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商务洽谈函范文及撰写指南

一、标准商务洽谈函（战略合作意向类）

关于提议开展[具体合作领域]战略合作的洽谈函

[乙方全称]：

法定代表人：[乙方代表姓名]

地址：[乙方详细地址]

联系方式：[乙方电话/邮箱]

我方系[甲方全称]（以下简称“甲方”），专注于[甲方核心业务领域，如“智慧医疗解决方案研发与落地”“区域冷链物流网络建设”等]，凭借[甲方核心优势，如“十年医疗信息化技术积累”“覆盖华东五省的仓储配送体系”]，在行业内形成了成熟的服务能力与品牌影响力。

近期通过[信息获取渠道，如“行业峰会交流”“第三方推荐”“贵司公开披露的业务规划”]，获悉贵司在[乙方相关业务领域，如“基层医疗机构数字化升级”“生鲜电商供应链优化”]领域深耕多年，尤其在[乙方核心优势，如“县域医疗资源整合能力”“末端配送时效管理”]方面的成果令人瞩目。

基于双方在[合作契合点，如“技术研发与场景落地”“供应链上游与下游协同”]的优势互补性，我方拟与贵司探讨[具体合作方向，如“智慧诊疗设备联合研发、基层医疗服务网络共建”“冷链仓储资源共享、末端配送协同优化”]的战略合作可能。初步设想合作框架如下：

合作目标：整合双方资源，打造[合作成果定位，如“县域智慧医疗服务样板项目”“区域生鲜供应链效率标杆”]，实现经济效益与社会效益双赢；

合作范围：涵盖[具体业务范畴，如“设备研发、人员培训、运营维护”“仓储资源调配、物流路径规划、数据协同管理”]等领域，后续可根据需求拓展；

推进机制：建议成立联合工作小组，明确双方联络人及职责，通过定期会晤同步进展、解决问题。

为进一步细化合作方案，我方诚挚邀请贵司于[提议时间范围，如“2025年11月15日至25日期间”]选派代表与我方洽谈。我方将提前准备详细的合作可行性分析报告及初步方案，具体时间与地点可由贵司统筹确定。

如蒙应允，请于[回复截止日期，如“2025年11月10日前”]通过以下方式反馈：

联系人：[甲方联络人姓名]

电话：[甲方联系电话]

邮箱：[甲方联系邮箱]

我方坚信，此次合作将开启双方发展新篇章，期待与贵司携手共进。

附件：1.甲方企业简介及核心资源清单

2.初步合作框架建议书

[甲方全称]（盖章）

[法定代表人/授权代表签字]

[发函日期：XXXX年XX月XX日]

二、专项合作洽谈函（具体项目类）

关于[项目名称，如“XX社区健康服务中心数字化升级项目”]合作洽谈的函

[乙方全称]：

我方现就[项目名称]的实施，拟寻求贵司专业支持，具体事宜函告如下：

一、项目背景

为响应[政策依据，如“《“十四五”全民医疗保障规划》”]，我方计划对[项目实施对象，如“XX社区健康服务中心”]进行数字化升级，需实现[核心需求，如“电子病历系统与区域医疗平台互联互通、智能分诊与远程会诊功能落地”]，项目预算约[XX]万元，预计[XX]年XX月启动。

二、合作需求

恳请贵司提供[具体服务内容，如“定制化信息系统开发、硬件设备适配调试、医护人员操作培训”]，并满足以下要求：

系统需符合[行业标准，如“国家医疗健康数据安全规范”]；

项目交付周期不超过[XX]个月；

提供[XX]年免费运维服务。

三、洽谈提议

我方拟于[具体日期]上午9时，在[洽谈地点，如“甲方会议室（XX路XX号XX大厦X层）”]举行专项洽谈，需贵司明确项目报价、技术方案、交付保障措施等核心内容。请于[XX]年XX月XX日前反馈参会意向及代表信息。

联系人：[甲方联络人姓名]

电话：[甲方联系电话]

附件：1.项目需求说明书

2.甲方资质证明文件

[甲方全称]（盖章）

[发函日期：XXXX年XX月XX日]

三、商务洽谈函撰写核心指南

（一）结构规范要素

首部：明确标注双方全称、法定代表人、地址、联系方式，确保联络信息准确无误；

正文开篇：简要介绍自身资质与核心优势，说明知晓对方的渠道，建立合作信任基础；

核心内容：清晰阐述合作意向、初步框架（目标、范围、机制）或具体需求，避免表述模糊；

邀约条款：明确洽谈的时间范围、需准备的材料、回复方式及截止日期，提升沟通效率；

尾部：标注附件清单（如资质文件、方案摘要）、落款盖章与日期，符合商务文书规范。

（二）关键撰写原则

精准性：聚焦具体合作领域，避免泛泛而谈，如用“冷链物流路径优化合作”替代“物流领域合作”；

价值导向：突出双方优势互补性与合作带来的实际价值，而非单纯强调自身需求；

灵活性：邀约时间、合作细节等表述留有余地，体现协商诚意，如用“建议时间”而非“强制时间”；

合规性：涉