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行政办公室人员工作职责说明书

一、岗位概述

行政办公室人员是保障组织日常运作顺畅、维护办公环境有序、为各部门及管理层提供综合性行政支持与服务的关键岗位。该岗位要求具备高度的责任心、良好的沟通协调能力、出色的组织能力及高效的执行力，确保行政事务得到妥善处理，为组织的整体高效运转贡献力量。其工作范围广泛，涉及办公环境维护、会务安排、文件管理、后勤保障、内外联络等多个方面，是连接组织各环节的重要纽带。

二、主要工作职责

（一）办公环境与日常事务管理

1.办公环境维护：负责办公区域的日常整洁与秩序维护，确保办公设备（如打印机、复印机、投影仪等）的正常运行，及时联络维修人员处理设备故障，营造舒适、高效的工作环境。

2.办公用品管理：根据各部门需求，统筹办公用品的采购、登记、分发与库存管理，控制成本，避免浪费，确保办公用品的及时供应。

3.邮件与快递处理：负责组织内外各类邮件、报刊、快递的接收、登记、分发及寄送工作，确保信息传递的及时与准确。

4.固定资产管理：协助进行办公固定资产的登记、盘点、维护与报废等管理工作，确保资产安全与账实相符。

（二）会务与活动组织

1.会议保障：根据会议需求，负责各类会议（包括内部例会、专题会议、外部接待会议等）的筹备、组织与现场保障工作。这包括会议室预订、会议材料准备、设备调试、茶水供应、会议记录整理及会后事项跟进等。

2.活动协调：协助组织或参与公司各类团建活动、庆典、培训等内部活动，以及部分对外交流活动的后勤保障与协调工作。

（三）文件资料与信息管理

1.文档处理：负责各类文件、报告、函件的接收、登记、传阅、督办、归档及保管工作，确保文件流转规范、安全保密。

2.信息传递：及时、准确地传递上级指令、通知及各部门间的工作信息，确保信息渠道畅通。

3.档案管理：按照档案管理规定，对各类合同、资料、档案进行系统整理、分类、编目和归档，便于查询与利用。

（四）行政支持与服务

1.接待服务：负责来访客人的接待、引导与服务工作，展现组织良好形象。

2.差旅安排：根据审批权限，为管理层及员工提供差旅相关的票务预订、酒店安排等支持服务。

3.印章管理：协助或负责公司印章的保管与规范使用，严格执行用印审批流程。

4.后勤保障：协助管理员工食堂、车辆调度（如适用）、办公区域安全等后勤事务，关注员工工作便利与福利。

（五）内外联络与协调

1.内部协调：在各部门之间进行必要的沟通与协调，促进工作的顺利开展，协助解决跨部门协作中出现的行政事务问题。

2.外部联络：代表组织与外部相关单位（如政府部门、供应商、合作伙伴等）进行一般性事务的联络与沟通。

（六）其他相关工作

1.协助上级完成其他临时性行政任务及交办的事项。

2.参与制定或修订行政相关的规章制度与流程，并监督执行。

3.关注行政工作的效率提升，提出合理化建议。

三、任职要求（通常包含，但可根据实际情况调整）

1.教育背景：一般要求高中或中专及以上学历，行政管理、文秘等相关专业优先。

2.工作经验：具备一定的行政或办公室工作经验者优先，熟悉办公流程。

3.技能要求：

*熟练操作各类办公自动化设备及办公软件。

*具备良好的文字功底，能够撰写简单的公文、通知、总结等。

*优秀的沟通协调能力、组织能力与应变能力。

*细致、耐心，责任心强，工作积极主动，有良好的服务意识。

*具备一定的保密意识和抗压能力。

4.个人素质：品行端正，诚实守信，形象良好，具有团队合作精神。

四、工作环境

通常为室内办公环境，工作节奏根据组织整体运营情况可能有所变化，有时需要应对突发事务或在特定时期（如会议高峰期）承担较重的工作任务。

这份工作职责说明书旨在清晰界定行政办公室人员的核心工作内容，为招聘、绩效管理及职业发展提供参考框架。具体职责可能因组织规模、行业特点及内部结构而有所调整。