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采购人员财务知识培训

财务基础知识

会计要素与会计等式

会计要素是对会计对象进行的基本分类，是会计核算对象的具体化，分为资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润六大类。资产是企业过去的交易或者事项形成的、由企业拥有或者控制的、预期会给企业带来经济利益的资源，比如采购回来的原材料就属于企业的存货资产。负债是企业过去的交易或者事项形成的、预期会导致经济利益流出企业的现时义务，像应付供应商的货款就是负债。所有者权益是企业资产扣除负债后，由所有者享有的剩余权益。

会计等式“资产=负债+所有者权益”是复式记账法的理论基础，也是编制资产负债表的依据。它反映了企业在某一特定时点的财务状况。例如，企业采购设备，一方面固定资产（资产）增加，另一方面如果是赊购，应付账款（负债）也增加，等式依然平衡。“收入费用=利润”则反映了企业在一定会计期间的经营成果。采购人员要明白，合理控制采购成本（费用），有助于提高企业利润。

会计科目与账户

会计科目是对会计要素的具体内容进行分类核算的项目，分为资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类等。账户是根据会计科目设置的，具有一定格式和结构，用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果。采购人员需要了解与采购业务相关的会计科目，如“原材料”“在途物资”“应付账款”等。当采购的原材料验收入库时，借记“原材料”，贷记“在途物资”；如果是赊购，贷记“应付账款”。

复式记账法

复式记账法是指对每一项经济业务，都要以相等的金额，在相互联系的两个或两个以上的账户中进行登记的记账方法。最常用的是借贷记账法，以“借”和“贷”作为记账符号。资产类账户的借方登记增加额，贷方登记减少额；负债和所有者权益类账户的贷方登记增加额，借方登记减少额。例如，采购人员用银行存款支付货款，“银行存款”（资产类账户）减少，记在贷方，“应付账款”（负债类账户）减少，记在借方。

采购业务中的财务流程

采购预算编制

采购预算是企业全面预算的重要组成部分，是采购部门为配合企业年度销售预测或生产计划，对所需的各种原材料、零部件等物资的采购数量及采购成本做出的计划安排。采购人员要参与采购预算的编制，根据企业的生产计划和市场需求，结合历史采购数据和供应商价格信息，准确估算采购数量和金额。在编制预算时，要考虑价格波动、市场供应情况等因素，预留一定的弹性空间。例如，预计某种原材料价格可能上涨，在预算中适当提高采购单价。

采购申请与审批

采购人员在接到使用部门的采购申请后，要对申请进行审核，确保申请的合理性和必要性。审核内容包括采购的物品是否符合企业的生产或业务需求、是否有库存可替代等。审核通过后，按照企业的审批流程提交申请，经过相关领导审批后才能进行采购。这一流程可以有效控制采购成本，避免不必要的采购。

供应商选择与合同签订

在选择供应商时，采购人员不仅要考虑产品的质量和价格，还要考虑供应商的财务状况。可以通过查询供应商的财务报表、信用评级等方式，了解供应商的偿债能力、盈利能力和运营能力。选择财务状况良好的供应商，有助于降低采购风险，保证供货的稳定性。签订采购合同时，要明确价格、付款方式、交货时间、质量标准等条款。付款方式要根据企业的资金状况和供应商的要求进行协商，常见的付款方式有货到付款、预付款、分期付款等。

采购付款与结算

采购人员要严格按照合同约定的付款方式和时间进行付款。在付款前，要核对发票、收货单等凭证的真实性和准确性。发票是企业进行财务核算和税务处理的重要凭证，采购人员要确保发票的开具符合税法规定，包括发票的抬头、金额、税率等信息。对于货到付款的采购业务，在收到货物并验收合格后，及时办理付款手续；对于预付款业务，要控制预付款的比例，避免资金风险。付款后，要及时进行账务处理，更新应付账款等账户信息。

采购成本控制与分析

采购成本构成

采购成本不仅包括购买商品的价款，还包括运输费、装卸费、保险费、仓储费等相关费用。采购人员要全面了解采购成本的构成，通过优化采购流程、选择合适的运输方式、降低仓储成本等措施，降低采购总成本。例如，选择距离较近的供应商可以减少运输成本；合理安排采购数量，避免库存积压，降低仓储成本。

成本控制方法

价值分析：通过对产品的功能和成本进行分析，寻找降低成本的途径。例如，在满足产品质量和性能要求的前提下，选择价格较低的原材料或零部件。

批量采购：与供应商协商批量采购的价格优惠，通过增加采购数量降低单位采购成本。但要注意控制库存水平，避免库存积压带来的成本增加。

谈判技巧：采购人员要掌握一定的谈判技巧，与供应商进行价格谈判。在谈判前，要了解市场价格行情和供应商的成本结构，制定合理的谈判策略。例如，通过比较不同供应商的报价，争取更优惠的价格。

成本分析与绩效评估

采购人员要定期对采购成本进行分析，比