其未来发展致以祝愿，体现人文关怀。例如：“感谢您在职期间为公司所做的贡献。我们衷心祝愿您未来事业顺利，发展顺遂。”

（五）落款

包括发函单位全称（并加盖公章）、人力资源部（或具体经办部门）名称（可选）、发函日期。例如：

“[公司全称]（公章）

人力资源部（可选）

X年X月X日”

三、撰写与发出注意事项

1.遵守法定提前通知期：虽然法律并未强制要求用人单位在劳动合同到期前必须提前多少天通知员工不续签，但从管理实践和避免员工措手不及的角度，建议提前三十日书面通知。若未能提前通知，也应在合理期限内告知。

2.确保送达有效：通知函应送达员工本人。建议采用当面签收的方式，并保留签收记录。若无法当面送达，可采用邮寄方式（如EMS等可追踪的快递），邮寄地址应为员工在公司预留的通讯地址，并在邮件封面注明“不续签劳动合同通知函”等字样，保留邮寄凭证。

3.内容客观中立：不续签的原因阐述（如选择阐述）应客观、基于事实，避免加入主观评价或情绪化语言，以免引发不必要的争议。

4.程序合规：确保整个不续签流程符合公司内部规章制度及国家劳动法