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应收账款催收操作规程

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司应收账款催收行为，加速资金回笼，防范和化解坏账风险，保障公司经营成果，提高资金使用效率，依据国家相关法律法规及公司财务管理制度、销售管理制度等，特制定本规程。

（二）适用范围

本规程适用于公司所有因销售商品、提供劳务等经营活动所产生的应收账款的催收管理工作。公司各相关部门及人员在进行应收账款催收时，均须遵守本规程。

（三）基本原则

1.合法性原则：催收行为必须严格遵守国家法律法规及行业规范，严禁采取任何非法或不正当手段。

2.及时性原则：应收账款形成后，应立即纳入管理范围，逾期款项须按规定时限启动催收程序。

3.谨慎性原则：在催收过程中，应充分评估客户信用状况及偿债能力，采取适当的催收策略，避免激化矛盾或造成不必要的损失。

4.有效性原则：以收回款项为核心目标，根据客户具体情况灵活运用多种催收方式，确保催收效果。

5.协作性原则：销售部门、财务部门及其他相关部门应密切配合，信息共享，协同推进催收工作。

6.记录完整性原则：所有催收行为、沟通情况均需详细记录，形成完整的催收档案，确保可追溯性。

二、催收组织与职责

（一）组织架构

公司应收账款催收工作实行统一领导、分级负责的管理体制。由财务部作为应收账款管理的牵头部门，销售部门为应收账款催收的第一责任部门，法务部门（或外聘法律顾问）提供法律支持。

（二）部门职责

1.销售部门：

*负责客户信息的初始收集、整理与更新，建立客户档案。

*在业务开展前进行客户信用评估，参与信用政策的制定与执行。

*对应收账款的日常跟踪与提醒，在账期内及逾期初期主动与客户沟通，进行友好催收。

*及时将客户经营状况变化、付款意向等信息反馈至财务部。

*配合财务部及法务部门进行疑难账款的催收。

2.财务部：

*负责应收账款的核算与对账工作，定期编制应收账款账龄分析表。

*监督销售部门的催收进度，对逾期款项进行预警。

*参与制定公司整体催收策略，对重大或疑难应收账款组织专题讨论。

*负责催收函件的审核与发出（或指导销售部门规范发出）。

*协同法务部门评估法律诉讼的必要性与可行性。

*负责已收回款项的账务处理，确保账实相符。

3.法务部门（或外聘法律顾问）：

*对催收工作提供法律咨询，确保催收行为的合法性。

*协助起草、审核重要的催收函件、律师函。

*评估应收账款的法律风险，就采取法律途径（如发律师函、申请支付令、提起诉讼、申请仲裁等）提供专业建议并协助实施。

*负责诉讼案件的准备、代理与执行跟进。

三、催收流程与操作规范

（一）账期管理与逾期预警

1.账期确认：销售合同中应明确约定付款方式、账期起始日及截止日。财务部应根据合同约定，在应收账款到期前一定期限（如到期前一周），向销售部门发出《应收账款到期提醒单》。

2.逾期识别：财务部门在每个工作日对应收账款进行检查，对超过约定付款期限未回款的款项，确认为逾期应收账款，并立即通知销售部门经办人。

（二）催收阶段划分与操作

根据逾期时间长短、金额大小及客户履约情况，将催收工作划分为以下阶段：

1.第一阶段：友好提醒与沟通（逾期1-30天）

*责任人：销售部门经办人。

*操作规范：

*经办人应在逾期首日或次日主动与客户采购或财务负责人联系，以电话、邮件或即时通讯工具等方式进行友好提醒。

*沟通时应了解未付款原因，确认客户付款意向及预计付款时间，并做好详细的《催收沟通记录表》。

*如客户承诺近期付款，经办人应在承诺付款日再次跟进。

*若客户出现资金困难等情况，经办人应了解具体原因，评估其履约能力，并将信息及时反馈给销售部门负责人及财务部。

*此阶段沟通应保持专业、礼貌，避免引起客户反感，以维护合作关系为前提。

2.第二阶段：正式催收与书面函告（逾期31-60天，或第一阶段催收无效）

*责任人：销售部门负责人协同经办人，财务部提供支持。

*操作规范：

*销售部门负责人介入，与客户进行更高级别的沟通，强调逾期事实及公司立场。

*若沟通后客户仍未付款或未给出明确付款承诺，由销售部门（或财务部）向客户发出《催收函》。

*《催收函》应包括但不限于：合同编号、发票信息、欠款金额、逾期天数、违约责任、要求付款的最后期限及后续措施提示等。函件需加盖公司公章，通过挂号信、快递（保留签收凭证）或客户确认接收的邮箱发送。

*发送后应电话确认客户是否收到，并再次沟通付款事宜。

*财务部应密切关注此阶段款项回收情况，必要时与销售部门共同拜访客户。

3.第三阶段：加强催收与压力施加（逾期61-90天，或第二阶段