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(新)合同、档案管理制度(3篇)

合同管理制度

总则

为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构签订的各类合同。公司合同管理实行统一领导、分级负责、归口管理的原则。

合同管理部门及职责

公司设立合同管理小组，由法务部、财务部、业务部门等相关人员组成，负责统筹协调公司合同管理工作。法务部是合同的归口管理部门，主要职责包括：制定和完善公司合同管理制度；审查合同的合法性、合规性；参与重大合同的谈判；监督合同的履行；处理合同纠纷等。业务部门负责合同的前期洽谈、起草、履行等具体工作，对合同的真实性、可行性负责。财务部负责对合同涉及的资金、费用等进行审核和监督，确保资金安全和合理使用。

合同签订

1.合同签订的一般原则：签订合同必须遵守国家法律法规，遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则。合同内容应明确、具体、完整，条款清晰，避免歧义。

2.合同签订的流程

项目发起：业务部门根据业务需求，提出签订合同的申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的背景、目的、主要内容等。

合同起草：业务部门负责起草合同文本，必要时可邀请法务部、财务部等相关部门提供协助。合同文本应使用公司统一的合同模板，如无适用模板，应参照相关法律法规和行业惯例进行起草。

部门审核：业务部门将起草好的合同文本提交给相关部门进行审核。法务部重点审核合同的合法性、合规性；财务部重点审核合同的资金、费用等财务条款；其他相关部门根据各自职责对合同进行审核，并提出审核意见。

领导审批：经各部门审核通过后，合同文本提交公司领导审批。公司领导根据合同的重要程度和金额大小，按照公司的审批权限进行审批。

签订合同：合同经公司领导审批通过后，由法定代表人或其授权代表与对方签订合同。签订合同应使用公司的合同专用章，并严格按照公司的用章管理制度进行用章。

3.合同签订的注意事项

主体资格审查：在签订合同前，业务部门应对对方的主体资格进行审查，包括对方的营业执照、资质证书、信用状况等，确保对方具有签订和履行合同的能力。

合同条款审查：合同条款应明确双方的权利和义务，包括标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等。对于重要条款，应进行详细的约定，避免出现模糊不清或容易引起争议的表述。

担保条款：对于金额较大或风险较高的合同，应要求对方提供担保，担保方式包括保证、抵押、质押等。担保条款应明确担保的范围、方式、期限等内容。

合同履行

1.合同履行的责任主体：业务部门是合同履行的责任主体，负责按照合同约定全面履行合同义务。在合同履行过程中，业务部门应建立合同履行台账，及时记录合同履行的情况。

2.合同履行的监督：法务部、财务部等相关部门应定期对合同履行情况进行监督检查，确保合同履行符合法律法规和合同约定。对于合同履行过程中出现的问题，应及时提出整改意见，督促业务部门进行整改。

3.合同变更和解除：在合同履行过程中，如需要变更或解除合同，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的变更或解除协议。变更或解除合同应按照公司的审批权限进行审批，未经审批不得擅自变更或解除合同。

合同档案管理

1.合同档案的收集：合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同审批表、对方主体资格证明、担保文件等）移交公司档案管理部门进行归档。

2.合同档案的保管：档案管理部门应建立专门的合同档案库，对合同档案进行妥善保管。合同档案应按照合同的类别、签订时间等进行分类整理，便于查询和管理。

3.合同档案的查阅和借阅：公司内部人员因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经相关部门负责人批准后，方可查阅或借阅。查阅或借阅合同档案应遵守档案管理部门的相关规定，不得损坏、丢失或泄露合同档案内容。

合同纠纷处理

1.纠纷的预防：在合同签订和履行过程中，各部门应加强风险防范意识，严格按照法律法规和合同约定履行义务，避免发生合同纠纷。

2.纠纷的处理程序：如发生合同纠纷，业务部门应及时向法务部报告，并提供相关资料。法务部应根据纠纷的具体情况，制定处理方案，采取协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷。在处理合同纠纷过程中，各部门应积极配合法务部的工作，提供必要的支持和协助。

附则

本制度自发布之日起施行，由法务部负责解释。公司以往发布的合同管理制度与本制度不一致的，以本制度为准。

档案管理制度

总则

为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司的管理水平和工作效率，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。本制度适用于公司及下属各部门、分支机构形成的各种档案。公司档案管理实行集中统一管理的原则，确保档案的完