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文档编写及归档统一格式规范
一、引言
为规范企业内部文档的编写逻辑、格式样式及归档管理，保证文档内容的准确性、一致性和可追溯性，提高跨部门协作效率，降低信息传递成本，特制定本统一格式规范。本规范适用于企业各类运营文档、项目文件、管理制度、技术资料等的编写与归档全流程，旨在建立标准化文档管理体系，支撑企业知识沉淀与长效运营。
二、适用范围与应用场景
（一）适用范围
本规范覆盖企业内部所有需长期保存或跨部门传递的文档类型，包括但不限于：
管理制度类：如《人力资源管理制度》《财务报销管理办法》等；
项目管理类：如《项目立项报告》《项目验收总结》《需求规格说明书》等；
技术文档类：如《系统架构设计手册》《API接口文档》《用户操作指南》等；
运营支持类：如《年度营销方案》《客户服务流程》《培训课件》等；
合规审计类：如《年度合规自查报告》《数据安全管理制度》等。
（二）典型应用场景
新员工入职培训：通过标准化模板快速培训材料，保证新员工获取一致的核心信息；
跨部门项目协作：统一文档格式减少沟通成本，如产品、研发、市场团队共用《需求》避免信息偏差；
年度审计/合规检查：规范归档的文档可快速追溯历史记录，满足审计资料完整性要求；
知识库建设：按统一格式归档的文档便于分类检索，形成企业可复用的知识资产；
制度/流程更新：通过修订记录表清晰展示文档变更历史，保证版本可控。
三、文档编写与归档全流程操作指南
（一）阶段一：文档规划与需求明确
明确文档目标
编写前需清晰界定文档用途（如“指导新员工操作”“明确项目验收标准”等）、受众（如“内部员工”“外部客户”“审计机构”等）及核心内容范围，避免内容冗余或缺失。
示例：《新员工入职指南》需覆盖“入职流程、办公环境介绍、岗位职责、常用工具使用”等核心模块，受众为应届毕业生，语言需简洁易懂。
选择
根据文档类型从“标准化模板工具包”（见第四章）中选择对应模板，如《项目立项报告》选用“项目管理-立项报告模板”，《用户手册》选用“技术文档-用户手册模板”。
若无完全匹配模板，可在现有模板基础上调整，但需保留核心字段（如文档编号、版本号、编制人等）。
规划文档结构
采用“总-分-总”逻辑框架，建议包含以下核心章节（可根据文档类型增删）：
封面（文档名称、版本、编制/审核/批准人、日期）；
目录（自动，含页码）；
前言/引言（说明文档目的、适用范围、术语解释）；
主体内容（分章节阐述核心信息，章节编号采用“1-1”“1-2”层级格式）；
附录（支撑性文件、图表、数据来源等）；
修订记录（版本变更历史）。
（二）阶段二：内容编写与格式规范
内容编写要求
逻辑清晰：主体内容按“背景-目标-流程/要求-结果”逻辑展开，避免内容交叉重复；
语言准确：使用专业术语，避免口语化表达，如需解释术语需在“术语表”中注明；
数据真实：引用数据需标注来源（如“数据来源：2023年Q3销售报表”），保证可追溯；
图文并茂：复杂流程需配流程图（使用Visio或Draw.io绘制，统一采用“矩形框+箭头”样式），数据差异需配柱状图/折线图（图表标题在上方，标注“图1-1X”，数据来源在图表下方）。
格式统一规范
字体与字号：
位置
字体
字号
样式
文档标题
黑体
二号
加居中
章节标题
黑体
三号
加左对齐（段前段后0.5行）
宋体
小四
首行缩进2字符，1.5倍行距
图表标题
宋体
五号
居中
页眉/页脚
宋体
五号
页眉居中（文档名称），页脚居右（页码）
段落与间距：标题与间空0.5行，段落间空1行，避免“满屏文字”压迫感；
编号规则：章节编号采用“章-节-条”三级格式（如“1项目概述→1.1项目背景→1.1.1历史背景”），图表编号按章节排序（如“图1-1”“表2-3”）；
页眉页脚：页眉左侧标注“公司名称-文档类型”（如“科技-项目文档”），右侧标注“机密等级”（如“内部公开”“保密”），页脚插入页码（格式为“-1-”）。
（三）阶段三：审核修订与定稿发布
三级审核流程
编制人自审：检查内容完整性、格式规范性、数据准确性，保证无错别字；
部门负责人审核：审核内容与部门业务的匹配度、流程可行性，签署“审核意见”；
归口部门终审：如项目文档需项目管理部审核，制度文件需行政部审核，终审通过后签署“批准意见”，方可发布。
修订记录管理
文档版本号规则：“主版本号.次版本号”（如“V1.0”“V1.1”），主版本号升级（如V1.0→V2.0）表示内容重大变更，次版本号升级（如V1.0→V1.1）表示细节调整；
每次修订需填写《修订记录表》（见第四章模板），记录修订内容、修订人、修订日期、审核人，保证版本变更可追溯。
（四）阶段四：归档存储与检索调用
归档范围与分类
归档文档需为“最终发布版本+修订记录表”，草稿、临时讨论稿
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