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零售连锁店铺库存管理操作手册

一、引言

库存，作为零售连锁企业运营的核心资产之一，其管理水平直接关系到资金周转效率、顾客满意度、运营成本乃至整体盈利能力。有效的库存管理能够确保商品供应及时、准确，避免因缺货导致的销售机会丧失，同时也能减少因库存积压造成的资金占用和商品损耗。本手册旨在为各连锁店铺提供一套系统、规范且具有实操性的库存管理指引，帮助店铺员工明确职责、掌握方法，共同提升整体库存管理效能，最终实现企业与顾客的双赢。

二、适用范围与基本原则

（一）适用范围

本手册适用于公司旗下所有连锁零售店铺的日常库存管理工作，包括但不限于商品的入库、存储、盘点、补货、调拨、销售出库及退换货等环节。所有店铺员工均需认真学习并严格遵照执行。

（二）基本原则

1.准确性原则：库存数据必须真实、准确，账实相符是库存管理的首要目标。任何环节的操作都应确保数据记录的及时与精确。

2.效率性原则：在保证准确性的前提下，优化库存管理流程，提高操作效率，减少不必要的环节和等待时间。

3.先进先出原则（FIFO）：对于有保质期的商品，必须严格遵循先进先出原则进行存储和销售，以确保商品新鲜度，减少损耗。

4.以销定存原则：库存水平应根据历史销售数据、市场趋势、促销活动等因素进行科学预测和动态调整，避免盲目订货导致库存积压或短缺。

5.最小库存成本原则：在满足销售需求的同时，力求将库存持有成本（如资金占用、仓储、损耗等）控制在最低水平。

6.安全性原则：确保库存商品在存储过程中的安全，防止损坏、丢失、盗窃及自然灾害等因素造成的损失。

7.全员参与原则：库存管理不仅仅是库房或特定岗位的责任，店铺全体员工均有责任关注和维护库存的准确性与合理性。

三、核心操作流程

（一）商品入库验收

1.到货核对：供应商送货到店后，收货人员应首先核对送货单与采购订单（或配送单）的一致性，包括商品名称、规格、型号、数量、单价等信息。

2.数量清点：按照送货单逐项清点商品数量，对于整箱商品，可进行抽查，如发现短少或破损，应开箱全检。

3.质量与规格检查：检查商品外包装是否完好，有无破损、污渍；核对商品实际规格、型号、生产日期、保质期等是否与订单及商品本身要求相符。对于有特殊存储要求的商品（如冷藏、冷冻品），需检查其到货时的状态是否符合规定。

4.签字确认与信息录入：验收无误后，收货人员在送货单上签字确认，并及时将验收信息准确录入到店铺库存管理系统中，生成入库记录。对于验收不合格的商品，应立即与供应商或相关部门联系，协商处理（如拒收、换货等），并做好记录。

（二）库存存储与保管

1.货位规划：店铺应根据商品特性（如大小、重量、保质期、销售频率等）进行合理的货位规划。畅销品、周转快的商品应放置在易于存取的黄金区域；重货、大件商品宜放在货架下层或地面；轻小商品、贵重物品可放在货架上层或专柜。

2.分类存放：商品应按类别、品牌、规格等进行分区、分类存放，做到“同类相聚，异类相分”，并在货位上张贴清晰的商品标识，便于查找和盘点。

3.先进先出（FIFO）：在存储和补货时，务必遵循“先进先出”原则。新入库商品应放置在原有库存商品的后方或下方，确保先入库的商品能够被优先销售或使用，尤其对于食品、化妆品等有保质期的商品，此举可有效减少损耗。

4.存储条件：确保存储环境清洁、干燥、通风、避光，温湿度适宜。对于有特殊存储要求的商品，如生鲜需冷藏、药品需避光等，必须严格按照规定条件存储。

5.安全防护：定期检查货架、存储设施的稳固性；商品堆放不宜过高、过重，防止倒塌；做好防火、防潮、防虫、防盗措施。

（三）库存盘点

1.盘点周期：店铺应建立定期盘点制度，如每日抽查、每周小盘点、每月末或每季度末大盘点。具体周期可根据商品特性和店铺实际情况调整。

2.盘点准备：盘点前，应整理好库存商品，清理货位，确保所有商品均在其指定位置；打印盘点表（或准备好系统盘点模块）；明确盘点人员分工和责任区域。

3.盘点执行：盘点人员应按照既定路线和方法（如逐区、逐架、逐品）进行点数，将实际数量准确记录在盘点表或系统中。盘点时应做到“见物盘物”，避免凭记忆或账面数量估算。对于有包装的商品，注意区分整箱未拆与已拆零售的数量。

4.差异核对与处理：盘点结束后，将实际盘点数量与系统账面数量进行核对。如发现差异，应立即复盘核实，查找差异原因（如错发、漏记、破损、盗窃、系统故障等）。确认差异后，按公司规定流程进行账务调整，并对相关责任人进行处理或提出改进措施。

5.盘点记录：盘点过程和结果应有详细记录，包括盘点日期、参与人员、盘点表、差异报告、处理结果等，这些记录应妥善保存，以备查核。

（四）商品补货与调拨

1.补货需求确认：店铺应根据商品的安全库存量、当