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劳动合同签订环节的身份审查制度

引言

签过劳动合同的人大概都有这样的记忆：入职前要填一沓表格，交身份证复印件、学历证书、离职证明，HR还要拿着身份证对着本人反复核对。这些看似繁琐的操作，其实都是企业在履行劳动合同签订环节的”身份审查”义务。说句实在话，很多劳动者一开始可能会觉得”查这么细是不是不信任人”，但真正了解背后的逻辑就会明白——这既是企业规避法律风险的”安全锁”，也是保护劳动者权益的”防护网”。今天咱们就掰开揉碎了聊一聊这个常被忽视却至关重要的制度：它为什么存在？具体查什么？常见风险怎么防？又该如何在专业与温度之间找到平衡？

一、身份审查制度的核心价值：三重维度的底层逻辑

要理解身份审查的重要性，得先从劳动关系的特殊性说起。劳动合同不是简单的”买卖协议”，它涉及人身属性与财产属性的双重绑定——劳动者要提供劳动，企业要支付报酬、缴纳社保，甚至涉及商业秘密保护。这种深度绑定决定了双方必须建立在”真实身份”的基础上。往大了说，身份审查制度至少承载着三个层面的核心价值。

（一）法律合规的”必选项”

相关法律明确规定，用人单位有权了解劳动者与劳动合同直接相关的基本情况，劳动者应当如实说明（《劳动合同法》第八条）。这不是企业的”特权”，而是法律赋予的”义务”。举个简单例子：如果招了个冒名顶替的员工，一旦发生工伤事故，社保机构可能以”身份信息不符”为由拒赔，企业就得自己兜底；要是员工实际年龄未满16周岁，企业还可能涉嫌使用童工，面临行政处罚甚至刑事责任。这些风险的源头，往往就是身份审查没做好。

（二）企业风控的”先手棋”

我认识一位在制造业做HR的朋友，前几年吃过大亏：当时急着招技术工，没仔细核对身份证，结果招了个用哥哥身份证入职的”李鬼”。后来这员工操作机器时受重伤，家属来闹才发现身份造假，企业不仅赔了20多万医疗费，还被社保局约谈。这就是典型的”身份审查缺失”导致的连锁反应。往深了看，企业通过身份审查能防范的风险远不止这些：防止商业间谍以虚假身份混入核心部门、避免”双重劳动关系”引发的法律纠纷（比如员工未与原单位解除合同就入职，原单位可能起诉现企业）、杜绝”老赖”用假名逃避债务牵连公司……每一项都关系着企业的正常经营。

（三）劳动者权益的”保护盾”

可能有人会问：“审查是企业在查我，怎么成了保护我？”咱们换位思考：如果企业连你真实身份都不清楚，怎么给你按时缴纳社保？万一发生劳动纠纷，仲裁机构连”你是谁”都确认不了，怎么帮你维权？我之前接触过一个案例：有位劳动者用假学历入职，后来企业以”欺诈”为由解除合同，劳动者去仲裁却因为身份信息存疑，连”劳动关系存在”都差点没法认定。反过来，规范的身份审查能确保劳动者的社保账户、工资卡、职业资格等信息与本人一一对应，这些都是未来享受工伤赔偿、退休金、职业晋升的基础。

二、审查内容的”全景图谱”：从基础信息到延伸核实

知道了为什么要审查，接下来得弄清楚”具体查什么”。身份审查不是简单的”看一眼身份证”，而是一个环环相扣的核查体系，大致可以分为四个层面的内容，每个层面都有不同的侧重点和操作技巧。

（一）基础身份信息：确认”你是谁”

这是最基础也最关键的环节，核心是确认劳动者的真实身份。具体要查三方面：

首先是居民身份证。必须核对原件，因为复印件容易伪造。现在很多企业会用身份证阅读器，直接读取芯片信息，和本人照片、户籍地址比对，能有效识别假证。我之前见过有员工拿”一代证”糊弄，可现在一代证早就停用了，这种细节都要注意。

其次是户籍信息。特别是涉及”特殊群体”时，比如招用港澳台居民需要查看居住证，外国人需要核对工作许可证和居留证件。有次某企业招了个自称”华侨”的员工，结果审查时发现他根本没有合法在华工作资质，及时避免了法律风险。

最后是人像核验。现在很多企业会用手机APP做”刷脸认证”，让员工当场拍照，系统自动比对身份证照片和实时人像。之前有个案例，员工用哥哥的身份证入职，结果刷脸时系统提示”相似度不足60%“，HR当场识破，避免了后续麻烦。

（二）劳动关系状态：确认”你和谁有劳动关系”

《劳动合同法》明确规定，劳动者同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本单位工作造成严重影响，或经企业提出拒不改正的，企业可以解除合同。所以必须核实劳动者是否与其他单位存在未解除的劳动关系。

最直接的方法是查看”离职证明”。正规企业都会为离职员工开具加盖公章的证明，注明离职日期、岗位等信息。但要注意，有些员工可能拿假的离职证明——我就见过用PS修改日期的，这时候可以通过电话联系原单位人事部门核实。

另外是核查社保缴纳记录。现在很多地方开通了社保查询平台，企业可以在劳动者授权后，登录系统查看最近的社保缴纳单位和截止时间。如果发现社保仍由其他单位缴纳，就得进一步确认是否属于”兼职”“停薪留职”等特殊情况。

还有一种特殊情况