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文件和资料操纵程序
修订
日期
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单号
修订内容摘要
页次
版次
修订
审核
批准
2011/03/30
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系统文件新制定
4
A/0
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文件和资料操纵程序
1.目的和适用范围
对与质量体系及产品质量有关的文件和资料进行操纵，确保在各相关场所使用文件的有效版本，以保证质量体系正常有效地运行。
本程序适用于公司有关部门及分公司、工程安装队的文件和资料的操纵。
2.相关/支持性文件
CKAZ200.24-2000?质量记录操纵程序?
3.术语
采纳QB/T6583-ISO8402：1994标准中的术语。
4.职责
4.1技术开发部负责本程序的编制、修订、解释和实施的回口治理。
4.2各部门、分公司、安装队设立专〔兼〕职文件资料治理员，负责办理文件的接收、登记、发放、回收、更改、保持、回档等治理工作。
5.工作程序
5.1受控文件
受控文件的分类和范围
.1治理性文件：包括质量保证手册、程序文件、工程质量方案、施工组织设计、公司或分公司制定的与质量有关的标准及，以及各部门制定的不定期公布的合格分供〔包〕方名单、执行标准名目、受控文件清单等。
.2技术性文件：包括专业作业指导书、施工技术方案、施工工艺及流转卡等。
.3外来文件：国家、行业及地点的有关、标准、标准、规程；顾客提供的设计文件，图纸资料等。
.4公司及各部门、各单位制订的与质量体系和产品质量有关的技术、质量及治理文件。
技术开发部负责编制及修订公司?受控文件清单?，各部门、分公司负责本部门、本单位受控文件清单的编制。
5.2文件和资料的批准和公布
质量体系文件〔质保手册、程序文件、作业性文件〕的编制、批准和公布按?质量体系文件治理?执行。
国家、行业及地点有关、标准、规程、标准的有效版本由技术开发部收集整理并编进?执行标准名目?中，经质量工艺部部长审核、总工程师批准后不定期予以公布。
顾客提供的设计文件、图纸资料经会审认可后，由技术负责人签字，作为有效文件进行受控治理。
公司及各部门、各单位制订的与质量有关的文件，由各部门、各单位负责人审核，经主管领导批准后实施。
5.3文件和资料的治理
文件的标识
.1对治理性文件的有效版本应加盖“受控〞印章。
.2对技术性文件的有效版本应加盖“已执行〞印章。
.3保持使用的文件加盖“保持〞印章。
文件的发放、领用
5.1受控文件的发放由文件治理员填写“文件发放审批表〞，经文件治理部门负责人批准后发放。
.2文件领用人在“文件发放记录表〞上签名领取质保手册和程序文件，每份文件应有不同的分发号，以便追溯。
.3当需要使用质保手册和程序文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应填写“文件发放审批表〞，经本部门负责人及文件治理部门负责人批准，到文件治理部门办理领用手续，公司内不得使用未加盖“受控〞印章的复印件，一经发现，文件治理员应立即收回。
文件的回收
.1作废的文件由文件资料治理员按“文件发放记录表〞收回并在表中记录，加盖“作废〞印章，经文件治理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保持的作废文件，经文件治理部门负责人批准后，由文件治理员加盖“保持〞印章可留作参考用。
.2及时收回调离工作岗位人员领取的质量文件。
.3假设发生文件丧失，责任人应写出书面检查，讲明缘故，报主管领导批审，文件治理员予以登记，备案存查或注销。文件应经有关负责人批准后再予以补发。
文件的回档、借阅。
.1质量体系文件经审核、批准后，原版文件由质量工艺部填写“回档登记表〞，并列进“受控文件清单〞中。存进软盘的文件也应由质量工艺部进行回档登记。为防止文件丧失，所有存进软盘的文件均应有备份。以软盘贮存的文件也应进行标识。
.2需借阅质量体系文件的人员，经文件治理部门负责人批准后可借阅文件，借阅者应在指定日期回还。
.3除质量体系文件以外的受控文件的回档、借阅按公司有关资料借阅制度执行。
文件的更改
当文件内容不符合质量活动的要求时，文件涉及部门应及时提出更改意见，填写文件更改申请单，报质量工艺部转文件编制部门按程序办理。
.1?质量手册?经公司总经理批准后，由质量工艺部负责组织更改。
.2程序文件经治理者代表批准后，由质量工艺部组织相应部门进行修改。
.3其他与质量有关的文件需经部门主管领导批准后，责任部门进行修改。
文件更改后须履行审批手续。文件更改后由该文件原审批部门负责人审批，如重新指定其它部门或人员审批时，该部门或人员应获得原审批所依据的有关背景材料，禁止未经授权和批准人同意而任意更改。
审批人员负责签发文件更改通知单，连同更改后的文件局部，交给文件治理员。
文件更改时，应由文件治理员收回发出的文件，按文件修改通知单要求进行更改或增加修改附页，并在修改页码上加盖更改印章。
5.4.5施工图纸
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