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企业内部联络单标准格式示例

一、联络单主体结构

一份规范的内部联络单，通常应包含以下核心构成部分，各部分各司其职，共同确保联络事项的完整呈现与高效处理。

（一）基础信息区

此区域位于联络单的最上方或显著位置，用于标识联络单的基本属性和发起信息，便于快速识别与归档。

*联络单编号：（示例：LXD-年份-部门代码-序号）

*说明：编号规则应由企业统一制定，确保唯一性，便于追踪、查询和管理。部门代码可采用拼音首字母或预设数字编码。

*主题/事由：（填写要求：简明扼要地概括联络事项的核心内容，让人一眼便能了解联络单的主旨。）

*发起部门/单位：（填写发起联络的部门全称或具体单位。）

*发起日期：（年月日）

*期望回复/处理时限：（年月日时分）（若有明确要求）

*联络人：（发起部门的具体联系人姓名）

*联系方式：（联系人的分机号、内部短号或企业邮箱）

*优先级：（□紧急□重要□常规）（根据事项紧急程度勾选或填写）

（二）事由与内容区

此区域是联络单的核心，用于详细阐述联络事项的背景、具体内容、需求以及相关说明。

*联络对象/部门：（明确指出该联络单需要送达并处理的具体部门、团队或个人。可填写多个，用顿号或逗号分隔。）

*事由详述：

*（此处应清晰、准确、完整地描述联络事项的起因、当前状况、需要协调解决的问题或具体需求。如有必要，可分点阐述，但避免过于冗长。）

*（若涉及前期相关文件或沟通，可简要提及，如“关于某某会议中提及的某某事项，现进一步明确如下：”。）

*附件：（如有相关支撑材料，如报表、图片、合同草案等，可在此列出附件名称及数量，便于接收方查阅。示例：附件1：《某某项目初步方案》；附件2：相关数据统计表。）

（三）流转与审批区

此区域用于记录联络单的传递路径、接收情况、处理意见及最终审批结果，是确保事项得到有效处理和责任追溯的关键。

*接收部门/人签收：

*部门/姓名：_______________

*签收日期：_____年___月___日

*处理意见/结果：

*（由接收方根据联络事项填写具体的处理措施、初步意见、完成情况或无法处理的原因等。）

*转办（如需）：

*转至部门/人：_______________

*转办日期：_____年___月___日

*转办理由/说明：_________________________

*审批意见（如需）：

*审批人：_______________（职务：_________）

*审批意见：_______________（□同意□不同意□需修改后重报□其他意见：_________）

*审批日期：_____年___月___日

*完成情况反馈（由发起方或最终处理方填写）：

*事项状态：（□已解决□部分解决□未解决□持续跟进中）

*简要说明：_________________________

*日期：_____年___月___日

（四）附则说明区（可选）

根据企业实际需要，可在此添加一些补充性说明条款。

*联络单份数：（如涉及多部门留存，可注明正本、副本份数及分发部门。）

*保密级别：（□公开□内部□秘密□机密）（根据联络事项内容设定）

*备注：（其他需要特别说明的事项。）

二、填写说明与注意事项

为确保联络单的有效使用，企业应同步制定相应的填写规范和管理办法，明确以下几点：

1.信息准确：填写的所有信息必须真实、准确、完整，避免因信息错误导致误解或工作延误。

2.表述清晰：语言应简洁明了，逻辑清晰，避免使用模糊、歧义或过于口语化的表达。

3.主题突出：联络单主题和事由应直奔主题，避免空泛。

4.责任明确：发起方、接收方、审批方等角色应清晰，确保责任到人。

5.及时流转：联络单一旦发起，应尽快传递至相关方，接收方应及时签收并处理。

6.规范存档：联络单处理完毕后，应按照企业档案管理规定进行整理和存档，以备后续查阅。

三、结语

企业内部联络单的标准化并非一蹴而就，需要结合企业自身规模、业务特点及管理需求进行调整和优化。关键在于形成一套大家共同认可并自觉遵守的规范，以促进内部沟通的顺畅与高效，提升整体运营管理水平。上述格式示例仅为通用参考，各企业可在此基础上进行细化和定制，使其更贴合实际工作场景。