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企业采购管理流程制度规范与执行手册

前言

本手册旨在规范企业采购行为，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效率，保证采购物资及服务的质量，防范采购风险，确保企业生产经营活动的顺利进行。本手册适用于企业内所有涉及采购活动的部门及相关人员，是指导企业采购管理工作的基本准则和操作依据。全体相关人员须认真学习、严格遵守并有效执行。

第一章总则

1.1定义与范围

本手册所称采购，是指企业为实现生产经营目标，获取各类物资（包括原材料、辅料、设备、办公用品等）及服务（包括技术服务、运维服务、咨询服务等）而进行的一系列活动，涵盖从需求提出、计划编制、供应商选择、合同签订、订单执行、物资验收、款项支付到采购后评估的全过程。

1.2基本原则

企业采购管理遵循以下基本原则：

*合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及企业内部规章制度，确保采购行为合法合规。

*效益优先原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化和综合效益最大化。

*公开、公平、公正原则：采购过程应保持透明，对所有合格供应商一视同仁，确保竞争的公平性。

*质量保障原则：建立严格的质量控制体系，确保采购物资及服务符合规定标准和使用要求。

*廉洁诚信原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁自律，与供应商保持诚信合作关系。

1.3适用范围

本手册适用于企业各部门、各分支机构的所有采购活动。特殊采购项目如涉及国家专项规定或企业另有特别规定的，从其规定，但基本原则应与本手册保持一致。

第二章组织与职责

2.1采购管理部门

企业设立专门的采购管理部门（或指定相关职能部门行使采购管理职责），作为采购工作的归口管理部门，主要职责包括：

*组织制定和修订企业采购管理相关制度、流程和规范。

*统筹编制和审核企业年度及月度采购计划。

*负责供应商的统一管理，包括供应商的开发、评估、准入、动态管理及淘汰。

*组织实施各类采购活动，包括招标、询价、比价等采购方式的执行。

*负责采购合同的审核、签订、履行跟踪及管理。

*协调处理采购过程中的争议、纠纷及质量问题。

*负责采购数据的统计分析及采购绩效评估。

*组织采购相关的培训工作。

2.2需求部门

各需求部门是采购需求的提出者和最终使用者，主要职责包括：

*根据实际业务需要，准确、及时地提出采购需求，并对需求的真实性、合理性负责。

*参与采购物资或服务的技术参数确认、规格型号选型。

*参与供应商的考察、评估（特别是技术层面）。

*负责采购物资的接收、检验与入库（或服务的验收）。

*配合采购管理部门处理采购过程中的质量异议和退换货事宜。

*提供采购后使用效果的反馈。

2.3财务部门

财务部门在采购管理中履行以下职责：

*负责采购预算的审核与控制。

*参与采购合同的财务条款审核。

*负责采购款项的审核与支付。

*负责采购相关的会计核算与账务处理。

*配合进行采购成本分析和财务监督。

2.4法务部门（或指定法务审核人员）

法务部门（或指定法务审核人员）主要职责包括：

*负责采购合同的法律条款审核，确保合同的合法性、合规性和完整性。

*提供采购相关的法律咨询服务。

*协助处理采购合同纠纷及相关法律事务。

2.5其他相关部门

根据采购项目的具体情况，其他相关部门（如技术部门、质量检验部门、仓储部门等）应在各自职责范围内配合采购管理部门完成采购工作。

第三章采购管理流程

3.1采购需求与计划管理

3.1.1采购需求提报

需求部门根据业务发展规划、生产计划或实际运营需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物资或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、预计单价、预计金额、需求日期、用途说明等信息，并经部门负责人审核签字后，提交至采购管理部门。

3.1.2采购需求审核

采购管理部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性、规格参数的准确性以及是否符合企业相关规定进行审核。必要时，可组织相关技术部门、财务部门共同审核。

3.1.3采购计划编制与审批

采购管理部门根据审核通过的采购需求，结合库存情况、市场供应情况及企业资金状况，统筹编制《年度采购计划》或《月度采购计划》，报相关领导审批。采购计划应明确采购项目、采购方式、预计采购时间、预算金额等。

3.2供应商管理

3.2.1供应商准入

企业建立供应商准入制度。潜在供应商需提供营业执照、相关资质证明、生产能力证明、质量保证体系证明、财务状况、业绩情况等资料。采购管理部门负责对供应商提交的资料进行审核、调查和评估，符合条件的纳入合格供应商名录。

3.2.2供应商评估与分级

采购管理部门应定期（如每年）或不定期组织对合格供应商的综合评估，