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办公室文秘工作规范及范文

办公室文秘工作是保障单位高效有序运转的关键环节，其规范性、严谨性和高效性直接影响着整体工作质量与对外形象。本文旨在梳理办公室文秘工作的核心规范，并提供常用文书的参考范文，以期为相关从业人员提供实用指导。

一、职业素养与行为规范

（一）职业道德

1.忠诚可靠：坚守岗位，忠于职守，维护单位利益和形象，不做有损单位声誉的事。

2.严守机密：增强保密意识，严格遵守保密规定，不泄露工作中接触到的涉密信息、敏感信息。

3.客观公正：处理事务秉持客观公正的态度，不偏袒、不徇私。

4.廉洁自律：自觉抵制各种不正之风，保持清正廉洁。

（二）仪容仪表与言行举止

1.着装得体：根据工作场合选择适宜的服装，保持整洁、大方、庄重。

2.仪容整洁：保持个人卫生，发型、妆容得体。

3.举止文明：站姿、坐姿端正，行走稳健。待人接物热情周到，彬彬有礼。

4.语言规范：使用礼貌用语，语速适中，表达清晰准确。工作场合讲普通话。

二、日常办公事务处理规范

（一）文件管理规范

1.收文处理：

*签收：仔细核对来文单位、文号、份数、附件等，确认无误后签字或盖章。

*登记：及时在收文登记簿上记录文件标题、文号、来文单位、收文日期、密级、处理情况等。

*拟办：根据文件内容和性质，提出初步处理意见，供领导参考。

*传阅：按照领导批示或规定的传阅范围，及时、准确地传递文件，做好传阅记录。

*督办：对需要办理的文件，跟踪了解办理进度，及时向领导反馈。

*归档：办理完毕的文件，按照档案管理规定进行整理、立卷、归档。

2.发文处理：

*拟稿：根据领导指示或工作需要草拟文件，做到内容准确、条理清晰、语言规范、格式正确。

*核稿：对拟稿进行审核，重点检查内容、政策依据、文字表达、格式等。

*签发：将核稿后的文件按程序报请领导签发。

*编号：对签发后的文件进行统一编号。

*校对：对排版后的文件进行认真校对，确保无错漏。

*印制：按照规定格式印制文件，保证印刷质量。

*用印：严格按照用印规定和领导签发意见加盖单位印章。

*分发：将印制好的文件按发送范围及时、准确地分发，并做好分发记录。

（二）会议服务规范

1.会前准备：

*拟定会议方案（会议名称、时间、地点、参会人员、主要议程、所需材料、经费预算等），报领导审批。

*印发会议通知，明确会议相关事项。

*准备会议材料（议程、报告、讲话稿、背景材料等），确保材料准确、齐全。

*预订会议室，准备好会议所需的设备（投影仪、麦克风、音响等），并提前调试。

*安排好参会人员的食宿、交通（如需要）。

*布置会场（会标、座签、鲜花、饮用水等），营造整洁、庄重的会议氛围。

2.会中服务：

*提前到达会场，检查各项准备工作是否到位。

*组织参会人员签到，分发会议材料。

*做好会议记录，准确记录会议主要内容、讨论情况、决议事项等。

*负责会议期间的联络、协调工作，及时处理突发情况。

*安排好会议期间的茶水服务等。

3.会后工作：

*整理会议记录，形成会议纪要，按程序报批后分发。

*清理会场，回收会议材料（如需要），整理会议设备。

*协助落实会议决议事项，做好督办工作。

*做好会议经费的结算工作。

*将会议相关材料整理归档。

（三）通讯联络规范

1.电话接听与拨打：

*接听电话及时，铃响三声内接听，首先主动报出单位或部门名称及本人姓名（或工号）。

*通话时语言清晰、耐心、礼貌，准确理解对方意图，做好电话记录。

*如需转接电话，应告知对方，转接不成时说明原因。

*拨打电话前，明确通话内容，准备好相关资料。通话结束时，礼貌道别。

2.邮件处理：

*及时查收电子邮件，重要邮件及时处理和回复。

*发送邮件时，主题明确，内容简洁，附件清晰，并确认收件人准确无误。

*注意邮件的礼仪和保密要求。

（四）印章与档案管理规范

1.印章管理：

*严格遵守印章保管和使用规定，专人保管，专柜存放。

*使用印章必须经领导批准，严格履行用印登记手续，注明用印事由、份数、批准人等。

*严禁在空白纸张、介绍信或不符合规定的文件上用印。

*定期对印章使用情况进行核对检查。

2.档案管理：

*按照档案管理的法律法规和单位规定，对各类档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用。

*档案的查阅、借阅、复制等必须履行审批和登记手续，严格遵守保密制度。

*确保档案存放安全，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。

三、沟通协调与信息保密规范

（一）沟通协调