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工程项目技术资料归档规范

一、总则

工程项目技术资料是工程项目建设过程中形成的具有保存价值的各种形式的记录，是工程质量评定、竣工验收、后期维护、改扩建以及工程审计的重要依据。为规范公司工程项目技术资料的收集、整理、归档工作，确保资料的完整性、准确性、系统性和可追溯性，特制定本规范。本规范适用于公司所有新建、改建、扩建工程项目的技术资料管理。各相关部门及项目参建单位均应严格遵照执行。

二、归档范围与分类

（一）归档范围

凡在工程项目策划、勘察、设计、招投标、施工、监理、验收及试运行等各个阶段形成的，反映工程建设全过程、具有查考利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式的技术资料均属归档范围。

（二）资料分类

为便于管理和检索，技术资料应按以下原则进行分类：

1.工程准备阶段资料：包括项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划许可、用地许可、招投标文件、合同协议等。

2.勘察设计资料：包括工程地质勘察报告、地形测量图、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更、图纸会审记录等。

3.施工技术资料：包括施工组织设计、施工方案、技术交底记录、原材料及半成品质量证明文件、试验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、质量评定资料、安全技术资料等。

4.监理资料：包括监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站记录、平行检验记录、工程协调会纪要等。

5.竣工验收资料：包括竣工验收申请报告、竣工图、工程总结、各专项验收报告、竣工验收会议纪要、竣工验收证书等。

6.其他相关资料：包括工程照片、录像、重要会议纪要、技术核定单、工程联系单等与工程技术相关的文件材料。

三、归档要求

（一）基本要求

1.真实性：归档资料必须真实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改。

2.完整性：归档资料应齐全、成套，满足工程建设各环节的追溯需求。

3.准确性：资料内容应准确无误，图表清晰，数据可靠，签署手续完备。

4.规范性：资料的格式、书写、装订应符合本规范及相关行业标准的要求。

5.及时性：各阶段技术资料应在该阶段工作完成后及时整理、归档，避免拖延积压。

（二）具体要求

1.文件材料：正文及附件应齐全，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖复制单位印章。

2.图纸：竣工图应与工程实体相符，并加盖竣工图章，签署齐全。凡施工图有重大变更或多次变更且不易在原图上修改时，应重新绘制竣工图。

3.声像资料：照片、录像应主题明确，图像清晰，并有相应的文字说明（注明事由、时间、地点、人物、背景等）。

4.电子文件：应采用通用格式存储，确保其可读性和长期保存。重要电子文件应同时保存其纸质副本。

四、归档流程

（一）资料收集

各相关部门及项目参建单位指定专人负责本单位在工程建设过程中形成的技术资料的收集工作，确保资料不遗失、不损坏。

（二）资料整理

1.对收集到的资料进行分类、排序、编号。

2.检查资料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的资料及时退回整改。

3.按照规定的格式和要求进行组卷、装订。卷内文件应编写页码，填写卷内目录和备考表。

（三）资料审核

项目技术负责人或档案管理员对整理好的技术资料进行审核，重点审核资料的完整性、真实性、准确性及组卷质量。审核合格后签署意见。

（四）资料移交与归档

1.工程竣工验收后规定时间内，由项目负责人组织将审核合格的全套技术资料向公司档案管理部门移交。

2.移交时应填写《工程技术资料移交清单》，双方签字盖章，一式两份，各执一份。

3.档案管理部门对接收的资料进行清点、核对，确认无误后登记入库。

五、档案管理与利用

（一）档案保管

档案管理部门应建立健全档案管理制度，配备必要的档案保管设施，做好防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等工作，确保档案安全。

（二）档案检索

建立科学的档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便快速查找和利用。

（三）档案利用

1.公司内部因工作需要查阅档案时，须履行借阅手续，遵守档案管理规定。

2.外部单位查阅档案，须持单位介绍信并经公司相关领导批准。

3.查阅档案时，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理员负责复制。

4.档案借阅完毕后，应及时归还，档案管理员应对归还档案进行检查。

六、责任与奖惩

1.各相关部门及项目参建单位负责人是本单位技术资料归档工作的第一责任人，对资料的真实性、完整性和及时性负责。

2.档案管理人员应认真履行职责，严格把关，确保归档资料质量。

3.对在技术资料归档工作中认真负责、成绩显著的单位和个人，公司将给予表彰和奖励。

4.对未按规定及时归档、资料不完整、不真实或