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企业采购管理工具模板

适用范围与常见应用场景

标准化操作流程

第一步：需求提报与初审

责任人：需求部门申请人（）、部门负责人（）

操作内容：

申请人根据实际需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望到货日期等关键信息，并附必要的技术参数或需求说明。

部门负责人对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，确认后提交至采购部。

输出物：《采购需求申请表》（含部门负责人签字）

第二步：采购方案制定与审批

责任人：采购专员（）、采购经理（）、财务部（）、分管领导（）

操作内容：

采购部接收需求后，核对采购物品/服务的属性（如是否属于集中采购目录、是否涉及招投标等），制定采购方案：

常规物品：至少询价3家供应商，对比价格、质量、交期后推荐1-2家候选供应商；

大额/复杂采购：启动供应商调研（资质审核、过往合作评价等），必要时组织技术部门参与方案评审。

采购方案（含供应商推荐意见、报价明细）提交财务部审核预算，再报分管领导审批。

输出物：《采购方案审批表》（含财务部、分管领导签字）

第三步：供应商选择与订单下达

责任人：采购专员（）、法务部（）、供应商对接人（*）

操作内容：

根据审批通过的采购方案，确定最终供应商，签订采购合同（或订单）。合同需明确标的物详情、价格、交付时间、验收标准、违约责任、付款方式等条款。

采购专员向供应商下达《采购订单》，同步抄送需求部门、仓库及财务部，保证各方信息同步。

输出物：《采购合同》《采购订单》（双方签字/盖章）

第四步：交付验收与入库

责任人：需求部门（）、仓库管理员（）、质检员（*）

操作内容：

供应商按订单约定交付物品/服务，需求部门联合仓库进行数量核对，质检员（如涉及）按技术标准进行质量检验。

验收合格后，需求部门、仓库、质检员共同在《物品验收单》上签字确认；如不合格，需在2个工作日内反馈采购部，启动退换货或索赔流程。

仓库管理员将验收合格的物品办理入库，更新库存台账。

输出物：《物品验收单》（多方签字）、《入库单》

第五步：付款结算与归档

责任人：财务部（）、采购专员（）

操作内容：

财务部核对《采购订单》《物品验收单》《供应商发票》等单据，确认无误后按合同约定安排付款（如预付款、到付款、分期付款等）。

采购专员整理采购全流程资料（需求申请、审批文件、合同、订单、验收单、付款凭证等），分类归档保存，保存期限不少于3年。

输出物：《付款申请表》《采购档案记录表》

核心工具表单设计

1.采购需求申请表

字段名称

填写说明

申请部门

需求所属部门（如行政部、生产部）

申请人

需求提交人姓名（*）

联系方式

申请人电话（内部短号）

采购物品/服务名称

需求具体名称（如“A4复印纸”“型号原材料”）

规格型号

详细参数（如“80g白色，500张/包”）

需求数量

采购数量

预估单价（元）

市场参考价或历史采购价

预算金额（元）

数量×预估单价

用途说明

详细使用场景（如“日常办公打印”“生产车间X项目使用”）

期望到货日期

需求部门要求的交付时间

附件

技术参数图纸、需求说明文档等（如有）

部门负责人签字

确认需求合理性及预算（*）

日期

提交日期

2.物品验收单

字段名称

填写说明

验收单编号

按规则编号（如“YG-2024-001”）

采购订单编号

关联对应的《采购订单》编号

物品名称/规格

与订单一致

供应商名称

交付方名称

应到数量

订单约定数量

实到数量

现场清点数量

验收结果

□合格□不合格（请注明原因：如破损、型号不符等）

质检意见

（如涉及）质检员签字及结论（*）

需求部门确认

（使用部门）签字：*

仓库确认

（入库管理）签字：*

验收日期

完成验收的日期

3.采购方案审批表

字段名称

填写说明

采购需求编号

关联《采购需求申请表》编号

采购物品/服务

同需求申请表

预算金额

财务部审核后的预算

供应商信息

候选供应商名称（至少3家）、报价（元）、优势对比（如价格低、交期快）

采购方式

□询价采购□比价采购□招标采购□单一来源采购

方案说明

采购策略、风险控制点（如“选择资质最优供应商，保证交期”）

财务部意见

（预算审核）签字：*

采购经理意见

（方案可行性）签字：*

分管领导审批

（最终决策）签字：*

日期

审批日期

关键风险控制要点

需求合理性管控：需求部门需提供明确的用途说明，避免盲目采购；部门负责人需严格审核需求的必要性与预算匹配度，防止超预算或闲置浪费。

供应商资质审核：优先选择有合作历史、资质齐全（如营业执照、相关行业许可证）的供应商，新供应商需通过背景调查（如经营状况、信用记录）。

合同条款严谨性：合同中需明确验收标准、违约责任、知识产权归属（如涉及）等条款，避免口头约定，法律纠纷时以书面合同为准。