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采购需求申报与审批流程模板

适用场景与业务背景

流程操作步骤详解

第一步：需求发起与申报表填写

操作主体：需求部门经办人（经办人姓名）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如新项目启动、物资补充、设备更换等），明确采购物品的名称、规格型号、数量、用途、技术参数（如适用）、预估单价及总价等关键信息。

登录企业采购管理系统（或填写纸质《采购需求申报表》），完整填写申报信息，并相关支撑材料（如项目立项批复、旧设备报废证明、市场询价单等，根据实际需求选择）。

选择需求紧急程度（一般/紧急/特急），并注明期望到货日期（如适用）。

注意事项：

需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4纸10箱、签字笔50支”等）；

预估单价需参考历史采购价或市场均价，保证合理；

支撑材料需齐全，保证需求可追溯、可验证。

第二步：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人（部门负责人姓名）

操作内容：

接收经办人提交的采购需求申报表及相关材料，审核需求的必要性（是否符合部门工作计划、是否为重复采购等）及合理性（规格型号、数量是否匹配实际需求）。

审核通过后，在申报表“部门负责人意见”栏签字确认，并提交至预算管理部门（或财务部门）；若审核不通过，需注明原因并退回需求部门修改。

注意事项：

需求必要性审核需结合部门年度工作目标和预算安排，避免盲目采购；

对于紧急需求，需同步标注“紧急”原因，如“生产设备突发故障需紧急更换”等。

第三步：预算管理部门审核

操作主体：预算管理专员（预算专员姓名）/财务部门

操作内容：

接收需求部门提交的申报表，核对采购预算是否在部门年度预算额度内，预估总价是否准确。

若预算充足，审核通过后签字确认，转至采购部门；若预算不足，需与需求部门沟通，确认是否可调整采购方案（如降低规格、减少数量）或申请追加预算，并按预算追加流程处理。

注意事项：

预算审核需严格对照企业年度预算分解表，严禁超预算采购；

对于跨部门共享的采购物品（如服务器、通用设备），需协调明确预算分摊比例。

第四步：采购部门评估与方案制定

操作主体：采购主管（采购主管姓名）/采购专员

操作内容：

接收预算审核通过的申报表，对采购物品的市场价格、供应商资源、采购方式（如公开招标、询比价、单一来源采购等）进行评估。

根据物品特性（如标准化程度、金额大小、技术复杂度）制定采购方案：

对于标准化、低值易耗品，可采用线上商城直接采购；

对于非标或金额较大的物品，需组织至少3家供应商询比价，形成《询比价记录表》；

对于涉及专利、专有技术的物品，可考虑单一来源采购，需提供《单一来源采购说明》。

将采购方案及《询比价记录表》（如适用）附于申报表后，提交至分管领导审批。

注意事项：

采购方式需符合《企业采购管理办法》规定，保证公平、公正、公开；

询比价过程需留存供应商报价单、沟通记录等资料，以备审计。

第五步：分管领导审批

操作主体：公司分管采购/业务的副总经理（分管领导姓名）/总经理

操作内容：

接收采购部门提交的申报表及采购方案，重点审核采购的合规性（是否符合制度流程）、经济性（是否性价比最优）及与业务目标的匹配度。

审批通过后，在“分管领导审批”栏签字确认，采购部门可启动采购执行；若审批不通过，注明原因并退回采购部门调整方案。

注意事项：

对于单笔金额超过元（如10万元）的采购需求，需提交总经理审批；

特急采购需求可启动“绿色审批通道”，但需在事后补全相关手续。

第六步：采购执行与结果反馈

操作主体：采购专员/需求部门经办人

操作内容：

采购部门根据审批通过的采购方案，与供应商签订采购合同（如适用），明确交付时间、质量标准、付款方式等条款。

跟踪供应商生产/备货进度，保证按时交付；需求部门配合验收，核对物品数量、规格、质量等是否符合需求，并在《验收单》上签字确认。

采购部门将验收结果、供应商发票（如适用）等材料整理归档，并在采购管理系统中更新采购状态，同步反馈至需求部门及财务部门。

注意事项：

验收过程需需求部门、采购部门共同参与，保证验收结果客观；

发票信息需与采购合同、验收单一致，避免财务报销纠纷。

第七步：资料归档

操作主体：采购专员/档案管理员

操作内容：

将采购需求申报表、审批意见、询比价记录、采购合同、验收单、发票等资料，按“采购需求编号”分类整理，存入纸质档案柜或电子档案系统。

归档资料需保存至少3年（根据企业档案管理规定执行），保证可查询、可追溯。

采购需求申报表模板

字段名称

填写说明

示例

申报部门

需求所属部门全称

市场营销部

申报日期

年-月-日

2023-10-08

需求编号

按规则自动或手动填写（如“CG001”）

CG001

需求名称

采购物品的规范名称

办公笔记本电脑（联想小新Pro）

采购类