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实验室工作档案管理制度

一、总则

为了加强实验室工作档案的科学管理，提高实验室管理水平和工作效率，更好地为教学、科研和社会服务，根据国家有关档案管理的法律法规和学校的相关规定，结合实验室的实际情况，特制定本制度。

实验室工作档案是指实验室在建设、管理、教学、科研等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是实验室工作的重要组成部分，是衡量实验室工作水平和管理质量的重要依据。

二、档案管理职责

1.实验室主任职责

实验室主任是实验室工作档案管理的第一责任人，全面负责实验室档案管理工作的领导和组织。其具体职责包括：

贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和学校的相关规定，制定实验室档案管理的具体办法和措施。

定期检查和指导实验室档案管理工作，协调解决档案管理工作中存在的问题。

负责组织实验室档案的鉴定和销毁工作。

2.档案管理人员职责

档案管理人员负责实验室工作档案的具体管理工作，其主要职责如下：

负责实验室档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管和提供利用等工作。

按照规定及时向学校档案管理部门移交需要归档的档案材料。

定期对实验室档案进行清查和核对，确保档案的完整和安全。

严格遵守档案保密制度，防止档案信息的泄露。

三、档案的分类与范围

1.实验室建设档案

实验室规划与论证材料：包括实验室建设的可行性研究报告、立项申请、论证意见、建设规划等。这些材料记录了实验室建设的前期决策过程，对于评估实验室的建设合理性和发展方向具有重要意义。

实验室改造与装修资料：如改造方案、施工图纸、工程合同、验收报告等。它们反映了实验室硬件设施的更新和改善情况。

仪器设备档案：涵盖仪器设备的购置申请、审批文件、采购合同、安装调试记录、使用说明书、维修保养记录、报废处理等资料。仪器设备是实验室开展工作的重要物质基础，其档案对于设备的管理和使用至关重要。

2.实验室教学档案

教学计划与大纲：各实验课程的教学计划、教学大纲，明确了实验教学的目标、内容和要求。

实验指导书：详细的实验操作指导资料，是学生进行实验的重要依据。

实验教学记录：包括实验课表、学生实验报告、实验成绩评定等。这些记录反映了实验教学的实施过程和教学效果。

教学改革与研究资料：如教学改革项目申报书、研究报告、教学成果奖申报材料等，体现了实验室在教学方法和内容创新方面的努力。

3.实验室科研档案

科研项目资料：科研项目的申请书、立项批文、研究计划、实验数据、研究报告、鉴定证书等。科研档案是实验室科研工作的重要成果体现，对于评估科研水平和学术影响力具有重要价值。

学术论文与著作：实验室人员发表的学术论文、出版的著作等相关资料。它们反映了实验室在学术研究方面的贡献。

科研合作与交流资料：与国内外科研机构的合作协议、学术交流活动的记录等，展示了实验室的对外合作和交流情况。

4.实验室管理档案

实验室规章制度：包括实验室的各项管理制度、安全操作规程等，是实验室规范运行的保障。

人员档案：实验室工作人员的基本信息、培训记录、考核评价等资料，有助于对人员进行管理和培养。

实验室安全档案：安全检查记录、事故处理报告、安全培训资料等，体现了实验室对安全工作的重视。

实验室开放档案：开放时间安排、开放项目记录、学生参与情况等，反映了实验室资源的共享和利用情况。

四、档案的收集与整理

1.收集原则

完整性原则：要全面收集实验室在各项活动中形成的所有具有保存价值的档案材料，确保档案内容的完整。

及时性原则：档案管理人员应及时收集档案材料，避免材料的散失和延误。

准确性原则：收集的档案材料应真实、准确地反映实验室的实际情况，不得弄虚作假。

2.收集方法

定期收集：档案管理人员按照规定的时间间隔，如每月、每季度或每年，向实验室各岗位人员收集档案材料。

随时收集：对于一些重要的、时效性强的档案材料，如科研项目的立项批文、实验事故报告等，应随时收集。

主动收集：档案管理人员要主动与实验室的教学、科研、管理等人员沟通，了解档案材料的形成情况，及时进行收集。

3.整理要求

分类整理：按照档案的分类标准，将收集到的档案材料进行分类整理，确保同类档案材料集中存放。

编号装订：对分类后的档案材料进行编号，按照一定的顺序装订成册，并填写档案封面和目录。

编目上架：编制档案目录，将整理好的档案上架存放，以便于查找和利用。

五、档案的保管与保护

1.保管条件

档案库房：应设立专门的档案库房，库房要具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。

档案装具：使用符合国家标准的档案柜、档案盒等