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规范询价采购函及流程案例

在现代商业运营中，询价采购作为一种常见的采购方式，因其流程相对简便、周期较短、成本较低等特点，被广泛应用于金额不大、技术规格相对标准或时间紧急的采购项目。然而，看似简单的询价采购，若操作不规范，极易引发效率低下、成本失控、甚至廉政风险等问题。本文旨在结合实践经验，系统阐述规范询价采购函的撰写要点与完整的操作流程，并辅以案例说明，以期为相关从业人员提供具有实用价值的参考。

一、规范询价采购函的核心要素与撰写要点

询价采购函是采购方向潜在供应商发出的正式邀约，其规范性直接影响报价的准确性、可比性以及采购过程的顺畅度。一份高质量的询价函应包含以下核心要素：

（一）清晰的询价主体与对象信息

函件抬头应明确注明询价方（采购单位）的全称、地址、联系人、联系方式（电话、邮箱）。同时，在函件开头需清晰指明被询价方（供应商）的全称，确保送达对象准确无误。

（二）明确的项目基本信息

1.项目名称：简洁、准确地概括采购内容。

2.项目编号：若采购单位有内部项目编号体系，应予以注明，便于双方档案管理与追溯。

3.采购内容及数量：这是询价函的核心。需详细列出拟采购货物或服务的品名、规格型号、技术参数、材质要求、执行标准、数量单位及具体数量等。对于技术参数复杂的货物，建议以附件形式提供详细技术规格书。

4.预算金额：（可选，但建议提供）注明项目的预算金额或最高限价，有助于供应商判断是否参与报价，并合理控制报价。若不提供，也可在评审时作为参考。

（三）具体的商务要求

1.报价要求：

*报价形式：明确是总价报价、单价报价还是综合报价。

*报价货币：通常为人民币。

*报价包含内容：需明确报价是否包含货物价款、包装费、运输费、装卸费、保险费、安装调试费、培训费、税费（尤其是增值税税率及税额）及所有其他相关费用。

*报价有效期：明确报价的有效期限，一般建议不少于XX天，以确保采购方有足够时间完成评审和合同签订。

2.交付（或服务提供）要求：

*交付（服务）地点：详细地址。

*交付（服务完成）时间：明确的截止日期或工期要求。

*质量标准与验收方式：参照的国家、行业标准，或双方约定的具体验收细则。

3.付款方式：明确预付款比例（如有）、进度款支付节点、尾款支付条件及期限等。例如：“货到验收合格并收到全额合规发票后XX日内支付合同总金额的XX%，余款XX%作为质保金，质保期满无质量问题后XX日内无息付清。”

4.响应时间与售后服务要求：如设备故障响应时间、免费保修期、维修服务方式等。

（四）严谨的报价回复要求

1.报价截止时间：精确到年、月、日、时、分。

2.报价提交方式：明确是书面密封送达、指定邮箱发送扫描件（需注明是否需邮寄原件），还是通过特定电子采购平台提交。若为密封报价，需注明密封要求（如封口处加盖单位公章）。

3.报价文件组成：通常应包括报价单（需法定代表人或授权代表签字并加盖公章）、营业执照复印件、相关资质证明文件（如有）、技术参数响应表（逐条响应并加盖公章）、售后服务承诺等。

（五）规范的评审原则与方法

应在询价函中明确告知供应商本次询价的评审原则，通常为“符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则”（即最低价法）。若采用综合评分法（需有特殊理由并符合内部规定），则需详细列出评分因素及权重。

（六）其他重要事项

1.保密要求：对供应商提供的商业和技术信息予以保密的承诺。

2.合同主要条款提示：可简要提及将作为合同组成部分的主要条款，或注明合同范本将随成交通知书一并提供。

3.联系方式：重申采购方联系人及联系方式，方便供应商咨询。

4.附件清单：如有技术规格书、图纸等附件，需列明。

（七）询价函范例（节选）

[采购单位全称]关于[项目名称]的询价函

[供应商全称]：

为保障我单位[简述采购目的]，现就[项目名称]（项目编号：[XXXX]）进行询价采购。请贵单位根据本询价函及附件要求，认真核实并报价。具体事项如下：

一、采购内容及需求：

1.货物名称：[例如：XX品牌XX型号打印机]

规格型号：[详细技术参数，或见附件一《技术规格书》]

数量：[XX台/套]

（其他货物或服务详见附件二《采购需求清单》）

2.交付地点：[详细地址]

3.交付时间：合同签订后XX个工作日内。

4.质量标准：符合国家及行业相关标准，提供原厂合格证明。

二、报价要求：

1.报价应为含税全包价（含XX%增值税），包括但不限于……

2.报价有效期：自报价截止之日起XX天。

3.报价文件应包括：（1）法定代表人身份证明或授权委托书；（2）报价单（需盖章签字）；（3）……

三、报价截止时间与提交方式：

1.报价截止时间：XXXX年X