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供应链采购合同审查与签署指南

一、适用情境与目标

本指南适用于企业供应链管理中各类采购合同的审查与签署全流程，涵盖原材料采购、零部件采购、服务外包等场景。通过标准化操作，旨在规范合同管理流程、识别并防范潜在法律与商业风险、明确合同双方权责、保障企业合法权益，同时提高采购效率，保证合同履行的合规性与可追溯性。具体适用情境包括：

与新增供应商首次签订采购合同时；

与现有供应商续签或修订现有采购合同时；

涉及金额较大、标的复杂或履行周期较长的重大采购项目合同；

为统一合同标准、降低法律风险而进行的常规采购合同管理。

二、合同审查与签署全流程操作说明

（一）合同准备与前置审核

采购需求确认与对接

采购部门根据生产计划、库存情况或项目需求，编制《采购需求说明书》，明确采购标的（名称、规格型号、技术参数、数量）、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素。

与需求部门（如生产部、项目部）共同确认需求内容的准确性与完整性，需求部门负责人签字确认后，作为合同附件。

供应商资质初审

采购部门通过供应商管理系统或公开渠道，获取合作方的基本资质信息，包括：

营业执照（加盖公章的复印件，需在有效期内）；

经营许可证书（如涉及特殊行业，如食品、医疗器械等需提供生产/经营许可证）；

相关资质认证（如ISO9001质量管理体系认证、行业特定资质等）；

近三年内的类似业绩合同（可选择性提供，证明履约能力）。

对供应商资质进行初步审核，保证其具备合法经营资格及履约能力，避免与无资质或资质不全的供应商合作。

合同草案收集与分发

供应商根据采购需求提供合同草案，或由企业法务部门/采购部门根据标准模板起草合同草案。

将合同草案分发至采购部门、法务部门、财务部门、需求部门等相关方，明确各部门审查职责及反馈时限（一般为2-3个工作日）。

（二）合同条款逐项审查

核心审查要点：合同条款需合法合规、权责清晰、内容明确，无歧义或漏洞。各部门按职责分工进行专项审查，最终由法务部门汇总复核。

主体条款审查（法务/采购部门）

审查合同双方当事人名称、住所、法定代表人/授权代表人信息是否准确、完整，与营业执照、授权委托书一致，避免因主体信息错误导致合同无效或纠纷。

供应商为分支机构的，需审查其总部的授权文件；为自然人的，需核实身份信息及履约能力。

标的条款审查（需求部门/采购部门）

标的名称、规格型号、技术参数、数量等需与《采购需求说明书》完全一致，避免模糊描述（如“同类产品”“approximate”等），必要时可附技术图纸、样品清单作为附件。

如涉及定制化产品，需明确知识产权归属及保密要求。

价格与支付条款审查（财务/采购部门）

价格构成（含单价、总价）是否明确，是否包含税费、运输费、保险费等所有费用，避免后期争议。

支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付条件（如预付款比例到货款比例、验收款比例、质保金比例）、支付时间节点需具体、可操作，符合企业财务管理制度。

质保金比例一般不低于合同总金额的5%-10%，质保期期限需明确（如自验收合格之日起12个月）。

质量条款审查（需求部门/质量部门）

质量标准需明确约定（如国家标准、行业标准、企业标准或双方约定的技术参数），避免“合格”“达标”等模糊表述。

验收方式、验收流程、验收标准需具体，明确验收主体、验收时限（如到货后X个工作日内完成验收）、异议处理方式（如验收不合格时的退货、换货、降价等流程）。

交付与运输条款审查（采购部门/需求部门）

交付时间、交付地点（如“买方仓库指定地点”“供应商工厂”）需明确，避免“尽快”“适时”等不确定表述。

运输方式（如公路运输、铁路运输）、运费承担方、风险转移节点（如“货物交付后风险由买方承担”“以运单签收时间为准”）需约定清楚，明确毁损、灭失的责任划分。

违约责任条款审查（法务部门）

违约责任需与义务对等，明确双方违约情形（如逾期交货、质量不合格、逾期付款等）及对应的违约责任（如违约金计算方式、赔偿范围、合同解除权等）。

违约金比例需合理（一般不超过实际损失的30%），避免过高或过低导致条款无效。

明确争议解决方式（如向合同签订地人民法院提起诉讼/提交仲裁委员会仲裁），优先选择企业所在地法院或仲裁机构，降低维权成本。

其他条款审查（法务部门）

保密条款：明保证密范围、保密期限及违约责任，适用于涉及商业秘密的合作。

不可抗力条款：明确不可抗力的定义、通知义务、责任免除及处理方式。

合同生效条件：如“双方签字盖章后生效”“需经双方上级单位批准后生效”等。

合同份数及持有方：明确“一式X份，双方各执X份，具有同等法律效力”。

（三）内部协同与风险排查

各部门完成专项审查后，采购部门汇总审查意见，形成《合同审查意见汇总表》，与供应商进行沟通谈判，推动合同条款修订。

对重大复杂合同（如金额超100万元、涉及核心技