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水厂档案资料管理标准操作流程

档案资料是水厂运营管理、生产调度、技术改造、安全生产以及历史追溯的重要依据，其系统性、完整性和安全性直接关系到水厂各项工作的有序开展。为规范水厂档案资料管理工作，提高档案利用效率，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本标准操作流程。

一、目的与适用范围

本标准操作流程旨在规范水厂各类档案资料的形成、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用和销毁等环节的管理工作，明确各部门及相关人员的职责，确保档案管理工作制度化、标准化、规范化。

本流程适用于水厂所有部门在生产、经营、管理、科研、基建等各项活动中形成的，具有查考利用价值的各种文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

二、档案资料的定义与分类

档案资料：指水厂在各项工作中直接形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的，以文字、图像、声音及其他各种形式存在的历史记录。

主要分类：

1.行政管理类：包括厂务会议纪要、工作计划、总结、请示、批复、通知、通报、人事任免、劳动工资、奖惩、规章制度等。

2.生产技术类：包括生产运行记录、工艺参数、水质监测报告、设备台账、设备说明书、检修记录、技改项目资料、应急预案及演练记录等。

3.工程建设类：包括工程项目的可行性研究报告、设计图纸、招投标文件、施工合同、施工记录、竣工图、竣工验收报告等。

4.财务审计类：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务分析等（按财务制度规定年限和要求管理）。

5.仪器设备类：包括主要仪器设备的购置合同、开箱验收单、安装调试记录、使用说明书、维修保养记录、校准证书等。

6.科研开发类：包括科研项目立项、研究报告、实验数据、成果鉴定、专利申请等。

7.党群工作类：包括党建、工会、共青团、妇女工作等相关文件材料。

8.声像电子类：包括反映水厂重要活动、工程面貌、设备状况的照片、录音、录像，以及各类电子文档、数据库等。

三、档案资料管理操作流程

（一）文件材料的形成与积累

各部门在日常工作中，应随时注意文件材料的形成、积累和妥善保管。

*各项工作从一开始，就应有意识地收集、积累相关文件材料，确保其完整性和准确性。

*业务部门承办人员是文件材料形成和积累的直接责任人，应将办理完毕的文件材料及时整理，交部门兼职档案员或指定人员。

（二）文件材料的收集与整理

1.收集范围：各部门应将本部门形成的具有保存价值的文件材料，包括正本、定稿及重要的附件、附图等，全部收集齐全。

2.收集时限：日常性文件材料应在办理完毕后及时收集；年度性、阶段性文件材料应在工作告一段落后一个月内收集；工程项目、科研课题等应在项目完成后三个月内收集整理完毕并归档。

3.整理要求：

*分类：按照档案资料的分类方案进行分类。

*排序：同一事项的文件材料，应按照形成的时间顺序或逻辑关系排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

*编号：对整理好的文件材料，可根据需要进行页号编写。

*编目：填写卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号等。

*拟写案卷标题：简明扼要地概括案卷内容，准确反映卷内文件的主要信息。

*装订：装订应结实整齐，便于翻阅。破损文件应先修复。

（三）档案的鉴定

1.鉴定小组：由水厂分管领导、档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案员组成档案鉴定小组，负责对档案的价值进行鉴定。

2.鉴定内容：包括确定档案的保管期限（永久、长期、短期），剔除无保存价值的文件材料。

3.鉴定原则：根据档案的现实作用和历史作用，结合水厂实际，全面分析，准确判断。对于涉及核心技术、重大决策、法律纠纷等的档案，应从严掌握保管期限。

（四）档案的著录与标引

1.著录：按照《档案著录规则》对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录，形成条目，为编制检索工具和实现计算机管理奠定基础。著录项目主要包括：档号、案卷标题、责任者、形成时间、保管期限、页数、备注等。

2.标引：对档案内容进行主题分析，赋予其规范化的检索标识（主题词、分类号），以便于快速准确地检索。

（五）档案的立卷与归档

1.立卷：将经过整理、鉴定、著录的文件材料，按照一定的原则和方法组合成案卷。案卷应填写卷内文件目录、备考表，并装订成册，填写案卷封面。

2.归档：

*各部门应在规定时间内（一般为次年第一季度）将上一年度形成的、已整理完毕的档案向档案管理部门移交归档。

*归档时需填写《档案移交清册》，一式两份，交接双方签字盖章后各执一份。

*电子档案应与纸质档案同步归档，并确保其真实性、完整性、可用性和安全性。

（六）档案的保管

1.库房要求：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求