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企业人事档案管理模板与操作流程

一、适用场景与核心价值

企业人事档案管理是人力资源管理的核心基础工作，适用于以下场景：

新员工入职：系统记录员工基本信息、学历背景、劳动合同等关键材料，建立个人档案库；

在职期间动态管理：跟踪员工岗位变动、奖惩记录、培训经历、薪资调整等信息，保证档案与实际工作状态同步；

离职员工处理：规范离职材料归档、档案转接流程，规避劳动纠纷风险；

跨部门/分公司调阅：为员工晋升、评优、社保办理等提供档案依据，提升管理效率。

其核心价值在于通过标准化档案管理，保证员工信息完整、准确、安全，为企业人力资源规划、风险防控及员工发展提供数据支撑。

二、标准化操作流程详解

（一）新员工入职档案建立

流程目标：完成员工基础信息采集与档案初始建档，保证入职材料齐全、合规。

步骤说明：

材料收集：新员工入职时需提交以下材料（纸质版+电子版），由HR专员核对原件与复印件一致性：

身份证复印件（正反面）；

学历/学位证书复印件（需配合学信网验证报告）；

离职证明（应届生提供就业推荐表）；

体检报告（近3个月内，无传染性疾病）；

劳动合同签订表（一式两份，员工与公司各执一份）；

社保/公积金转入申请表（如有）。

信息录入：将收集信息录入人事管理系统，分模块填写：

基础信息：姓名、性别、出生日期、身份证号、民族、政治面貌、婚姻状况、现居住地址、联系电话、紧急联系人及电话；

入职信息：入职日期、试用期时长、所属部门、岗位名称、劳动合同期限、转正日期、社保公积金缴纳起始月；

学历信息：最高学历、毕业院校、专业、毕业时间、学历证书编号、学位类型。

审核归档：HR负责人对录入信息进行二次核对，确认无误后签字，将纸质材料按“一人一档”原则分类存入档案袋，档案袋外标注员工姓名*、工号、入职日期，电子档案同步至系统并加密备份。

（二）在职期间档案动态管理

流程目标：及时更新员工异动信息，保证档案内容与实际工作状态一致。

步骤说明：

信息变更流程：

员工发生岗位调动、薪资调整、联系方式变更、学历提升等情况时，需填写《员工信息变更申请表》，部门负责人签字确认后提交HR；

HR专员在3个工作日内完成系统信息更新，并收集相关证明材料（如调岗通知书、薪资调整审批表、新学历证书复印件），补充至档案对应模块。

奖惩记录更新：

员工获得奖励（如优秀员工、晋升表扬）或处罚（如违纪警告、解除劳动合同）时，由行政部门或用人部门出具书面证明，HR核实后录入“奖惩信息”模块，注明奖惩时间、事由、处理结果及生效日期。

培训档案补充：

员工参与公司内部培训或外部专业培训后，需提交培训结业证书或考核结果，HR将培训名称、时间、时长、考核等级等信息记入“培训经历”模块，形成员工技能成长轨迹。

（三）离职员工档案处理

流程目标：规范离职材料归档与档案转接，避免后续劳动纠纷。

步骤说明：

离职材料归档：员工办理离职手续时，需提交以下材料，由HR归入离职档案：

《离职申请表》（员工签字版）；

《工作交接清单》（部门负责人确认签字）；

《解除/终止劳动合同证明》（一式两份）；

公司物品归还确认单（如工牌、电脑、钥匙等）。

档案转接流程：

对于离职员工入职新单位且需档案转接的，由HR根据员工申请，开具《档案转递函》，注明档案内容清单（含劳动合同、离职证明等），通过机要或专人递送至新单位；

若员工选择委托保管档案，需签订《档案委托保管协议》，明保证管期限（最长不超过2年）及逾期处理方式。

保密期限确认：离职档案在公司保管期限为离职后10年（依据《档案法》规定），到期后需经HR负责人审批后统一销毁，销毁过程需记录并存档备查。

（四）档案查询与借阅

流程目标：规范档案调阅权限与流程，保证档案信息安全。

步骤说明：

权限管理：仅HR专员、HR负责人及经授权的部门负责人可查询员工档案，普通员工仅可查询本人档案（需通过系统申请并经HR审批）。

借阅登记：因工作需要借阅纸质档案时，借阅人需填写《档案借阅登记表》，注明借阅事由、借阅时间、归还期限，经HR负责人签字后方可借出，借阅期限不超过3个工作日。

归还审核：档案归还时，HR专员需核对档案完整性（无缺页、涂改），确认无误后在登记表上签字归还，电子档案借阅需通过系统操作，全程留痕可追溯。

三、人事档案模板表格示例

表1：企业员工人事档案信息表

类别

项目

内容

备注

基础信息

姓名*

*

性别

男/女

出生日期

年月日

身份证号*

隐蔽部分后4位

民族

汉族/其他

政治面貌

员/群众/共青团员

婚姻状况

未婚/已婚/离异

现居住地址

省市区路号

联系电话*

138

隐蔽中间4位

紧急联系人及电话*

（父亲）139

隐蔽中间4位

入职信息

入职日期

年月日

试用期时长

X个月

所属部门

市场部

岗位名称

市场专员

劳动合同期限

年月日-年月日

转正日期