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[XX项目/公司]会议管理制度

一、总则

（一）目的

为规范[XX项目/公司]（如建筑工程企业/工程管理公司）会议管理，提高会议效率与质量，确保会议决策有效执行，减少无效会议对工作的干扰，保障项目推进与日常运营的协同性，依据公司精细化管理要求，结合工程行业会议高频、内容多样的特点（如项目进度会、技术交底会、安全专题会），制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于[XX项目/公司]总部、各项目部（含分支机构）及临时工作组组织的所有会议，包括但不限于：

-决策类会议：公司管理层会议、项目重大决策会、投资/融资专题会等；

-项目类会议：项目例会（周/月）、工程进度协调会、技术交底会、质量安全专题会、图纸会审会等；

-职能类会议：部门工作会、业务培训会、跨部门协调会、年度/季度总结会等；

-临时会议：因突发事件（如安全事故、客户紧急需求）或临时任务（如投标前准备会）召开的专项会议。

二、会议分类与组织职责

（一）会议分类与核心要求

会议类型

定义与适用场景

核心要求

组织责任主体

决策类会议

涉及公司/项目战略方向、重大投资、资源调配等关键决策（如年度经营计划审批、重大项目中标后决策）。

需明确决策事项、参与人员权限，形成书面决议并跟踪落实。

总经理/分管领导

项目类会议

与工程项目直接相关，用于协调进度、解决技术问题、确保质量安全（如周进度例会、月度工程分析会）。

聚焦项目节点目标，明确责任人与完成时限，记录问题及解决方案。

项目经理/项目总监

职能类会议

部门内部或跨部门的工作安排、业务培训、经验分享（如行政部月度例会、财务报销规范培训会）。

围绕职能目标展开，注重信息传递与协作效率。

部门负责人

临时会议

因突发情况或紧急任务临时召开的专项会议（如安全事故应急会、投标文件冲刺会）。

快速响应问题，明确短期目标与行动步骤，会后及时闭环。

发起部门/临时负责人

（二）组织职责分工

1.会议发起人（或组织部门）：

提出会议需求（明确目的、议题、参与人员、时间要求），填写《会议申请单》（附件1）；

负责会议资料准备（如背景材料、数据报表、待决策事项说明），提前发送至参会人员；

主导会议议程，控制讨论节奏，确保会议聚焦核心议题。

2.会议主持人：

主持会议进程（宣布议题、引导讨论、把控时间），确保会议按议程进行；

总结讨论结论，明确决议事项、责任人与完成时限；

对争议问题协调各方意见，推动达成共识。

3.参会人员：

按会议通知要求准时参会，提前熟悉会议资料，准备相关意见或数据；

围绕议题发言，避免跑题或无关讨论，对分配的任务明确表态并落实；

保密会议敏感信息（如未公开的决策、客户数据）。

4.记录人：

由会议组织部门指定专人（或专职秘书）担任，负责记录会议全过程（议题、讨论内容、决议事项、责任人及时限）；

会后[24小时内]整理《会议纪要》（附件2），经主持人审核后发布至参会人员及相关执行部门；

跟踪会议决议执行情况（如定期提醒责任人进度），反馈未完成事项的原因。

三、会议流程管理

（一）会前准备

1.会议申请：

会议发起人需提前填写《会议申请单》（注明会议主题、时间、地点、参与人员、预计时长、需准备的资料），按审批权限报批（参考下表）。

会议类型

审批人

提前申请时间

决策类会议

总经理/董事长

提前[3个工作日]

项目类会议（周例会）

项目经理

提前[1个工作日]

项目类会议（月度/专题）

项目总监/分管领导

提前[2个工作日]

职能类会议

部门负责人

提前[1个工作日]

临时会议

发起部门负责人（紧急时可先电话报备，事后补单）

紧急情况即时申请

2.资料准备：发起人需在会议前[1个工作日]将相关资料（如项目进度表、财务报表、技术方案）发送至参会人员邮箱或OA系统，确保参会人提前了解背景信息。

3.通知发布：会议组织部门通过OA系统、邮件或即时通讯工具（如企业微信）发布《会议通知》（含时间、地点、议程、需准备的议题），重要会议需电话确认参会人是否收到。

（二）会中管理

1.准时开始：会议原则上按预定时间开始，主持人需在会议开始时重申会议目的与议程，控制整体时长（如决策类会议不超过[2小时]，项目周例会不超过[1小时]）。

2.议题讨论：

发言需围绕议题展开，避免无关内容（如个人抱怨、跨领域无关问题）；

争议问题由主持人协调，引导各方基于事实与数据讨论，必要时暂停争议点后续再议；

关键议题（如投资决策、项目节点调整）需明确不同意见并记录。

3.决议形成：主持人总结讨论结果，明确以下内容并形成书面记录：

决议事项（具体目标，如“XX项目3#楼主体结构需在10月15日前封顶”）；

责任人（明确执行部门或个人，如“由工程部张三负责”）；

完成时限（精确到日期，如“20XX年10月15日”）；

资源支持（如需其他部门