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设备技术档案管理制度

一、总则

（一）目的

为了加强设备技术档案的管理，充分发挥设备技术档案在设备管理、维护、改造及更新等工作中的作用，确保设备的正常运行和安全生产，提高企业的经济效益和管理水平，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内所有设备技术档案的管理，包括但不限于生产设备、辅助设备、检测设备、动力设备等。

（三）管理原则

设备技术档案管理应遵循集中统一、分级管理、专人负责、科学分类、便于查阅的原则，确保档案的完整性、准确性和安全性。

二、设备技术档案的内容

（一）设备前期档案

1.设备购置资料

包括设备采购申请、可行性研究报告、技术协议、采购合同、设备选型论证报告等。这些资料记录了设备购置的决策过程和技术要求，是了解设备原始性能和规格的重要依据。

2.设备随机资料

设备的出厂合格证、质量检验证书、使用说明书、安装图纸、操作手册、维修手册、易损件清单、电气原理图、液压系统图等。这些资料是设备安装、调试、操作和维护的重要指南。

3.设备安装调试资料

设备安装方案、安装记录、调试报告、安装验收报告等。记录了设备从安装到调试合格的全过程，反映了设备安装质量和调试结果。

（二）设备运行档案

1.设备运行记录

设备的日常运行日志，包括设备的启动时间、停止时间、运行参数（如温度、压力、转速、流量等）、运行状况（如有无异常振动、噪声等）、生产产量等。这些记录可以反映设备的运行效率和稳定性。

2.设备维护保养记录

设备的定期维护保养计划、维护保养记录（包括保养时间、保养内容、更换的零部件等）、润滑记录（如润滑油的型号、添加时间、添加量等）。维护保养记录有助于掌握设备的维护情况，及时发现设备潜在的问题。

3.设备故障维修记录

设备故障发生的时间、故障现象、故障原因分析、维修方案、维修过程记录、更换的零部件清单、维修验收报告等。故障维修记录可以为设备的故障诊断和预防提供参考。

（三）设备改造与更新档案

1.设备改造资料

设备改造申请、改造方案设计、改造施工图纸、改造过程记录、改造验收报告等。记录了设备改造的原因、过程和效果，有助于评估设备改造的效益。

2.设备更新资料

设备更新计划、更新设备的选型资料、更新设备的购置合同、旧设备的报废处理资料等。设备更新档案反映了企业设备的更新换代情况。

（四）设备报废档案

设备报废申请、报废鉴定报告、报废审批文件、设备处理记录等。这些资料记录了设备报废的原因和处理情况。

三、设备技术档案的建立

（一）档案建立的责任部门和人员

设备管理部门负责设备技术档案的统一管理和建立工作。设备采购人员、安装调试人员、运行维护人员等应及时向设备管理部门提供相关的资料，配合档案的建立工作。设备管理部门应指定专人负责设备技术档案的收集、整理和归档工作。

（二）档案建立的流程

1.资料收集

在设备购置、安装、调试、运行、维护、改造、更新和报废等各个环节，相关人员应及时收集与设备有关的各种资料，并在规定的时间内提交给设备管理部门。例如，设备采购人员在设备到货后，应在一周内将设备随机资料提交给设备管理部门；设备安装调试人员在设备安装调试完成后，应在两周内将安装调试资料提交给设备管理部门。

2.资料整理

设备管理部门的档案管理人员收到相关资料后，应及时对资料进行整理。整理工作包括对资料进行分类、编号、装订等，确保资料的整齐有序。例如，按照设备前期档案、运行档案、改造与更新档案、报废档案等类别进行分类，对每类档案再按照资料的性质进行细分，并为每份资料编制唯一的编号。

3.资料归档

整理好的资料应及时归档。档案管理人员应将资料存放在专门的档案柜或档案库中，并按照分类和编号的顺序进行排列，便于查阅和保管。同时，应建立档案目录，记录每份档案的名称、编号、存放位置等信息。

四、设备技术档案的保管

（一）保管环境要求

设备技术档案应存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的专用档案库或档案柜中。档案库的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。档案柜应采用优质的材料制作，具有良好的密封性和安全性。

（二）档案保管期限

设备技术档案的保管期限应根据设备的重要性和使用年限来确定。一般来说，设备前期档案、改造与更新档案、报废档案应永久保存；设备运行档案的保管期限为设备的使用年限加上5年。对于一些重要设备的运行档案，可适当延长保管期限。

（三）档案保管的安全措施

1.建立严格的档案管理制度，明确档案管理人员的职责和权限，严禁无关人员进入档案库。

2.档案库应配备必要的消防器材和防盗报警装置，定期进行检查和维护，确保其正常运行。

3.对档案进行定期的清查和盘点，确保档案的数量和内容与档案目录一致。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理