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文件存档与电子化管理制度模板

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司各类文件（含纸质文件、电子文件）的存档与电子化管理流程，保证文件完整性、安全性及可追溯性，提高文件检索与利用效率，降低管理成本，依据《_________档案法》《电子档案管理规范》等法规要求，结合公司实际制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构在业务运营、行政管理、项目管理等活动中形成的具有保存价值的各类文件，包括但不限于：合同协议、会议纪要、规章制度、业务报表、项目资料、人事档案、客户资料等。

第三条管理原则

全程管控：覆盖文件形成、收集、整理、电子化、存储、利用、销毁全生命周期。

规范统一：采用标准化流程与格式，保证文件管理一致性。

安全保密：明确文件密级，落实权限管理，防止信息泄露或丢失。

高效便捷：通过电子化手段提升文件处理效率，支持快速检索与共享。

第二章职责分工

第四条档案管理部（或综合管理部）

统筹公司文件存档与电子化管理工作，制定并优化管理制度与流程。

负责档案管理系统的建设、维护与升级，保障系统安全稳定运行。

审核各部门提交的文件归档清单与电子文件，保证符合归档标准。

负责档案室（含电子档案存储）的日常管理，包括纸质档案保管、电子档案备份与权限控制。

组织文件管理培训，监督各部门制度执行情况。

第五条各部门负责人

负责本部门文件存档与电子化工作的组织实施，指定专人担任部门档案管理员。

审核本部门文件的真实性、完整性，保证重要文件及时归档。

监督部门员工按制度要求规范处理文件，配合档案管理部的检查与培训。

第六条部门档案管理员

负责本部门日常文件的收集、整理、初步电子化及提交归档工作。

按要求填写《文件归档登记表》，保证信息准确无误。

协助档案管理部开展本部门文件管理培训，解答员工操作疑问。

第七条全体员工

按制度规范形成、处理文件，保证文件内容真实、格式规范。

及时将办理完毕的文件交至部门档案管理员，不得私自留存或销毁。

遵守文件保密规定，严禁泄露文件内容或未经授权借阅、复制文件。

第三章文件存档与电子化操作流程

第一节文件收集与整理

第八条文件收集范围

业务类文件：合同、订单、招投标资料、项目方案、验收报告、客户沟通记录等。

管理类文件：公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、年度总结、请示报告等。

人事类文件：员工入职登记表、劳动合同、绩效考核记录、培训档案、离职证明等。

其他需保存文件：审计报告、资质证书、荣誉证书、外部单位往来函件等。

第九条文件整理要求

检查完整性：保证文件内容齐全，无缺页、漏项，关键信息（如日期、签字、盖章）清晰可辨。

分类排序：按文件类型（如业务/管理/人事）、年度、部门、项目等分类，同类文件按形成时间顺序排序。

去除装订物：去除纸质文件中的订书钉、回形针等金属装订物，避免损坏档案。

修复破损文件：对破损、字迹模糊的文件进行修复（如复印、裱糊），保证可读性。

第二节文件电子化处理

第十条电子化方式

扫描：使用高速扫描仪将纸质文件转化为电子图像，分辨率不低于300DPI，保证文字清晰。

OCR识别：对扫描图像进行OCR（光学字符识别）处理，可编辑文本，便于检索。

直接电子文件：对已通过电脑、办公软件（如Word、Excel、PDF）形成的电子文件，直接按规范命名存储。

第十一条电子化标准

文件格式：

扫描件统一采用PDF格式，避免使用JPG等易压缩格式；

可编辑文本文件优先采用DOCX、XLSX、ODT等开放格式；

图像类文件（如设计图、照片）采用TIFF或高清PDF格式。

命名规则：

格式为“部门代码-文件类型-年度-序号-版本号”，示例：“SC-业务合同-2024-001-V1.0”。

部门代码：用部门名称首字母缩写（如“SC”为市场部，“HR”为人事部）；

文件类型：用中文简称（如“合同”“纪要”“报表”）；

序号：按年度从001开始连续编号，不重复；

版本号：文件修改时更新，初始为V1.0，依次递增。

元数据标注：电子文件需包含以下元数据信息：文件名称、形成部门、形成日期、文件密级（公开/内部/秘密）、保管期限、责任人、存储路径。

第十二条电子化操作步骤

扫描：将整理好的纸质文件按顺序逐页扫描，检查扫描图像是否清晰、无歪斜、无黑边。

图像处理：对模糊、偏色的图像进行优化，合并多页文件为单个PDF文件。

OCR识别：对PDF文件执行OCR识别，核对识别文本与原文件一致性，修正错误字符。

命名与存储：按命名规则重命名文件，存储至指定服务器目录（如“\服务器\2024”）。

录入系统：在档案管理系统中录入文件元数据，电子文件，关联纸质档案存放位置（如“档案室-A区-3排-5层”）。

第三节电子文件存储与管理

第十三条存储要求

本地存储：电子文件存储于公