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XX广告公司财务与各部门对接工作流程

一、总则

（一）对接目标

规范财务部门与各业务部门（创意部、客户部、活动执行部、技术部、行政部等）的协作流程，明确各环节权责与时间节点，确保预算可控、费用合规、结算高效，为公司业务开展提供精准财务支持，同时防范财务风险。

（二）适用范围

适用于公司所有涉及财务协同的业务场景，包括但不限于项目预算编制、日常费用报销、客户款项结算、活动成本核算、资产采购与管理等。

（三）核心原则

事前规划：项目启动前完成预算审批，避免超支风险；

流程规范：所有财务对接环节需遵循公司《财务管理制度》，留存书面/电子凭证；

及时响应：各部门需在规定时限内反馈财务需求或提供资料，财务部门需在3个工作日内回复常规咨询；

数据同步：财务数据与业务数据定期核对（每月末），确保账实一致。

二、财务与核心部门对接流程

（一）与客户部：项目款项结算对接

1.事前：项目报价与合同财务审核（项目启动前）

客户部职责：

与客户沟通确定项目报价（含服务费用、物料成本、税费等），形成《项目报价单》；

起草项目合同，明确付款方式（如“预付款30%、中期款50%、尾款20%”）、付款周期（如“合同签订后7日内付预付款”）及发票要求；

财务部职责：

审核《项目报价单》：确认成本测算合理性（如物料报价是否高于市场均价）、税费计算准确性（按增值税税率13%或6%核算）；

审核合同财务条款：重点核查付款节点是否明确、违约金条款是否合规（如逾期付款违约金不超过合同总额的1%/日），出具《合同财务审核意见表》；

对接时限：客户部提交资料后，财务部2个工作日内完成审核并反馈。

2.事中：款项催收与发票开具（项目执行中）

客户部职责：

按合同约定节点，提前3个工作日向客户发送《付款提醒函》（附项目进度证明，如阶段性成果报告）；

收到客户付款后，1个工作日内将《收款通知单》（含客户名称、付款金额、对应项目）提交财务部；

财务部职责：

收到《收款通知单》后，1个工作日内核查银行流水，确认到账后更新《项目收款台账》，并反馈客户部；

客户要求开具发票时，客户部提交《发票申请单》（注明开票信息、项目名称、金额），财务部2个工作日内完成开票，由客户部寄送给客户；

异常处理：若客户逾期付款超15天，客户部需联合财务部制定催收方案（如发送律师函），并上报总经理。

3.事后：项目尾款结算与对账（项目结束后1个月内）

客户部职责：提交《项目验收报告》（客户签字确认）及《尾款结算申请》，说明项目完成情况；

财务部职责：核对项目总收款与合同总额，确认无差额后，协助客户部完成尾款催收；若存在扣款（如客户提出质量异议），需与客户部、创意部确认扣款原因，调整财务台账，并留存相关凭证。

（二）与活动执行部：活动成本核算对接

1.事前：活动预算编制与审批（活动启动前2周）

活动执行部职责：

根据活动方案（如线下发布会、展会），编制《活动预算表》，细分成本科目（场地租赁费、设备租赁费、物料制作费、人员差旅费等），附供应商报价单；

将《活动预算表》提交财务部审核；

财务部职责：

审核预算合理性：对比历史同类活动成本（如场地费是否高于往期同规格场地）、核查供应商资质（是否为合格供应商库内企业）；

预算金额≤10万元的，财务部1个工作日内审批；＞10万元的，需报总经理审批，3个工作日内反馈结果；

预算调整：若活动执行中需增加预算（如临时更换场地），活动执行部需提交《预算调整申请》，说明调整原因及金额，按原审批流程执行。

2.事中：活动费用支付与管控（活动执行期间）

活动执行部职责：

支付供应商款项时，提交《付款申请单》（附合同、验收单、发票），注明对应预算科目；

活动现场产生的临时费用（如紧急采购物料），需留存收据或付款凭证，活动结束后3个工作日内补提申请；

财务部职责：

审核《付款申请单》：确认发票合规（增值税专用发票需勾选认证）、金额不超对应预算科目，1个工作日内完成审批；

大额付款（＞5万元）需采用公对公转账，财务部2个工作日内完成支付；小额现金支出（＜1000元）可由执行人员垫付，后续按报销流程处理；

成本监控：财务部每周更新《活动成本跟踪表》，若某科目支出超预算10%，需提醒活动执行部控制成本。

3.事后：活动成本决算与分析（活动结束后2周内）

活动执行部职责：收集所有活动支出凭证（发票、付款记录、验收单），编制《活动成本决算表》，对比预算与实际支出差异；

财务部职责：

审核决算数据：核对凭证完整性，确认无遗漏支出（如供应商尾款未付），1个工作日内完成审核；

出具《活动成本分析报告》：分析超支/节约原因（如设备租赁费超支因租赁时间延长），提出优化建议（如下次选择性价比更高的供应